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Condividi, archivia, elimina e ripristina i documenti

I documenti possono essere condivisi, limitati, archiviati, eliminati e ripristinati. Queste azioni influiscono su chi può vedere il documento e se appare nelle raccolte attive.

Esamina il comportamento di condivisione e ripristino prima di modificare l’accesso o rimuovere un documento.

Prima di iniziare

È necessario l’accesso in visualizzazione per esaminare il documento.
Le modifiche alla condivisione e all’accesso privato richiedono l’accesso alle impostazioni.
Archiviazione, annullamento dell’archiviazione, eliminazione e ripristino richiedono l’accesso di eliminazione o ripristino.
I collegamenti pubblici dipendono dalle impostazioni dello spazio, dalla disponibilità del piano e dallo stato online.

Riferimento alla condivisione

Opzione di condivisione	Cosa significa	Usalo quando
Collegamento all’app a cui è stato effettuato l’accesso	Apre il documento per gli utenti che hanno già accesso.	Condividi con i compagni di squadra che si trovano nello spazio corretto.
Collegamento pubblico	Apre una pagina di documento pubblica di sola lettura quando è abilitata la condivisione pubblica.	Condividi con le persone che dovrebbero visualizzare senza accedere all’app.
Rendi privato	Limita l’accesso agli utenti esplicitamente selezionati.	Limita il contesto scritto sensibile a un gruppo più piccolo.
Condiviso con gli utenti	Controlla chi può accedere a un documento privato.	Aggiungi o rimuovi collaboratori per documenti privati.
Proprietario	Mostra chi possiede il Doc.	Chiedi a questa persona o a un amministratore dello spazio di modificare l’accesso.

Condividi un documento in sicurezza

Apri il documento.
Seleziona il titolo o il menu Altre azioni.
Apri Impostazioni o Condividi.
Scegli il metodo di condivisione corretto:
- Utilizza un collegamento pubblico solo per la visualizzazione esterna di sola lettura.
- Utilizza la condivisione privata per i collaboratori che hanno effettuato l’accesso.
- Utilizza il collegamento di un’app a cui hai effettuato l’accesso solo quando il destinatario ha già accesso.
Copia o invia il collegamento dopo aver confermato l’accesso.

Archivia, elimina e ripristina riferimento

Azione	Cosa succede	Utilizzo più sicuro
Archivio	Rimuove il documento dalle raccolte attive senza considerarlo eliminato.	Utilizzalo per i documenti inattivi di cui potresti aver bisogno in seguito.
Annulla l’archiviazione	Restituisce un documento archiviato alla visibilità attiva.	Utilizzare alla ripresa del lavoro.
Elimina	Rimuove il documento e può inviarlo a Eliminati di recente.	Utilizzare solo quando il documento deve essere rimosso.
Ripristina	Ripristina un documento eliminato quando è disponibile il ripristino.	Utilizza da Eliminati di recente prima della scadenza della conservazione.
Ripristino della versione	Ripristina il contenuto del documento precedente.	Da utilizzare quando il documento esiste ma è necessario eseguire il rollback del contenuto.

Recupera un documento

Apri Impostazioni.
Vai a Archiviati se il documento è stato archiviato o Eliminato di recente se è stato eliminato.
Cerca per titolo del documento.
Scegli Seleziona o Ripristina.
Riapri la raccolta/cartella prevista e conferma che il documento è visibile.

Comportamento del documento pubblico di sola lettura

I visualizzatori di documenti pubblici sono destinati alla lettura, non alla modifica.
I visualizzatori pubblici non espongono i trigger della guida dei documenti, i controlli di condivisione privata, le azioni di ripristino della versione, archiviazione o eliminazione.
Se il collegamento pubblico è inattivo, obsoleto o il documento viene rimosso, il visualizzatore può mostrare uno stato di contenuto mancante.
Per problemi di collegamento pubblico, utilizzare Risoluzione dei problemi di accesso pubblico.

Risoluzione dei problemi

Qualcuno non riesce ad aprire un collegamento a un documento

Sintomo: il destinatario non vede la pagina non accessibile, non trovata o di sola lettura che non si aspettava.
Causa: potrebbero avere un collegamento all’app su cui è stato effettuato l’accesso senza accesso, un collegamento pubblico inattivo o l’account/Spazio sbagliato.
Risoluzione:
1. Conferma se il collegamento è pubblico o solo per l’app a cui hai effettuato l’accesso.
2. Chiedi al destinatario di accedere con l’account previsto.
3. Controlla le impostazioni di condivisione del documento.
4. Crea o riattiva un collegamento pubblico solo quando è prevista la visualizzazione esterna di sola lettura.

Archivia o Elimina è disabilitato

Sintomo: l’azione è visibile ma disabilitata o non visibile affatto.
Causa: potresti non avere accesso all’eliminazione, il documento potrebbe essere protetto o l’app potrebbe essere offline.
Risoluzione:
1. Conferma il tuo accesso con il proprietario o l’amministratore dello spazio.
2. Riconnettiti se offline.
3. Chiedi a un amministratore di archiviare, eliminare o ripristinare il documento, se necessario.

Il ripristino della versione non ha funzionato

Sintomo: la versione selezionata non è stata ripristinata.
Causa: non è stato possibile applicare i dati della versione, il documento non era modificabile o il salvataggio non è riuscito.
Risoluzione:
1. Conferma l’accesso in modifica.
2. Prova a eseguire nuovamente il ripristino mentre sei online.
3. Copia contenuti importanti prima di riprovare se il documento è fondamentale per l’azienda.