दस्तावेज़ साझा करें, संग्रहीत करें, हटाएं और पुनर्स्थापित करें

दस्तावेज़ों को साझा किया जा सकता है, प्रतिबंधित किया जा सकता है, संग्रहीत किया जा सकता है, हटाया जा सकता है और पुनर्स्थापित किया जा सकता है। ये क्रियाएं प्रभावित करती हैं कि दस्तावेज़ को कौन देख सकता है और क्या यह सक्रिय संग्रह में दिखाई देता है।

पहुंच बदलने या किसी दस्तावेज़ को हटाने से पहले साझाकरण और पुनर्प्राप्ति व्यवहार की समीक्षा करें।

शुरू करने से पहले

• दस्तावेज़ का निरीक्षण करने के लिए आपको दृश्य पहुंच की आवश्यकता है।
• साझाकरण और निजी पहुंच परिवर्तन के लिए सेटिंग्स पहुंच की आवश्यकता होती है।
• संग्रहित करने, असंग्रहीत करने, हटाने और पुनर्स्थापित करने के लिए हटाने या पहुंच बहाल करने की आवश्यकता होती है।
• सार्वजनिक लिंक स्पेस सेटिंग्स, योजना उपलब्धता और ऑनलाइन स्थिति पर निर्भर करते हैं।

संदर्भ साझा करना

साझा करने का विकल्प	इसका क्या मतलब है	जब इसका प्रयोग करें
साइन-इन ऐप लिंक	उन उपयोगकर्ताओं के लिए दस्तावेज़ खोलता है जिनके पास पहले से ही पहुंच है।	उन टीम साथियों के साथ साझा करें जो सही स्थान पर हैं।
सार्वजनिक लिंक	सार्वजनिक साझाकरण सक्षम होने पर केवल पढ़ने योग्य सार्वजनिक दस्तावेज़ पृष्ठ खुलता है।	उन लोगों के साथ साझा करें जिन्हें ऐप में साइन इन किए बिना देखना चाहिए।
निजी बनाएं	स्पष्ट रूप से चयनित उपयोगकर्ताओं तक पहुंच प्रतिबंधित करता है।	संवेदनशील लिखित संदर्भ को एक छोटे समूह तक सीमित रखें।
उपयोगकर्ताओं के साथ साझा किया गया	नियंत्रित करता है कि कौन निजी दस्तावेज़ तक पहुंच सकता है।	निजी दस्तावेज़ों के लिए सहयोगी जोड़ें या हटाएँ।
मालिक	दिखाता है कि दस्तावेज़ का स्वामी कौन है।	एक्सेस परिवर्तन के लिए इस व्यक्ति या स्पेस व्यवस्थापक से पूछें।

दस्तावेज़ को सुरक्षित रूप से साझा करें

1. दस्तावेज़ खोलें.
2. शीर्षक या अधिक क्रियाएँ मेनू का चयन करें.
3. सेटिंग्स ** याशेयर** खोलें।
4. सही साझाकरण विधि चुनें:
   • सार्वजनिक लिंक का उपयोग केवल पढ़ने के लिए बाहरी दृश्य के लिए करें।
   • साइन-इन सहयोगियों के लिए निजी साझाकरण का उपयोग करें।
   • साइन-इन ऐप लिंक का उपयोग केवल तभी करें जब प्राप्तकर्ता के पास पहले से ही पहुंच हो।
5. पहुंच की पुष्टि होने के बाद लिंक को कॉपी करें या भेजें।

संदर्भ को संग्रहीत करें, हटाएं और पुनर्स्थापित करें

कार्रवाई	क्या होता है?	सुरक्षित उपयोग
पुरालेख	दस्तावेज़ को हटाए गए माने बिना सक्रिय संग्रह से हटा देता है।	निष्क्रिय दस्तावेज़ों के लिए उपयोग करें जिनकी आपको बाद में आवश्यकता पड़ सकती है।
असंग्रहीत करें	संग्रहीत दस्तावेज़ को सक्रिय दृश्यता में लौटाता है।	काम फिर से शुरू होने पर उपयोग करें.
हटाएँ	दस्तावेज़ को हटा देता है और इसे हाल ही में हटाए गए पर भेज सकता है।	केवल तभी उपयोग करें जब दस्तावेज़ को हटाया जाना चाहिए।
पुनर्स्थापित करें	पुनर्प्राप्ति उपलब्ध होने पर हटाए गए दस्तावेज़ को वापस लाता है।	प्रतिधारण समाप्त होने से पहले हाल ही में हटाए गए से उपयोग करें।
संस्करण पुनर्स्थापित करें	पुरानी दस्तावेज़ सामग्री को पुनर्स्थापित करता है।	तब उपयोग करें जब दस्तावेज़ मौजूद हो लेकिन सामग्री को वापस रोल करने की आवश्यकता हो।

एक दस्तावेज़ पुनर्प्राप्त करें

1. सेटिंग्स खोलें।
2. यदि दस्तावेज़ संग्रहीत किया गया था तो संग्रहीत पर जाएँ, या यदि इसे हटा दिया गया था तो हाल ही में हटाया गया पर जाएँ।
3. दस्तावेज़ शीर्षक के आधार पर खोजें.
4. अनआर्काइव ** यारिस्टोर** चुनें।
5. अपेक्षित संग्रह/फ़ोल्डर को दोबारा खोलें और पुष्टि करें कि दस्तावेज़ दिखाई दे रहा है।

सार्वजनिक केवल पढ़ने योग्य दस्तावेज़ व्यवहार

• पब्लिक डॉक दर्शक पढ़ने के लिए हैं, संपादन के लिए नहीं।
• सार्वजनिक दर्शक दस्तावेज़ गाइड ट्रिगर्स, निजी साझाकरण नियंत्रण, संस्करण पुनर्स्थापना, संग्रह, या हटाए गए कार्यों को उजागर नहीं करते हैं।
• यदि सार्वजनिक लिंक निष्क्रिय है, पुराना है, या दस्तावेज़ हटा दिया गया है, तो दर्शक एक अनुपलब्ध सामग्री स्थिति दिखा सकता है।
• सार्वजनिक लिंक समस्याओं के लिए, सार्वजनिक पहुंच का समस्या निवारण करें का उपयोग करें।

समस्या निवारण

कोई व्यक्ति दस्तावेज़ लिंक नहीं खोल सकता

• लक्षण: प्राप्तकर्ता को कोई पहुंच नहीं, नहीं मिला, या केवल-पढ़ने योग्य पृष्ठ दिखाई देता है जिसकी उन्हें अपेक्षा नहीं थी।
• कारण: उनके पास बिना पहुंच वाला साइन-इन ऐप लिंक, निष्क्रिय सार्वजनिक लिंक या गलत खाता/स्पेस हो सकता है।
• संकल्प:
  1. पुष्टि करें कि लिंक सार्वजनिक है या केवल साइन-इन ऐप है।
  2. प्राप्तकर्ता को अपेक्षित खाते से साइन इन करने के लिए कहें।
  3. दस्तावेज़ साझाकरण सेटिंग जांचें.
  4. सार्वजनिक लिंक केवल तभी बनाएं या पुनः सक्रिय करें जब केवल बाहरी पढ़ने के लिए देखने का इरादा हो।

संग्रहित करना या हटाना अक्षम है

• लक्षण: क्रिया दृश्यमान है लेकिन अक्षम है, या बिल्कुल भी दृश्यमान नहीं है।
• कारण: आपके पास डिलीट एक्सेस नहीं हो सकता है, दस्तावेज़ सुरक्षित हो सकता है, या ऐप ऑफ़लाइन हो सकता है।
• संकल्प:
  1. स्वामी या स्पेस व्यवस्थापक के साथ अपनी पहुंच की पुष्टि करें।
  2. ऑफ़लाइन होने पर पुनः कनेक्ट करें.
  3. यदि आवश्यक हो तो किसी व्यवस्थापक से दस्तावेज़ को संग्रहीत करने, हटाने या पुनर्स्थापित करने के लिए कहें।

संस्करण पुनर्स्थापना काम नहीं किया

• लक्षण: चयनित संस्करण पुनर्स्थापित नहीं किया गया था।
• कारण: संस्करण डेटा लागू नहीं किया जा सका, दस्तावेज़ संपादन योग्य नहीं था, या सेव विफल रहा।
• संकल्प:
  1. संपादन पहुंच की पुष्टि करें.
  2. ऑनलाइन रहते हुए पुनः पुनर्स्थापित करने का प्रयास करें।
  3. यदि दस्तावेज़ व्यवसाय-महत्वपूर्ण है तो पुनः प्रयास करने से पहले महत्वपूर्ण सामग्री की प्रतिलिपि बनाएँ।