Documenten delen, archiveren, verwijderen en herstellen

Documenten kunnen worden gedeeld, beperkt, gearchiveerd, verwijderd en hersteld. Deze acties zijn van invloed op wie het document kan zien en of het in actieve collecties wordt weergegeven.

Controleer het deel- en herstelgedrag voordat u de toegang wijzigt of een document verwijdert.

Voordat je begint

• U heeft weergavetoegang nodig om het document te inspecteren.
• Voor wijzigingen in delen en privétoegang is toegang tot de instellingen vereist.
• Voor archiveren, uit het archief halen, verwijderen en herstellen is verwijderings- of hersteltoegang vereist.
• Openbare links zijn afhankelijk van de Space-instellingen, de beschikbaarheid van het abonnement en de online status.

Referentie delen

Delen optie	Wat het betekent	Gebruik het wanneer
Link naar ingelogde app	Opent het document voor gebruikers die al toegang hebben.	Deel met teamgenoten die zich in de juiste ruimte bevinden.
Openbare link	Opent een alleen-lezen openbare Doc-pagina wanneer openbaar delen is ingeschakeld.	Deel met mensen die zouden moeten kijken zonder in te loggen bij de app.
Privé maken	Beperkt de toegang tot expliciet geselecteerde gebruikers.	Beperk gevoelige geschreven context tot een kleinere groep.
Gedeeld met gebruikers	Bepaalt wie toegang heeft tot een privédocument.	Voeg bijdragers voor privédocumenten toe of verwijder ze.
Eigenaar	Toont wie de eigenaar is van het document.	Vraag deze persoon of een Space-beheerder om toegangswijzigingen.

Deel een document veilig

1. Open het document.
2. Selecteer de titel of het menu Meer acties.
3. Open Instellingen of Delen.
4. Kies de juiste deelmethode:
   • Gebruik een openbare link alleen voor alleen-lezen externe weergave.
   • Gebruik privé delen voor ingelogde bijdragers.
   • Gebruik een ingelogde app-link alleen als de ontvanger al toegang heeft.
5. Kopieer of verzend de link nadat de toegang is bevestigd.

Referentie archiveren, verwijderen en herstellen

Actie	Wat gebeurt er	Veiliger gebruik
Archief	Verwijdert het document uit actieve collecties zonder het als verwijderd te behandelen.	Gebruik dit voor inactieve documenten die u later mogelijk nodig heeft.
Uit het archief halen	Zet een gearchiveerd document terug naar actieve zichtbaarheid.	Gebruik wanneer het werk wordt hervat.
Verwijderen	Verwijdert het document en kan het naar Recent verwijderd sturen.	Alleen gebruiken als het document moet worden verwijderd.
Herstellen	Brengt een verwijderd document terug wanneer herstel beschikbaar is.	Gebruik van Recent verwijderd voordat de retentie verloopt.
Versie herstellen	Herstelt oudere Doc-inhoud.	Gebruiken als het document bestaat, maar de inhoud moet worden teruggedraaid.

Een document herstellen

1. Open Instellingen.
2. Ga naar Gearchiveerd als het document is gearchiveerd, of naar Onlangs verwijderd als het is verwijderd.
3. Zoek op de documenttitel.
4. Kies Dearchiveren of Herstellen.
5. Open de verwachte verzameling/map opnieuw en bevestig dat het document zichtbaar is.

Openbaar alleen-lezen documentgedrag

• Viewers voor openbare documenten zijn bedoeld om te lezen, niet om te bewerken.
• Openbare kijkers maken geen triggers voor Doc-gidsen, besturingselementen voor privé delen, versieherstel, archivering of verwijderingsacties openbaar.
• Als de openbare link inactief of verouderd is, of als het document is verwijderd, kan de kijker de status van ontbrekende inhoud weergeven.
• Voor problemen met openbare koppelingen gebruikt u Problemen met openbare toegang oplossen.

Problemen oplossen

Iemand kan een Doc-link niet openen

• Symptoom: de ontvanger ziet geen toegang, niet gevonden of een alleen-lezen pagina die hij/zij niet had verwacht.
• Oorzaak: ze hebben mogelijk een ingelogde app-link zonder toegang, een openbare link die inactief is of de verkeerde account/ruimte.
• Oplossing:
  1. Controleer of de link openbaar is of alleen voor ingelogde apps.
  2. Vraag de ontvanger om in te loggen met het verwachte account.
  3. Controleer de instellingen voor het delen van documenten.
  4. Maak of reactiveer een openbare link alleen als externe alleen-lezen-weergave is bedoeld.

Archiveren of verwijderen is uitgeschakeld

• Symptoom: de actie is zichtbaar maar uitgeschakeld, of helemaal niet zichtbaar.
• Oorzaak: Mogelijk hebt u geen verwijderrechten, is het document mogelijk beveiligd of is de app mogelijk offline.
• Oplossing:
  1. Bevestig uw toegang bij de eigenaar of Space-beheerder.
  2. Maak opnieuw verbinding als u offline bent.
  3. Vraag indien nodig een beheerder om het document te archiveren, verwijderen of herstellen.

Versieherstel werkte niet

• Symptoom: de geselecteerde versie is niet hersteld.
• Oorzaak: de versiegegevens konden niet worden toegepast, het document kon niet worden bewerkt of het opslaan mislukte.
• Oplossing:
  1. Bevestig bewerkingsrechten.
  2. Probeer opnieuw te herstellen terwijl u online bent.
  3. Kopieer belangrijke inhoud voordat u het opnieuw probeert als het document bedrijfskritisch is.