Creare e gestire collegamenti pubblici

I collegamenti pubblici pubblicano elenchi, documenti e lavagne selezionati su pagine Web di sola lettura. Usali quando qualcuno al di fuori dello spazio deve rivedere il lavoro senza essere invitato come membro.

Utilizza i collegamenti pubblici per:

1. Pubblica un elenco in una pagina /list/…
2. Pubblica un documento su una pagina /doc/…
3. Pubblica una lavagna su una pagina /whiteboard/…
4. Copia il pubblico URL.
5. Personalizza lo slug pubblico quando consentito.
6. Disattiva l’accesso pubblico al termine della revisione.

Termini che potresti visualizzare:

• Pubblica sul Web crea o attiva il collegamento pubblico.
• Copia collegamento copia l’attuale URL pubblico negli appunti.
• Personalizza URL modifica la parte leggibile del pubblico URL.
• La Pagina di sola lettura consente agli utenti di esaminare i contenuti senza modificarli.
• La condivisione privata dei membri rimane all’interno dell’app a cui hai effettuato l’accesso e utilizza le regole di accesso dei membri.

Prima di iniziare

• È necessario l’accesso alle impostazioni per l’elenco, il documento o la lavagna.
• L’app deve essere online.
• La condivisione pubblica e gli URL personalizzati possono dipendere dalla disponibilità del piano.
• L’elemento non deve essere archiviato o eliminato.

Come funziona la condivisione pubblica

1. Apri l’elenco, il documento o la lavagna.
2. Apri Condividi o l’area delle impostazioni dell’elemento che contiene la condivisione.
3. Attiva Pubblica sul Web.
4. Attendi che venga generato lo URL pubblico.
5. Seleziona Copia collegamento.
6. Condividi il collegamento con lo spettatore desiderato.
7. Disattiva Pubblica sul Web quando l’accesso pubblico deve essere interrotto.

Risultato previsto: Il URL copiato apre la pagina pubblica di sola lettura corretta mentre l’accesso pubblico è attivo.

Crea un collegamento pubblico

1. Apri l’elemento che desideri condividere.
2. Apri Condividi.
3. Attiva Pubblica sul Web.
4. Attendi finché l’app non completa la creazione del collegamento.
5. Seleziona Copia collegamento.
6. Invia il collegamento al visualizzatore desiderato.

Risultato previsto: lo spettatore può aprire la pagina pubblica corrispondente senza effettuare l’accesso.

Personalizza un URL pubblico

1. Verifica che Pubblica sul Web sia attivo.
2. Seleziona Personalizza URL.
3. Inserisci uno slug chiaro.
4. Utilizza almeno una frase breve e leggibile, non un valore di un carattere.
5. Seleziona Aggiorna.
6. Copia nuovamente il collegamento dopo le modifiche URL personalizzate.

L’app normalizza gli slug personalizzati riducendoli in minuscolo e rimuovendo la punteggiatura non supportata. Se lo slug è già utilizzato da un altro collegamento pubblico, scegli uno slug più specifico.

Disattiva l’accesso pubblico

1. Apri le impostazioni di condivisione dell’elemento.
2. Disattiva Pubblica sul Web.
3. Conferma che i visualizzatori esterni non dovrebbero più aprire la pagina.
4. Invia un avviso se il collegamento è stato condiviso con altri.

Risultato previsto: il vecchio collegamento pubblico non apre più l’elemento.

Utilizza invece la condivisione privata

Scegli la condivisione privata dei membri quando lo spettatore necessita di modifiche, commenti o accesso controllato all’interno dello spazio. I collegamenti pubblici non sostituiscono la collaborazione basata sui ruoli.

Risoluzione dei problemi

La pubblicazione sul Web è disabilitata

• Sintomo: non è possibile selezionare l’attivazione/disattivazione pubblica.
• Causa: potresti essere offline o non avere accesso alle impostazioni.
• Risoluzione:
  1. Verifica che l’app sia online.
  2. Conferma di poter gestire le impostazioni per l’elemento.
  3. Chiedi al proprietario/amministratore di uno spazio di aggiornare la condivisione, se necessario.

Personalizza URL mostra una richiesta di aggiornamento

• Sintomo: Personalizza URL apre un messaggio di aggiornamento invece dell’editor.
• Causa: la modifica personalizzata URL potrebbe non essere inclusa nel piano corrente.
• Risoluzione:
  1. Chiedi a un amministratore della fatturazione di verificare la disponibilità del piano.
  2. Utilizza il collegamento generato finché non saranno disponibili URL personalizzati.

L’app dice che URL esiste già

• Sintomo: non è possibile salvare uno URL personalizzato.
• Causa: un altro collegamento pubblico utilizza già lo stesso slug.
• Risoluzione:
  1. Scegli uno slug più specifico.
  2. Aggiungi il team, il cliente, la data o lo scopo della revisione.
  3. Evita la punteggiatura e i caratteri speciali.

Il collegamento copiato apre contenuti vecchi o mancanti

• Sintomo: la pagina pubblica non corrisponde all’elemento previsto.
• Causa: il collegamento potrebbe essere vecchio, inattivo o copiato prima del completamento dell’ultimo aggiornamento.
• Risoluzione:
  1. Riapri le impostazioni di condivisione dell’elemento.
  2. Verifica che Pubblica sul Web sia attivo.
  3. Seleziona nuovamente Copia collegamento.
  4. Condividi il collegamento appena copiato.

FAQ

La condivisione pubblica equivale all’aggiunta di membri?

No. La condivisione pubblica crea un collegamento Web di sola lettura. La condivisione dei membri controlla l’accesso effettuato all’interno dello spazio.

Un visualizzatore pubblico può modificare l’elemento?

No. Le pagine degli elenchi pubblici, dei documenti e della lavagna sono di sola lettura.

L’eliminazione o l’archiviazione dell’elemento influisce sul collegamento pubblico?

Sì. Gli elementi eliminati o archiviati non rimangono disponibili tramite la pagina pubblica.