Gestisci le cartelle nelle Raccolte

Lavoro correlato al gruppo di cartelle all’interno delle raccolte. Una cartella può contenere altre cartelle ed elementi supportati come elenchi, documenti, lavagne, dashboard e obiettivi.

Utilizza le cartelle quando è necessario:

1. Mantieni insieme gli elementi correlati.
2. Separare clienti, dipartimenti, iniziative, aree operative o progetti.
3. Riduci il disordine al livello più alto delle raccolte.
4. Controlla chi può vedere i gruppi di lavoro sensibili.
5. Sposta una serie di lavori correlati in una posizione più chiara.

Prima di iniziare

• Devi avere accesso allo Spazio attivo.
• La creazione di cartelle richiede l’accesso alla creazione.
• Rinominare, spostare, cambiare colore o modificare la privacy richiede l’accesso alla modifica o alle impostazioni.
• L’archiviazione o l’eliminazione delle cartelle richiede l’eliminazione o la gestione dell’accesso.
• Le cartelle private sono visibili solo ai membri inclusi e agli utenti con accesso amministrativo sufficiente.

Come le cartelle organizzano il lavoro

1. Crea o apri una cartella da Raccolte.
2. Aggiungi elementi correlati al suo interno.
3. Utilizza azioni di riga o azioni breadcrumb per gestire la cartella.
4. Sposta gli elementi dentro o fuori dalla cartella man mano che la struttura cambia.
5. Archivia o elimina le cartelle solo quando la cartella dovrebbe lasciare il lavoro attivo.

Risultato previsto: il lavoro correlato rimane facile da sfogliare e gli utenti possono individuare l’appartenenza di ciascun elemento.

Crea una cartella

1. Apri Raccolte o la cartella principale.
2. Seleziona Aggiungi.
3. Scegli Cartella.
4. Inserisci un nome chiaro.
5. Apri la cartella e aggiungi elementi correlati.

Apri una cartella

1. Apri Raccolte.
2. Selezionare la riga della cartella o il nome della cartella.
3. Conferma che il breadcrumb mostri la cartella corrente.
4. Utilizza Raccolte nel breadcrumb per tornare al livello superiore.
5. Utilizza il breadcrumb della cartella principale per salire di un livello quando disponibile.

Aggiungi lavoro all’interno di una cartella

1. Apri la cartella.
2. Seleziona Aggiungi nella visualizzazione della cartella, nello stato vuoto o nella riga della cartella.
3. Scegli il tipo di articolo.
4. Completa la finestra di dialogo o la schermata di configurazione.
5. Conferma che il nuovo elemento venga visualizzato all’interno della cartella.

Rinominare una cartella

1. Apri la cartella o il relativo menu di altre azioni.
2. Scegli Rinomina o Impostazioni, a seconda della posizione del menu.
3. Inserisci il nuovo nome.
4. Conferma l’aggiornamento della riga breadcrumb e Raccolte.

Cambia il colore della cartella

1. Apri le impostazioni della cartella.
2. Trova la cartella Color control.
3. Scegli il colore che aiuta a far risaltare la cartella.
4. Conferma gli aggiornamenti dell’icona della cartella.

Il colore è solo un aiuto visivo. Non modifica le autorizzazioni o il comportamento degli elementi.

Rendi privata una cartella

1. Apri le impostazioni della cartella.
2. Attiva Rendi privato quando disponibile.
3. Scegli chi dovrebbe avere accesso.
4. Salva o chiudi dopo aver confermato l’elenco di accesso.
5. Chiedi ai membri di aggiornare se l’accesso è cambiato mentre stavano visualizzando la cartella.

Utilizza le cartelle private per lavori sensibili o ad accesso limitato. Non fare affidamento solo sulla denominazione per proteggere i contenuti sensibili.

Sposta una cartella

1. Apri il menu Altre azioni della cartella.
2. Scegli Sposta.
3. Seleziona Raccolte per il livello superiore o scegli una cartella di destinazione.
4. Conferma che la cartella venga visualizzata nella nuova posizione.
5. Esamina i contenuti nidificati se la cartella contiene molti elementi.

Archivia o elimina una cartella

1. Apri la cartella o il relativo menu di altre azioni.
2. Scegli Archivia o Elimina.
3. Leggi attentamente la conferma.
4. Conferma solo quando comprendi l’impatto sulle Collezioni attive.
5. Utilizzare le aree di ripristino delle Impostazioni se è necessario ripristinare la cartella in un secondo momento.

Standard di denominazione delle cartelle

Utilizza nomi che corrispondano al modo in cui le persone effettuano ricerche e navigano. I buoni nomi di solito descrivono un cliente, un team, un’area di processo, un’area di obiettivo o un’iniziativa attiva.

Evitare:

• Nomi vaghi come Misc o Stuff.
• Nomi duplicati nella stessa cartella principale.
• Nomi molto lunghi che crollano nel breadcrumb o nella navigazione mobile.
• Nomi che implicano che una cartella viene archiviata quando è ancora attiva.

Risoluzione dei problemi

Una cartella è vuota

• Sintomo: la cartella si apre ma non mostra elementi.
• Causa: non esistono elementi visibili oppure gli elementi sono stati spostati, archiviati, eliminati o limitati.
• Risoluzione:
  1. Utilizza Aggiungi per creare il primo elemento, se appropriato.
  2. Cerca l’oggetto mancante.
  3. Seleziona Archiviati ed Eliminati di recente se hai accesso.
  4. Chiedi a un amministratore dello spazio di confermare l’accesso alla cartella privata.

Non è possibile aprire una cartella

• Sintomo: selezionando una cartella non ne viene visualizzato il contenuto.
• Causa: potresti non avere accesso, la cartella potrebbe essere stata rimossa o la pagina potrebbe essere ancora in fase di caricamento.
• Risoluzione:
  1. Aggiorna la pagina.
  2. Conferma lo Spazio attivo.
  3. Cerca il nome della cartella.
  4. Chiedi al proprietario o a un amministratore dello spazio di confermare l’accesso.

Le impostazioni della cartella sono disabilitate

• Sintomo: non è possibile modificare nome, colore, privacy o controlli di condivisione.
• Causa: potresti non avere accesso alle impostazioni, potresti essere offline o potrebbe essere applicato un limite al piano.
• Risoluzione:
  1. Controlla la tua connessione.
  2. Richiedi l’accesso alla modifica o alle impostazioni.
  3. Chiedi a un amministratore di confermare le limitazioni del piano e delle impostazioni dell’app.

Lo spostamento di una cartella non funziona

• Sintomo: scegli una destinazione ma la cartella rimane al suo posto.
• Causa: potresti non avere accesso, la destinazione potrebbe non essere disponibile o l’aggiornamento potrebbe non essere stato salvato.
• Risoluzione:
  1. Aggiorna e controlla entrambe le posizioni.
  2. Prova di nuovo a Sposta dal menu Altre azioni della cartella.
  3. Scegli Raccolte per spostare la cartella al livello superiore.
  4. Chiedi a un amministratore di confermare l’accesso a entrambe le posizioni.

FAQ

Ogni progetto dovrebbe essere una cartella?

Utilizzare una cartella quando è necessario sfogliare insieme diversi elementi correlati. Se il lavoro consiste solo nell’esecuzione di attività, un elenco potrebbe essere sufficiente.

Le cartelle possono contenere lavori privati?

Sì. L’accesso dipende dal ruolo dello spazio di lavoro, dalla privacy della cartella, dalla privacy dell’elemento e dalle impostazioni di condivisione.

Posso recuperare una cartella eliminata?

Di solito dovresti selezionare Impostazioni > Eliminati di recente. Il ripristino dipende dalla conservazione, dalle autorizzazioni e dal supporto degli elementi.