Spaces
Hallinnoi Spacen jäseniä ja käyttöoikeuksia
Avaruuden jäsenet ovat ihmisiä, joilla on pääsy työhön Spacen sisällä. Roolit ja käyttöoikeudet määräävät, mitä kukin henkilö voi tarkastella, luoda, päivittää, poistaa tai määrittää.
Ehdot, joita saatat nähdä:
- Omistaja hallitsee Space- ja suojatun omistajatason asetuksia.
- Järjestelmänvalvoja hallitsee laajoja Space-toimintoja, kun käyttöoikeudet sallivat sen.
- Jäsen osallistuu jokapäiväiseen työhön.
- Vieralla on rajoitettu yhteistyöoikeus, kun vieraskäyttö on käytössä.
- Muokattu rooli käyttää käyttäjärooliasetuksissa määritettyä roolia.
- Hallitse käyttäjiä-käyttöoikeus vaaditaan ihmisten kutsumiseen tai jäsenten käyttöoikeuksien hallintaan.
- Yksityiset kohteet voivat rajoittaa pääsyä entisestään Spacen sisällä.
Ennen kuin aloitat
- Jäsenten tarkasteleminen edellyttää lupaa tarkastella jäsenasetuksia.
- Roolien kutsuminen, poistaminen, palauttaminen tai muuttaminen edellyttää jäsenten hallinnan muokkausoikeuksia.
- Jotkut rooli- ja käyttöoikeusvaihtoehdot riippuvat Spacen asetuksista ja suunnitelman saatavuudesta.
Kuinka Space access toimii
- Käyttäjä kutsutaan Space-ryhmään sähköpostitse, kutsulinkillä tai kutsukoodilla.
- Käyttäjä saa roolin, kuten Admin, Member, Guest tai mukautetun roolin.
- Jäsenrivillä näkyy käyttäjän tila.
- Rooli hallitsee laajaa pääsyä avaruuteen.
- Kohdetason tietosuoja voi edelleen rajoittaa yksittäisiä luetteloita, asiakirjoja, tehtäviä, koontinäyttöjä, tavoitteita, CRM-tietueita tai muita kohteita.
Odotettu tulos: Jokainen käyttäjä voi käyttää tarvitsemaansa työtä paljastamatta asiaankuuluvaa tai rajoitettua työtä.
Valitse rooli
Käytä vähiten voimakasta roolia, joka antaa henkilön silti tehdä työnsä.
| Rooli | Käytä milloin |
|---|---|
| Omistaja | Henkilön tulee hallita Space- ja suojatun omistajatason asetuksia. |
| Järjestelmänvalvoja | Henkilö hallinnoi laajoja Space-toimintoja ja jäsenten pääsyä. |
| Jäsen | Henkilö osallistuu normaaliin työhön ilman tilan hallintaa. |
| Vieras | Henkilö tarvitsee rajoitetun yhteistyöoikeuden. |
| Mukautettu rooli | Space tarvitsee räätälöidyn käyttöoikeusjoukon, joka on määritetty Käyttäjäroolien asetuksissa. |
Kutsu jäsen
- Avaa Asetukset.
- Avaa Hallitse käyttäjiä.
- Valitse Kutsu.
- Kirjoita yksi tai useampi sähköpostiosoite tai luo kutsukoodi/linkki.
- Valitse haluamasi rooli.
- Lähetä kutsu tai kopioi luotu kutsulinkki/koodi.
- Vahvista, että jäsen tai kutsu näkyy jäsenluettelossa.
Odotettu tulos: Kutsuttu käyttäjä voi liittyä Space-ryhmään ja saa pääsyn valitun roolin mukaan.
Tarkista jäsenten käyttöoikeudet
- Avaa Hallitse käyttäjiä.
- Hae nimellä tai sähköpostilla.
- Tarkista Rooli ja Tila.
- Avaa roolin valitsin, jos roolin muutosta tarvitaan ja sinulla on muokkausoikeudet.
- Pyydä käyttäjää päivittämään roolin muutosten jälkeen, jos hänen käyttöoikeutensa ei päivity välittömästi.
Odotettu tulos: Jäsenyys pysyy linjassa tiimin, asiakkaan tai projektin kontekstin kanssa.
Ymmärrä jäsentilanne
| Tila | Merkitys | Tyypillistä toimintaa |
|---|---|---|
| Aktiivinen | Käyttäjä on hyväksynyt ja voi käyttää tilaa roolinsa mukaisesti. | Tarkista roolin ja kohteiden käyttöoikeudet, jos he eivät voi avata jotain. |
| Odottaa | Kutsu on lähetetty, mutta sitä ei hyväksytty. | Pyydä käyttäjää tarkistamaan kutsu tai lähettämään tarvittaessa uusi. |
| hylätty | Kutsu hylättiin. | Käytä Kutsu uudelleen, jos käyttäjän pitäisi silti liittyä. |
| poistettu | Jäsen poistettiin. | Käytä Palauta, jos käyttöoikeus pitäisi palauttaa. |
Poista tai palauta käyttöoikeus
- Avaa Hallitse käyttäjiä.
- Etsi jäsenrivi.
- Käytä Poista, kun käyttäjän ei pitäisi enää käyttää tilaa.
- Käytä Palauta, kun poistetun jäsenen pitäisi saada käyttöoikeudet takaisin.
- Vahvista tila, kun toiminto on valmis.
Odotettu tulos: Pääsy poistetaan tai palautetaan muuttamatta asiaankuuluvia jäseniä.
Päätä, milloin käytät erillistä tilaa
Käytä erillistä tilaa, kun:
- Eri asiakkaat tai osastot eivät saa nähdä toistensa työtä.
- Raportoinnin tulee olla erillään.
- Eri jäsenryhmät tarvitsevat erilaisia asetuksia tai käyttöoikeusrajoja.
- prosessien, CRM-tietueiden ja keskustelujen tulee pysyä erillään.
Vianetsintä
Jäsen ei voi nähdä odotettua työtä
- Ongelma: Käyttäjä voi avata Space-tilan, mutta ei näe luetteloa, asiakirjaa, kojelautaa, CRM-tietuetta, tehtävää tai tavoitetta.
- Syy: Kohde voi olla yksityinen, käyttäjällä ei ehkä ole vaadittua roolia tai käyttäjä saattaa olla väärässä tilassa.
- Ratkaisu:
- Varmista, että käyttäjä on oikeassa tilassa.
- Tarkista, onko kohde yksityinen vai jaettu tiettyjen käyttäjien kanssa.
- Päivitä tarvittaessa käyttäjän rooli tai kohteiden jakaminen.
Kutsu ei toimi
- Ongelma: Kutsuttu käyttäjä ei voi liittyä Space-ryhmään.
- Syy: Kutsu voi olla vanhentunut, poistettu, sitä on jo käytetty uudelleenkäytön estävällä tavalla tai se voi olla sidottu toiseen sähköpostiin/tiliin.
- Ratkaisu:
- Vahvista kutsuttu sähköpostiosoite tai tili.
- Tarkista, onko kutsu Odottaa, Hylätty vai Poistettu.
- Käytä Kutsu uudelleen, Palauta tai lähetä tarvittaessa uusi kutsu.
Et voi kutsua, poistaa, palauttaa tai muuttaa rooleja
- Ongelma: Toiminnot on piilotettu, poistettu käytöstä tai niillä ei ole pääsyä.
- Syy: Rooliisi ei sisälly jäsenhallinnon muokkausoikeuksia tai kohdejäsen on suojattu.
- Ratkaisu:
- Pyydä tilan omistajaa/järjestelmänvalvojaa tekemään muutos.
- Kysy, pitäisikö rooliisi sisältyä Hallitse käyttäjiä-käyttöoikeus.
- Älä yritä ohittaa suojattuja omistajatason ohjauksia.
FAQ
Pitäisikö jokaisen joukkuekaverin olla järjestelmänvalvoja?
Ei. Käytä vähiten voimakasta roolia, joka antaa henkilön silti tehdä työnsä.
Ohittavatko Space-käyttöoikeudet yksityisten kohteiden käyttöoikeuden?
Ei. Yksityisten kohteiden asetukset voivat rajoittaa pääsyä, vaikka käyttäjä olisi Spacen jäsen. Vahvista sekä Space-rooli että kohteen jakamisasetukset.
Voinko dokumentoida tarkan lupamatriisin tältä sivulta?
Käytä User Roles -asetuksia saadaksesi tarkat rooliluvat. Tällä sivulla kerrotaan jäsenten elinkaaresta ja tilan käyttörajoituksista.