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コレクション内のフォルダーを管理する

フォルダーは、コレクション内の関連作業をグループ化します。フォルダーには、他のフォルダーと、リスト、ドキュメント、ホワイトボード、ダッシュボード、目標などのサポートされているアイテムを含めることができます。

次のような場合にフォルダーを使用します。

  1. 関連するアイテムをまとめて保管します。
  2. クライアント、部門、取り組み、業務領域、またはプロジェクトを分離します。
  3. コレクションの最上位レベルの煩雑さを軽減します。
  4. 機密性の高い作業グループを誰が閲覧できるかを制御します。
  5. 関連する一連の作業をよりわかりやすい場所に移動します。

始める前に

  • アクティブなスペースにアクセスできる必要があります。
  • フォルダーを作成するには作成アクセスが必要です。
  • 名前の変更、移動、色の変更、プライバシーの変更には、編集または設定へのアクセスが必要です。
  • フォルダーをアーカイブまたは削除するには、削除または管理アクセス権が必要です。
  • プライベート フォルダーは、含まれているメンバーと、十分な管理者アクセス権を持つユーザーのみに表示されます。

フォルダーの整理方法

  1. コレクションからフォルダーを作成するか開きます。
  2. その中に関連アイテムを追加します。
  3. 行アクションまたはブレッドクラム アクションを使用してフォルダーを管理します。
  4. 構造の変更に応じて、アイテムをフォルダーの内外に移動します。
  5. フォルダーがアクティブな作業を終了する必要がある場合にのみ、フォルダーをアーカイブまたは削除します。

期待される結果: 関連作品は引き続き閲覧しやすく、ユーザーは各アイテムがどこに属しているのかを把握できます。

フォルダーを作成する

  1. コレクション または親フォルダーを開きます。
  2. 追加 を選択します。
  3. フォルダー を選択します。
  4. わかりやすい名前を入力してください。
  5. フォルダーを開いて関連アイテムを追加します。

フォルダーを開く

  1. コレクション を開きます。
  2. フォルダーの行またはフォルダー名を選択します。
  3. ブレッドクラムに現在のフォルダーが表示されていることを確認します。
  4. 最上位レベルに戻るには、パンくずリストで コレクション を使用します。
  5. 可能な場合は、親フォルダーのブレッドクラムを使用して 1 つ上のレベルに移動します。

フォルダー内に作品を追加する

  1. フォルダーを開きます。
  2. フォルダー ビュー、空の状態、またはフォルダー行で [ 追加] を選択します。
  3. アイテムの種類を選択します。
  4. ダイアログまたは設定画面を完了します。
  5. 新しいアイテムがフォルダー内に表示されることを確認します。

フォルダーの名前を変更する

  1. フォルダーまたはそのその他のアクション メニューを開きます。
  2. メニューの場所に応じて、 名前の変更 または 設定 を選択します。
  3. 新しい名前を入力します。
  4. ブレッドクラムとコレクション行の更新を確認します。

フォルダーの色を変更する

  1. フォルダーの設定を開きます。
  2. カラー コントロールのフォルダーを見つけます。
  3. フォルダーを目立たせる色を選択してください。
  4. フォルダーアイコンが更新されることを確認します。

色は視覚的な補助にすぎません。権限や項目の動作は変更されません。

フォルダーを非公開にする

  1. フォルダー設定を開きます。
  2. 利用可能な場合は、[ プライベートにする] をオンにします。
  3. アクセス権を与える人を選択します。
  4. アクセスリストを確認したら、保存するか閉じてください。
  5. フォルダーの表示中にアクセス権が変更された場合は、メンバーに更新するように依頼します。

機密性の高い作業やアクセスが制限されている作業には、プライベート フォルダーを使用します。機密コンテンツを保護するために名前付けだけに依存しないでください。

フォルダーを移動する

  1. フォルダーのその他のアクション メニューを開きます。
  2. 移動 を選択します。
  3. 最上位の [ コレクション] を選択するか、宛先フォルダーを選択します。
  4. 新しい場所にフォルダーが表示されることを確認します。
  5. フォルダーに多数のアイテムが含まれている場合は、ネストされたコンテンツを確認してください。

フォルダーをアーカイブまたは削除する

  1. フォルダーまたはそのその他のアクション メニューを開きます。
  2. アーカイブ ** または削除** を選択します。
  3. 確認事項をよくお読みください。
  4. アクティブなコレクションへの影響を理解している場合にのみ確認してください。
  5. 後でフォルダーを復元する必要がある場合は、設定リカバリ領域を使用します。

フォルダーの命名基準

ユーザーの検索と閲覧の方法に一致する名前を使用してください。良い名前は通常、クライアント、チーム、プロセス領域、目標領域、または積極的な取り組みを表します。

避けてください:

  • Misc や Stuff などのあいまいな名前。
  • 同じ親フォルダー内で名前が重複しています。
  • ブレッドクラムやモバイル ナビゲーションでは折りたたまれる非常に長い名前。
  • フォルダーがまだアクティブなときにアーカイブされることを暗示する名前。

トラブルシューティング

フォルダーが空です

  • 症状: フォルダーは開きますが、項目が表示されません。
  • 原因: 表示可能なアイテムが存在しないか、アイテムが移動、アーカイブ、削除、または制限されています。
  • 解決策:
    1. 必要に応じて、 追加 を使用して最初の項目を作成します。
    2. 足りないアイテムを探します。
    3. アクセス権がある場合は、「アーカイブ済みおよび最近削除されたもの」をチェックします。
    4. スペース管理者にプライベートフォルダーへのアクセスを確認するよう依頼してください。

フォルダーを開けません

  • 症状: フォルダーを選択しても、その内容が表示されません。
  • 原因: アクセス権がない、フォルダーが削除された、またはページがまだ読み込まれている可能性があります。
  • 解決策:
    1. ページを更新します。
    2. アクティブなスペースを確認します。
    3. フォルダー名を検索します。
    4. 所有者またはスペース管理者にアクセスを確認してもらいます。

フォルダー設定が無効になっています

  • 症状: 名前、色、プライバシー、または共有コントロールを編集できません。
  • 原因: 設定にアクセスできないか、オフラインであるか、プラン制限が適用されている可能性があります。
  • 解決策:
    1. 接続を確認してください。
    2. 編集または設定へのアクセスを要求します。
    3. 管理者にプランとアプリ設定の制限を確認するよう依頼してください。

フォルダーの移動が機能しない

  • 症状: 保存先を選択しても、フォルダーがそのままの場所に残ります。
  • 原因: アクセスできないか、宛先が利用できないか、更新が保存されていない可能性があります。
  • 解決策:
    1. 両方の場所を更新して確認します。
    2. フォルダーのその他のアクション メニューから 移動 をもう一度試してください。
    3. [ コレクション] を選択して、フォルダーを最上位に移動します。
    4. 管理者に両方の場所へのアクセスを確認するよう依頼してください。

FAQ

すべてのプロジェクトをフォルダーにする必要がありますか?

複数の関連アイテムをまとめて参照する必要がある場合は、フォルダーを使用します。タスクの実行のみであればリストで十分かもしれません。

フォルダーにプライベートな作業を含めることはできますか?

はい。アクセスは、スペースの役割、フォルダーのプライバシー、アイテムのプライバシー、共有設定によって異なります。

削除したフォルダーを復元できますか?

通常は、 [設定] > [最近削除した項目] を確認してください。回復は、保持、権限、およびアイテムのサポートに依存します。