Administrer mapper i samlinger

Mapper grupperer relatert arbeid i samlinger. En mappe kan inneholde andre mapper og støttede elementer som lister, dokumenter, tavler, dashboards og mål.

Bruk mapper når du trenger å:

1. Hold relaterte elementer sammen.
2. Skill klienter, avdelinger, initiativer, driftsområder eller prosjekter.
3. Reduser rotet på toppnivået i samlinger.
4. Kontroller hvem som kan se sensitive arbeidsgrupper.
5. Flytt et sett med relatert arbeid til et klarere sted.

Før du begynner

• Du må ha tilgang til det aktive rommet.
• Oppretting av mapper krever opprettelsestilgang.
• Å gi nytt navn, flytte, endre farge eller endre personvern krever redigering eller tilgang til innstillinger.
• Arkivering eller sletting av mapper krever sletting eller administrering av tilgang.
• Private mapper er kun synlige for inkluderte medlemmer og brukere med tilstrekkelig administratortilgang.

Hvordan mapper organiserer arbeidet

1. Opprett eller åpne en mappe fra Samlinger.
2. Legg til relaterte elementer i den.
3. Bruk radhandlinger eller brødsmulehandlinger for å administrere mappen.
4. Flytt elementer inn i eller ut av mappen etter hvert som strukturen endres.
5. Arkiver eller slett mapper bare når mappen skal forlate aktivt arbeid.

Forventet resultat: Relatert arbeid er fortsatt enkelt å bla gjennom, og brukere kan se hvor hvert element hører hjemme.

Opprett en mappe

1. Åpne Samlinger eller overordnet mappe.
2. Velg Legg til.
3. Velg Mappe.
4. Skriv inn et tydelig navn.
5. Åpne mappen og legg til relaterte elementer.

Åpne en mappe

1. Åpne Samlinger.
2. Velg mapperaden eller mappenavnet.
3. Bekreft at brødsmulen viser gjeldende mappe.
4. Bruk Samlinger i brødsmulen for å gå tilbake til toppnivået.
5. Bruk den overordnede mappen brødsmule for å gå opp ett nivå når det er tilgjengelig.

Legg til arbeid i en mappe

1. Åpne mappen.
2. Velg Legg til i mappevisningen, den tomme tilstanden eller mapperaden.
3. Velg varetype.
4. Fullfør dialogen eller oppsettskjermen.
5. Bekreft at det nye elementet vises i mappen.

Gi nytt navn til en mappe

1. Åpne mappen eller menyen for flere handlinger.
2. Velg Gi nytt navn eller Innstillinger, avhengig av menyplasseringen.
3. Skriv inn det nye navnet.
4. Bekreft oppdateringen av brødsmuler og samlinger.

Endre mappefarge

1. Åpne mappeinnstillingene.
2. Finn mappen Farge-kontrollen.
3. Velg fargen som gjør at mappen skiller seg ut.
4. Bekreft at mappeikonet oppdateres.

Farge er kun et visuelt hjelpemiddel. Det endrer ikke tillatelser eller elementadferd.

Gjør en mappe privat

1. Åpne mappeinnstillinger.
2. Slå på Gjør privat når det er tilgjengelig.
3. Velg hvem som skal ha tilgang.
4. Lagre eller lukk etter å ha bekreftet tilgangslisten.
5. Be medlemmene om å oppdatere hvis tilgangen endret seg mens de så på mappen.

Bruk private mapper for sensitivt arbeid eller arbeid med begrenset tilgang. Ikke stol på navngivning alene for å beskytte sensitivt innhold.

Flytt en mappe

1. Åpne mappen flere handlinger-menyen.
2. Velg Flytt.
3. Velg Samlinger for toppnivået eller velg en destinasjonsmappe.
4. Bekreft at mappen vises på den nye plasseringen.
5. Se gjennom nestet innhold hvis mappen inneholder mange elementer.

Arkiver eller slett en mappe

1. Åpne mappen eller menyen for flere handlinger.
2. Velg Arkiver eller Slett.
3. Les bekreftelsen nøye.
4. Bekreft bare når du forstår virkningen på aktive samlinger.
5. Bruk gjenopprettingsområder for innstillinger hvis mappen må gjenopprettes senere.

Mappenavnestandarder

Bruk navn som samsvarer med hvordan folk søker og surfer. Gode ​​navn beskriver vanligvis en klient, team, prosessområde, målområde eller aktivt initiativ.

Unngå:

• Vage navn som Misc eller Stuff.
• Dupliserte navn i samme overordnede mappe.
• Veldig lange navn som kollapser i brødsmuler eller mobilnavigasjon.
• Navn som antyder at en mappe arkiveres når den fortsatt er aktiv.

Feilsøking

En mappe er tom

• Symptom: Mappen åpnes, men viser ingen elementer.
• Årsak: Det finnes ingen synlige elementer, eller elementer ble flyttet, arkivert, slettet eller begrenset.
• Oppløsning:
  1. Bruk Legg til for å lage det første elementet hvis det er aktuelt.
  2. Søk etter den manglende gjenstanden.
  3. Merk av for Arkivert og nylig slettet hvis du har tilgang.
  4. Be en Space-administrator bekrefte tilgangen til den private mappen.

Du kan ikke åpne en mappe

• Symptom: Når du velger en mappe, vises ikke innholdet.
• Årsak: Det kan hende du mangler tilgang, mappen kan ha blitt fjernet, eller siden kan fortsatt lastes inn.
• Oppløsning:
  1. Oppdater siden.
  2. Bekreft det aktive mellomrommet.
  3. Søk etter mappenavnet.
  4. Be eieren eller en Space-administrator om å bekrefte tilgangen.

Mappeinnstillinger er deaktivert

• Symptom: Navn, farge, personvern eller delingskontroller kan ikke redigeres.
• Årsak: Du har kanskje ikke tilgang til innstillinger, du kan være frakoblet, eller en plangrense kan gjelde.
• Oppløsning:
  1. Sjekk tilkoblingen din.
  2. Be om redigerings- eller innstillingstilgang.
  3. Be en administrator om å bekrefte begrensninger for plan og appinnstillinger.

Å flytte en mappe fungerer ikke

• Symptom: Du velger en destinasjon, men mappen forblir på plass.
• Årsak: Det kan hende du mangler tilgang, destinasjonen kan være utilgjengelig, eller oppdateringen er kanskje ikke lagret.
• Oppløsning:
  1. Oppdater og kontroller begge stedene.
  2. Prøv Flytt igjen fra mappen flere handlinger-menyen.
  3. Velg Samlinger for å flytte mappen til toppnivået.
  4. Be en administrator bekrefte tilgangen til begge stedene.

FAQ

Skal hvert prosjekt være en mappe?

Bruk en mappe når flere relaterte elementer må bla gjennom sammen. Hvis arbeidet kun er oppgaveutførelse, kan en liste være nok.

Kan mapper inneholde privat arbeid?

Ja. Tilgang avhenger av Space-rollen, mappepersonvern, elementpersonvern og delingsinnstillinger.

Kan jeg gjenopprette en slettet mappe?

Vanligvis bør du sjekke Innstillinger > Nylig slettet. Gjenoppretting avhenger av oppbevaring, tillatelser og varestøtte.