Hallitse kansioita kokoelmissa

Kansioihin liittyvää työtä Kokoelmien sisällä. Kansio voi sisältää muita kansioita ja tuettuja kohteita, kuten luetteloita, asiakirjoja, tauluja, koontinäyttöjä ja tavoitteita.

Käytä kansioita, kun haluat:

1. Pidä toisiinsa liittyvät kohteet yhdessä.
2. Erottele asiakkaat, osastot, aloitteet, toiminta-alueet tai projektit.
3. Vähennä sotkua kokoelmien ylimmällä tasolla.
4. Hallitse, ketkä voivat nähdä arkaluontoiset työryhmät.
5. Siirrä joukko aiheeseen liittyviä töitä selkeämpään paikkaan.

Ennen kuin aloitat

• Sinulla on oltava pääsy aktiiviseen Space-ryhmään.
• Kansioiden luominen edellyttää luontioikeuksia.
• Uudelleennimeäminen, siirtäminen, värin muuttaminen tai yksityisyyden muuttaminen vaatii muokkaus- tai asetusoikeudet.
• Kansioiden arkistointi tai poistaminen edellyttää niiden poistamista tai hallintaa.
• Yksityiset kansiot näkyvät vain jäsenille ja käyttäjille, joilla on riittävät järjestelmänvalvojan käyttöoikeudet.

Miten kansiot järjestävät työn

1. Create or open a folder from Collections.
2. Lisää siihen liittyviä kohteita.
3. Käytä rivitoimintoja tai navigointipolkutoimintoja kansion hallintaan.
4. Siirrä kohteita kansioon tai pois kansiosta rakenteen muuttuessa.
5. Arkistoi tai poista kansiot vain silloin, kun kansion pitäisi poistua aktiivisesta työstä.

Odotettu tulos: Aiheeseen liittyvää työtä on edelleen helppo selata ja käyttäjät voivat kertoa, mihin kukin kohde kuuluu.

Luo kansio

1. Avaa Kokoelmat tai yläkansio.
2. Valitse Lisää.
3. Valitse Kansio.
4. Kirjoita selkeä nimi.
5. Avaa kansio ja lisää siihen liittyvät kohteet.

Avaa kansio

1. Avaa Kokoelmat.
2. Valitse kansion rivi tai kansion nimi.
3. Vahvista, että navigointipolku näyttää nykyisen kansion.
4. Käytä navigointipolun Kokoelmat palataksesi ylätasolle.
5. Käytä yläkansion vaihemerkkiä siirtyäksesi yhden tason ylöspäin, kun se on käytettävissä.

Lisää töitä kansioon

1. Avaa kansio.
2. Valitse Lisää kansionäkymässä, tyhjässä tilassa tai kansiorivillä.
3. Valitse kohteen tyyppi.
4. Viimeistele valintaikkuna tai asetusnäyttö.
5. Varmista, että uusi kohde näkyy kansion sisällä.

Nimeä kansio uudelleen

1. Avaa kansio tai sen lisätoimintovalikko.
2. Valitse Nimeä uudelleen tai Asetukset valikon sijainnin mukaan.
3. Kirjoita uusi nimi.
4. Vahvista navigointipolku ja Kokoelmat-rivin päivitys.

Muuta kansion väriä

1. Avaa kansion asetukset.
2. Etsi kansion Väri-säädin.
3. Valitse väri, joka auttaa kansion erottumaan muista.
4. Vahvista kansion kuvakkeen päivitykset.

Väri on vain visuaalinen apuväline. Se ei muuta käyttöoikeuksia tai kohteen käyttäytymistä.

Tee kansiosta yksityinen

1. Avaa kansion asetukset.
2. Ota käyttöön Tee yksityiseksi, kun se on käytettävissä.
3. Valitse, kenellä on käyttöoikeus.
4. Tallenna tai sulje käyttöoikeusluettelon vahvistamisen jälkeen.
5. Pyydä jäseniä päivittämään, jos käyttöoikeus muuttui heidän tarkastellessaan kansiota.

Käytä yksityisiä kansioita arkaluontoiseen tai rajoitetun pääsyn työhön. Älä luota pelkästään nimeämiseen arkaluonteisen sisällön suojaamiseksi.

Siirrä kansio

1. Avaa kansion lisätoimintojen valikko.
2. Valitse Siirrä.
3. Valitse ylimmälle tasolle Kokoelmat tai valitse kohdekansio.
4. Varmista, että kansio näkyy uudessa paikassa.
5. Tarkista sisäkkäinen sisältö, jos kansio sisältää useita kohteita.

Arkistoi tai poista kansio

1. Avaa kansio tai sen lisätoimintovalikko.
2. Valitse Arkistoi tai Poista.
3. Lue vahvistus huolellisesti.
4. Vahvista vain, kun ymmärrät vaikutuksen aktiivisiin kokoelmiin.
5. Käytä asetusten palautusalueita, jos kansio on palautettava myöhemmin.

Kansioiden nimeämisstandardit

Käytä nimiä, jotka vastaavat ihmisten haku- ja selaustapaa. Hyvät nimet kuvaavat yleensä asiakasta, tiimiä, prosessialuetta, tavoitealuetta tai aktiivista aloitetta.

Vältä:

• Epämääräiset nimet, kuten Misc tai Stuff.
• Päällekkäiset nimet samassa yläkansiossa.
• Erittäin pitkät nimet, jotka kutistuvat navigaatiossa tai mobiilinavigaatiossa.
• Nimet, jotka viittaavat kansioon, arkistoidaan, kun se on edelleen aktiivinen.

Vianetsintä

Kansio on tyhjä

• Ongelma: Kansio avautuu, mutta siinä ei näy kohteita.
• Syy: Näkyviä kohteita ei ole, tai kohteita on siirretty, arkistoitu, poistettu tai rajoitettu.
• Ratkaisu:
  1. Käytä Lisää luodaksesi ensimmäinen kohde tarvittaessa.
  2. Etsi puuttuvaa kohdetta.
  3. Valitse Arkistoidut ja Äskettäin poistetut, jos sinulla on käyttöoikeus.
  4. Pyydä Space-järjestelmänvalvojaa vahvistamaan yksityisen kansion käyttöoikeus.

Et voi avata kansiota

• Ongelma: Kansion valitseminen ei näytä sen sisältöä.
• Syy: Sinulla ei ehkä ole pääsyä, kansio on ehkä poistettu tai sivu saattaa edelleen latautua.
• Ratkaisu:
  1. Päivitä sivu.
  2. Vahvista aktiivinen Space.
  3. Etsi kansion nimellä.
  4. Pyydä omistajaa tai Space-järjestelmänvalvojaa vahvistamaan käyttöoikeus.

Folder settings are disabled

• Ongelma: Nimeä, väriä, yksityisyyttä tai jakamista ei voi muokata.
• Syy: Sinulla ei ehkä ole asetusten käyttöoikeutta, saatat olla offline-tilassa tai sopimukseen saattaa liittyä raja.
• Ratkaisu:
  1. Tarkista yhteys.
  2. Ask for edit or settings access.
  3. Pyydä järjestelmänvalvojaa vahvistamaan suunnitelman ja sovellusasetusten rajoitukset.

Moving a folder does not work

• Ongelma: Valitset kohteen, mutta kansio pysyy paikallaan.
• Syy: Sinulla ei ehkä ole pääsyä, kohde ei ehkä ole käytettävissä tai päivitystä ei ehkä ole tallennettu.
• Ratkaisu:
  1. Refresh and check both locations.
  2. Kokeile Siirrä uudelleen kansion lisätoimintojen valikosta.
  3. Valitse Kokoelmat siirtääksesi kansion ylimmälle tasolle.
  4. Pyydä järjestelmänvalvojaa vahvistamaan pääsy molempiin paikkoihin.

FAQ

Should every project be a folder?

Käytä kansiota, kun useita toisiinsa liittyviä kohteita täytyy selata yhdessä. Jos työ on vain tehtävän suorittamista, luettelo voi riittää.

Can folders contain private work?

Kyllä. Pääsy riippuu Space-roolista, kansion yksityisyydestä, kohteiden yksityisyydestä ja jakamisasetuksista.

Can I recover a deleted folder?

Yleensä kannattaa valita Asetukset > Äskettäin poistetut. Palautus riippuu säilytyksestä, luvista ja kohteiden tuesta.