Bagikan, arsipkan, hapus, dan pulihkan Dokumen

Dokumen dapat dibagikan, dibatasi, diarsipkan, dihapus, dan dipulihkan. Tindakan ini memengaruhi siapa yang dapat melihat Dokumen tersebut dan apakah Dokumen tersebut muncul di Koleksi aktif.

Tinjau perilaku berbagi dan pemulihan sebelum mengubah akses atau menghapus Dokumen.

Sebelum Anda mulai

• Anda memerlukan akses lihat untuk memeriksa Dokumen.
• Perubahan akses berbagi dan pribadi memerlukan akses pengaturan.
• Mengarsipkan, membatalkan pengarsipan, menghapus, dan memulihkan memerlukan akses penghapusan atau pemulihan.
• Tautan publik bergantung pada pengaturan Ruang, ketersediaan paket, dan status online.

Berbagi Referensi

Opsi berbagi	Apa artinya	Gunakan kapan
Tautan aplikasi masuk	Membuka Dokumen untuk pengguna yang sudah memiliki akses.	Berbagi dengan rekan satu tim yang berada di Space yang benar.
Tautan publik	Membuka halaman Dokumen publik yang hanya bisa dibaca ketika berbagi publik diaktifkan.	Berbagi dengan orang-orang yang seharusnya melihat tanpa masuk ke aplikasi.
Jadikan Pribadi	Membatasi akses ke pengguna yang dipilih secara eksplisit.	Batasi konteks tertulis yang sensitif hanya untuk kelompok yang lebih kecil.
Dibagikan dengan pengguna	Mengontrol siapa yang dapat mengakses Dokumen pribadi.	Tambahkan atau hapus kolaborator untuk Dokumen pribadi.
Pemilik	Menunjukkan siapa pemilik Dokumen tersebut.	Tanyakan kepada orang ini atau admin Ruang untuk perubahan akses.

Bagikan Dokumen dengan Aman

1. Buka Dokumen.
2. Pilih judul atau menu tindakan lainnya.
3. Buka Pengaturan atau Bagikan.
4. Pilih metode berbagi yang benar:
   • Gunakan tautan publik hanya untuk tampilan eksternal hanya-baca.
   • Gunakan berbagi pribadi untuk kolaborator yang masuk.
   • Gunakan tautan aplikasi yang masuk hanya jika penerima sudah memiliki akses.
5. Salin atau kirim tautan setelah akses dikonfirmasi.

Arsipkan, Hapus, dan Kembalikan Referensi

Tindakan	Apa yang terjadi	Penggunaan yang lebih aman
Arsip	Menghapus Dokumen dari Koleksi aktif tanpa menganggapnya terhapus.	Gunakan untuk Dokumen tidak aktif yang mungkin Anda perlukan nanti.
Batalkan pengarsipan	Mengembalikan Dokumen yang diarsipkan ke visibilitas aktif.	Gunakan saat pekerjaan dilanjutkan.
Hapus	Menghapus Dokumen dan mungkin mengirimkannya ke Baru Dihapus.	Gunakan hanya ketika Dokumen harus dihapus.
Pulihkan	Membawa kembali Dokumen yang dihapus ketika pemulihan tersedia.	Gunakan dari Baru Dihapus sebelum retensi berakhir.
Pemulihan versi	Memulihkan konten Dokumen lama.	Gunakan ketika Dokumen sudah ada tetapi kontennya perlu diputar kembali.

Pulihkan Dokumen

1. Buka Pengaturan.
2. Buka Diarsipkan jika Dokumen telah diarsipkan, atau Baru Dihapus jika telah dihapus.
3. Cari berdasarkan judul Dokumen.
4. Pilih Batalkan Pengarsipan atau Pulihkan.
5. Buka kembali Koleksi/folder yang diharapkan dan pastikan Dokumen terlihat.

Perilaku Dokumen Hanya-Baca Publik

• Pemirsa Dokumen Publik ditujukan untuk membaca, bukan mengedit.
• Pemirsa publik tidak mengekspos pemicu panduan Dokumen, kontrol berbagi pribadi, tindakan pemulihan versi, pengarsipan, atau penghapusan.
• Jika tautan publik tidak aktif, kedaluwarsa, atau Dokumen dihapus, pemirsa dapat menampilkan status konten hilang.
• Untuk masalah tautan publik, gunakan Pemecahan Masalah Akses Publik.

Pemecahan masalah

Seseorang tidak dapat membuka tautan Dokumen

• Gejala: Penerima tidak melihat akses, tidak ditemukan, atau halaman hanya-baca yang tidak mereka harapkan.
• Penyebab: Mereka mungkin memiliki tautan aplikasi masuk tanpa akses, tautan publik yang tidak aktif, atau akun/Ruang yang salah.
• Resolusi:
  1. Konfirmasikan apakah tautan tersebut bersifat publik atau hanya untuk aplikasi masuk.
  2. Minta penerima untuk masuk dengan akun yang diharapkan.
  3. Periksa pengaturan berbagi Dokumen.
  4. Buat atau aktifkan kembali tautan publik hanya jika tampilan eksternal hanya-baca dimaksudkan.

Arsipkan atau Hapus dinonaktifkan

• Gejala: Tindakan terlihat tetapi dinonaktifkan, atau tidak terlihat sama sekali.
• Penyebab: Anda mungkin tidak memiliki akses penghapusan, Dokumen mungkin terlindungi, atau aplikasi mungkin offline.
• Resolusi:
  1. Konfirmasikan akses Anda dengan pemilik atau admin Ruang.
  2. Hubungkan kembali jika offline.
  3. Minta admin untuk mengarsipkan, menghapus, atau memulihkan Dokumen jika diperlukan.

Pemulihan versi tidak berhasil

• Gejala: Versi yang dipilih tidak dipulihkan.
• Penyebab: Data versi tidak dapat diterapkan, Dokumen tidak dapat diedit, atau penyimpanan gagal.
• Resolusi:
  1. Konfirmasikan akses edit.
  2. Coba pulihkan lagi saat online.
  3. Salin konten penting sebelum mencoba lagi jika Dokumen tersebut penting bagi bisnis.