Docs

Scrivi e organizza documenti

I documenti servono per contesto scritto, note, decisioni, istruzioni operative e materiale di riferimento all’interno di uno spazio. Utilizza un documento quando il team ha bisogno di informazioni scritte durevoli che possano essere aperte da Raccolte, Ricerca, Centro di comando, collegamenti e lavori correlati.

Utilizzare Documenti per:

Cattura appunti di riunioni, decisioni e contesto del progetto.
Scrivi istruzioni o materiale di riferimento che dovrebbero essere facili da trovare.
Trasforma il testo selezionato in attività tracciate o in un nuovo elenco quando l’editor lo supporta.
Condividi il contesto scritto con le persone giuste o tramite un collegamento pubblico di sola lettura quando la condivisione pubblica è abilitata.
Esamina la cronologia delle versioni quando è necessario controllare o ripristinare i contenuti precedenti.

Termini che potresti visualizzare:

Titolo del documento è il nome visualizzato in Raccolte, Ricerca, collegamenti e nell’intestazione della finestra di dialogo Documento.
Area editor è il luogo in cui risiedono i contenuti scritti, la formattazione, le tabelle, le immagini e le azioni del testo selezionato.
La finestra di dialogo Impostazioni viene aperta dal titolo o dall’azione di condivisione e contiene i controlli di ridenominazione, proprietario, condivisione, collegamento pubblico, accesso privato, Archivia ed Elimina.
La Cronologia delle versioni consente agli utenti di confrontare le versioni salvate e ripristinare i contenuti quando consentito.
La finestra di dialogo del documento può essere aperta da un’altra parte dell’app in modo da poterla leggere o modificare senza perdere la posizione.

Articoli di documenti

Prima di iniziare

È necessario accedere al documento o alla raccolta/cartella in cui si trova.
La creazione, la modifica, la condivisione, l’archiviazione, l’eliminazione, il ripristino o la visualizzazione della cronologia delle versioni richiedono l’accesso corrispondente.
La condivisione pubblica, i controlli di accesso privato e alcuni strumenti di editor possono essere nascosti dalle impostazioni dello spazio, dalla disponibilità del piano, dalle autorizzazioni, dallo stato offline o dalle dimensioni dello schermo.

Risoluzione dei problemi

Manca un documento

Sintomo: la ricerca, le raccolte o un collegamento non mostrano il documento previsto.
Causa: potresti trovarti nello spazio sbagliato, il documento potrebbe essere privato, archiviato, eliminato oppure potresti non avere accesso.
Risoluzione:
1. Conferma lo spazio attivo e l’account registrato.
2. Cerca per titolo del documento completo o parziale.
3. Controlla la Raccolta prevista, Archiviata ed Eliminata di recente se hai accesso.
4. Chiedi al proprietario o all’amministratore dello spazio di confermare l’accesso.

Un documento si apre in sola lettura

Sintomo: puoi leggere il documento ma non puoi modificare il titolo o il contenuto.
Causa: hai accesso di sola visualizzazione, la modifica è disabilitata o il documento è in uno stato limitato.
Risoluzione:
1. Conferma di aver aperto il documento corretto.
2. Chiedi al proprietario o all’amministratore dello spazio l’accesso in modifica.
3. Aggiorna dopo le modifiche all’accesso.

Il comportamento dei collegamenti pubblici è fonte di confusione

Sintomo: un collegamento apre una pagina pubblica di sola lettura oppure un compagno di squadra non può aprire il collegamento dell’app a cui è stato effettuato l’accesso.
Causa: i collegamenti pubblici e i collegamenti alle app a cui è stato effettuato l’accesso hanno regole di accesso diverse.
Risoluzione:
1. Utilizzare Crea e gestisci collegamenti pubblici per l’accesso esterno di sola lettura.
2. Utilizza i controlli di condivisione privata per i collaboratori che hanno effettuato l’accesso.
3. Verifica che il destinatario stia utilizzando l’account e lo spazio corretti.

FAQ

Dovrei usare un documento o un’attività?

Utilizza un documento per contesto, decisioni e spiegazioni in formato lungo. Utilizza un’attività quando il lavoro richiede un proprietario, uno stato, una data di scadenza, promemoria o report.

Dovrei usare un documento o una lavagna?

Utilizza un documento per la scrittura strutturata. Utilizza una lavagna per pianificazione visiva, diagrammi, schizzi e brainstorming.