Del, arkiver, slett og gjenopprett Dokumenter

Dokumenter kan deles, begrenses, arkiveres, slettes og gjenopprettes. Disse handlingene påvirker hvem som kan se dokumentet og om det vises i aktive samlinger.

Se gjennom delings- og gjenopprettingsadferd før du endrer tilgang eller fjerner et dokument.

Før du begynner

• Du trenger visningstilgang for å inspisere dokumentet.
• Deling og endringer i privat tilgang krever innstillingstilgang.
• Arkivering, avarkivering, sletting og gjenoppretting krever sletting eller gjenopprettingstilgang.
• Offentlige koblinger avhenger av Space-innstillinger, plantilgjengelighet og nettstatus.

Delingsreferanse

Delingsalternativ	Hva det betyr	Bruk den når
Pålogget applink	Åpner dokumentet for brukere som allerede har tilgang.	Del med lagkamerater som er på riktig plass.
Offentlig lenke	Åpner en skrivebeskyttet offentlig dokumentside når offentlig deling er aktivert.	Del med folk som bør se uten å logge på appen.
Gjør privat	Begrenser tilgang til eksplisitt valgte brukere.	Begrens sensitiv skriftlig kontekst til en mindre gruppe.
Delt med brukere	Kontrollerer hvem som kan få tilgang til et privat dokument.	Legg til eller fjern samarbeidspartnere for private dokumenter.
Eier	Viser hvem som eier dokumentet.	Spør denne personen eller en Space-administrator om tilgangsendringer.

Del et dokument trygt

1. Åpne dokumentet.
2. Velg tittelen eller menyen for flere handlinger.
3. Åpne Innstillinger eller Del.
4. Velg riktig delingsmetode:
   • Bruk en offentlig lenke kun for skrivebeskyttet ekstern visning.
   • Bruk privat deling for påloggede samarbeidspartnere.
   • Bruk en pålogget applink bare når mottakeren allerede har tilgang.
5. Kopier eller send lenken etter at tilgangen er bekreftet.

Arkiver, slett og gjenopprett referanse

Handling	Hva skjer	Tryggere bruk
Arkiv	Fjerner dokumentet fra aktive samlinger uten å behandle det som slettet.	Bruk for inaktive dokumenter du kanskje trenger senere.
Avarkiver	Returnerer et arkivert dokument til aktiv synlighet.	Brukes når arbeidet gjenopptas.
Slett	Fjerner dokumentet og kan sende det til Nylig slettet.	Bruk kun når Doc skal fjernes.
Gjenopprett	Tar tilbake et slettet dokument når gjenoppretting er tilgjengelig.	Bruk fra Nylig slettet før oppbevaring utløper.
Versjonsgjenoppretting	Gjenoppretter eldre dokumentinnhold.	Bruk når dokumentet finnes, men innholdet må rulle tilbake.

Gjenopprett et dokument

1. Åpne Innstillinger.
2. Gå til Arkiveret hvis dokumentet ble arkivert, eller Nylig slettet hvis det ble slettet.
3. Søk etter dokumenttittelen.
4. Velg Fjern arkiv eller Gjenopprett.
5. Åpne den forventede samlingen/mappen på nytt og bekreft at dokumentet er synlig.

Offentlig skrivebeskyttet dokumentatferd

• Seere av offentlige dokumenter er for lesing, ikke for redigering.
• Offentlige seere avslører ikke dokumentguideutløsere, private delingskontroller, versjonsgjenoppretting, arkivering eller sletting.
• Hvis den offentlige koblingen er inaktiv, utdatert eller dokumentet er fjernet, kan seeren vise en manglende innholdstilstand.
• For problemer med offentlige koblinger, bruk Feilsøk offentlig tilgang.

Feilsøking

Noen kan ikke åpne en dokumentkobling

• Symptom: Mottakeren ser ingen tilgang, ikke funnet, eller en skrivebeskyttet side de ikke forventet.
• Årsak: De kan ha en pålogget applink uten tilgang, en offentlig lenke som er inaktiv eller feil konto/Space.
• Oppløsning:
  1. Bekreft om koblingen er offentlig eller bare pålogget app.
  2. Be mottakeren om å logge på med forventet konto.
  3. Sjekk innstillingene for dokumentdeling.
  4. Opprett eller reaktiver en offentlig lenke kun når ekstern skrivebeskyttet visning er ment.

Arkiv eller Slett er deaktivert

• Symptom: Handlingen er synlig, men deaktivert, eller ikke synlig i det hele tatt.
• Årsak: Du har kanskje ikke slettetilgang, dokumentet kan være beskyttet, eller appen kan være frakoblet.
• Oppløsning:
  1. Bekreft tilgangen din med eieren eller Space-administratoren.
  2. Koble til på nytt hvis du er frakoblet.
  3. Be en administrator om å arkivere, slette eller gjenopprette dokumentet om nødvendig.

Versjonsgjenoppretting fungerte ikke

• Symptom: Den valgte versjonen ble ikke gjenopprettet.
• Årsak: Versjonsdataene kunne ikke brukes, dokumentet var ikke redigerbart eller lagringen mislyktes.
• Oppløsning:
  1. Bekreft redigeringstilgang.
  2. Prøv å gjenopprette på nytt mens du er tilkoblet.
  3. Kopier viktig innhold før du prøver på nytt hvis dokumentet er forretningskritisk.