Documenten schrijven en ordenen

Documenten zijn bedoeld voor schriftelijke context, aantekeningen, beslissingen, bedieningsinstructies en referentiemateriaal in een ruimte. Gebruik een document wanneer het team duurzame schriftelijke informatie nodig heeft die kan worden geopend vanuit Collecties, Zoeken, Command Center, links en gerelateerd werk.

Gebruik Documenten om:

1. Leg vergadernotities, beslissingen en projectcontext vast.
2. Schrijf instructies of referentiemateriaal dat gemakkelijk vindbaar moet blijven.
3. Zet geselecteerde tekst om in bijgehouden taken of een nieuwe lijst als de editor dit ondersteunt.
4. Deel geschreven context met de juiste mensen of via een openbare alleen-lezen link wanneer openbaar delen is ingeschakeld.
5. Controleer de versiegeschiedenis wanneer eerdere inhoud moet worden geïnspecteerd of hersteld.

Termen die u mogelijk tegenkomt:

• Documenttitel is de naam die wordt weergegeven in Collecties, Zoeken, koppelingen en de koptekst van het Document-dialoogvenster.
• Editorgebied is waar geschreven inhoud, opmaak, tabellen, afbeeldingen en geselecteerde tekstacties live plaatsvinden.
• Het Instellingendialoogvenster wordt geopend vanuit de titel- of deelactie en bevat de besturingselementen voor hernoemen, eigenaar, delen, openbare link, privétoegang, archiveren en verwijderen.
• Met Versiegeschiedenis kunnen gebruikers opgeslagen versies vergelijken en inhoud herstellen wanneer dit is toegestaan.
• Doc-dialoog kan vanuit een ander deel van de app worden geopend, zodat u kunt lezen of bewerken zonder uw plaats te verliezen.

Documentenartikelen

• Documenten maken en bewerken
• Gebruik documentdialoogacties
• Documenten delen, archiveren, verwijderen en herstellen

Voordat je begint

• U hebt toegang nodig tot het document of de verzameling/map waarin het zich bevindt.
• Voor het maken, bewerken, delen, archiveren, verwijderen, herstellen of bekijken van de versiegeschiedenis is de bijbehorende toegang vereist.
• Openbaar delen, privétoegangscontroles en sommige bewerkingstools kunnen worden verborgen door Ruimte-instellingen, beschikbaarheid van plannen, machtigingen, offlinestatus of schermgrootte.

Problemen oplossen

Er ontbreekt een document

• Symptoom: Zoeken, Collecties of een link toont niet het verwachte document.
• Oorzaak: Mogelijk bevindt u zich in de verkeerde ruimte, is het document privé, gearchiveerd, verwijderd of heeft u mogelijk geen toegang.
• Oplossing:
  1. Bevestig de actieve Space en het ingelogde account.
  2. Zoek op volledige of gedeeltelijke documenttitel.
  3. Controleer de verwachte verzameling, gearchiveerd en onlangs verwijderd als u toegang heeft.
  4. Vraag de eigenaar of Space-beheerder om de toegang te bevestigen.

Een document wordt alleen-lezen geopend

• Symptoom: u kunt het document lezen, maar de titel of inhoud niet bewerken.
• Oorzaak: u heeft alleen-lezen toegang, bewerken is uitgeschakeld of het document heeft een beperkte status.
• Oplossing:
  1. Bevestig dat u het juiste document hebt geopend.
  2. Vraag de eigenaar of Space-beheerder om bewerkingsrechten.
  3. Vernieuwen na toegangswijzigingen.

Het gedrag van openbare links is verwarrend

• Symptoom: een link opent een alleen-lezen openbare pagina, of een teamgenoot kan de ingelogde app-link niet openen.
• Oorzaak: voor openbare links en ingelogde app-links gelden andere toegangsregels.
• Oplossing:
  1. Gebruik Openbare koppelingen maken en beheren voor externe alleen-lezen toegang.
  2. Gebruik opties voor privé delen voor ingelogde bijdragers.
  3. Bevestig dat de ontvanger het juiste account en de juiste Space gebruikt.

FAQ

Moet ik een document of een taak gebruiken?

Gebruik een document voor context, beslissingen en lange uitleg. Gebruik een taak wanneer werk een eigenaar, status, vervaldatum, herinneringen of rapportage nodig heeft.

Moet ik een document of een whiteboard gebruiken?

Gebruik een document voor gestructureerd schrijven. Gebruik een whiteboard voor visuele planning, diagrammen, schetsen en brainstormen.