Arkistoi, poista ja palauta kokoelmakohteita

Arkistointi ja poistaminen ovat kokoelmakohteiden puhdistustoimintoja. Käytä arkistoa, kun kohteen pitäisi poistua aktiivisista näkymistä, mutta sitä voidaan silti tarvita myöhemmin. Käytä poistoa, kun kohde pitäisi poistaa aktiivisesta työstä ja palauttaa vain Äskettäin poistetut -toiminnolla, kun sitä tuetaan.

Tarkista palautuspolku, ennen kuin poistat kansioita, luetteloita, asiakirjoja, tauluja, koontinäyttöjä, tavoitteita tai muita tuettuja kohteita.

Ennen kuin aloitat

• Sinulla on oltava pääsy kohteeseen.
• Arkistointi, arkistosta poistaminen, poistaminen ja palauttaminen edellyttävät oikeanlaista lupaa.
• Kohdetyypin on tuettava toimintoa.
• Sisäänrakennetut tai suojatut kohteet eivät välttämättä salli arkistointia tai poistamista.
• Palautus riippuu käyttöoikeuksista, säilytyksestä ja siitä, onko kohde edelleen olemassa palautusalueella.

Arkistoi, poista ja palauta viite

Toiminta	Paras käyttö	Mistä aloittaa	Palautuspolku
Arkisto	Piilota valmiit, keskeytetyt tai passiiviset työt aktiivisista näkymistä.	Selaa navigointipolkuja lisää toimintoja, riviä lisää toimintoja tai tuoteasetuksia, kun ne ovat käytettävissä.	Asetukset > Arkistoitu.
Poista arkistosta	Palauta arkistoidut työt aktiivisiin näkymiin.	Asetukset > Arkistoitu.	Kohde palaa aktiivisiin kokoelmiin tai sen pääsijaintiin, kun mahdollista.
Poista	Poista päällekkäiset, virheelliset tai tarpeettomat työt.	Selaa navigointipolkuja lisää toimintoja, riviä lisää toimintoja tai tuoteasetuksia, kun ne ovat käytettävissä.	Asetukset > Äskettäin poistettu, kun tuettu.
Palauta	Palauta poistettu kohde.	Asetukset > Äskettäin poistettu.	Tuote palaa edelliseen sijaintiinsa tai lähimpään voimassa olevaan sijaintiinsa.

Vahvistuskäyttäytyminen

Vahvistus	Mitä kannattaa tarkistaa
Arkiston vahvistus	Vahvista kohteen nimi ja se, että se on tarkoitus piilottaa aktiivisista näkymistä.
Poista vahvistus	Vahvista kohteen nimi ja ymmärrä, että se jättää aktiivisen työn kaikille, joilla on pääsy.
Toiminto poistettu käytöstä	Sinulla ei todennäköisesti ole lupaa, olet offline-tilassa tai kohde on suojattu.
Toiminta puuttuu	Kohteen tyyppi, sisäänrakennettu tila tai nykyinen näyttö eivät välttämättä tue tätä toimintoa.

Jos olet epävarma, valitse arkistoi poistamisen sijaan, kun kohdetta voidaan tarvita myöhemmin.

Kuinka arkistointi, poistaminen ja palautus toimivat

1. Avaa kohde tai etsi se Kokoelmista.
2. Avaa navigointipolku tai rivi lisää toimintoja -valikko.
3. Valitse Arkistoi tai Poista.
4. Tarkista vahvistus.
5. Vahvista toiminto vain, kun kohteen pitäisi poistua aktiivisesta työstä.
6. Käytä Asetukset > Arkistoitu tai Asetukset > Äskettäin poistettu palauttaaksesi kohteet tarvittaessa.

Odotettu tulos: Aktiiviset kokoelmat pysyvät puhtaina, kun taas palautettava työ on löydettävissä oikean asetusalueen kautta.

Arkistoi kohde

1. Avaa kohde tai etsi se Kokoelmista.
2. Avaa Lisää toimintoja -valikko.
3. Valitse Arkisto.
4. Vahvista arkistointitoiminto.
5. Tarkista, että kohde ei enää näy aktiivisissa kokoelmissa.

Poista kohteen arkistosta

1. Avaa Asetukset.
2. Avaa Arkistoitu.
3. Etsi kohde tyypin, nimen tai päivämäärän mukaan.
4. Valitse arkistosta poistotoiminto.
5. Vahvista, että kohde näkyy uudelleen aktiivisessa työssä.

Poista kohde

1. Avaa kohde tai etsi se Kokoelmista.
2. Avaa Lisää toimintoja -valikko.
3. Valitse Poista.
4. Lue vahvistus ja tuotteen nimi.
5. Vahvista vain, kun kohde tulee poistaa aktiivisesta työstä.

Palauta poistettu kohde

1. Avaa Asetukset.
2. Avaa Äskettäin poistettu.
3. Etsi kohde.
4. Valitse Palauta, kun se on käytettävissä.
5. Varmista, että kohde näkyy odotetussa tilassa tai kansiossa.

Valitse Arkistoi tai Poista sijaan Siirrä

Käytä Siirrä, kun kohde on kelvollinen mutta sijaitsee väärässä kansiossa. Siirrä pitää kohteen aktiivisena ja välttää palautusvaiheet.

Päätösopas

Tilanne	Recommended action
Työ on valmis, mutta siihen voidaan viitata myöhemmin.	Arkisto.
Kohde on väärässä kansiossa.	Siirrä.
Tuotteen nimi on hämmentävä.	Nimeä uudelleen.
Kohde on kaksoiskappale tai luotu vahingossa.	Poista palautusodotusten vahvistamisen jälkeen.
Kohde sisältää arkaluontoisia töitä, jotka vain joidenkin pitäisi nähdä.	Tarkista tietosuoja- ja jakamisasetukset poistamisen sijaan.
Kohde on sisäänrakennettu tai sitä käytetään raportoinnissa.	Kysy järjestelmänvalvojalta ennen arkistointia tai poistamista.

Vianetsintä

Arkistointi tai poistaminen ei ole käytössä

• Ongelma: Voit nähdä Arkistoi tai Poista, mutta et voi valita sitä.
• Syy: Sinulla ei ehkä ole poisto-/hallintaoikeutta, saatat olla offline-tilassa tai kohde saattaa olla suojattu.
• Ratkaisu:
  1. Vahvista yhteys.
  2. Pyydä tarvittava lupa omistajalta tai Spacen järjestelmänvalvojalta.
  3. Käytä Siirrä tai Nimeä uudelleen, jos tarvitset vain puhdistusta etkä sinulla ole poistooikeutta.

Et löydä arkistoitua kohdetta

• Ongelma: Kohde katosi kokoelmista arkistoinnin jälkeen.
• Syy: Arkistoidut kohteet on piilotettu aktiivisista näkymistä.
• Ratkaisu:
  1. Avaa Asetukset.
  2. Avaa Arkistoitu.
  3. Hae tai selaa kohdetyypin ja nimen mukaan.
  4. Poista se arkistosta, jos se palaa aktiiviseen toimintaan.

Et löydä poistettua kohdetta

• Ongelma: Kohde ei ole Äskettäin poistettu-luettelossa.
• Syy: Sinulla ei ehkä ole pääsyä, säilytysikkuna on saattanut kulua umpeen tai kohdetyyppiä ei ehkä voida palauttaa siellä.
• Ratkaisu:
  1. Vahvista aktiivinen Space.
  2. Pyydä tilan omistajaa tai järjestelmänvalvojaa tarkistamaan Äskettäin poistetut.
  3. Etsi kohde, jos se on siirretty tai arkistoitu sen sijaan.
  4. Ilmoita ongelmasta, jos kohde on äskettäin poistettu ja sen pitäisi olla palautettavissa.

Palautettu kohde puuttuu odotetusta kansiosta

• Ongelma: Palautus onnistuu, mutta kohde ei ole odotetulla tavalla.
• Syy: Pääkansio voi olla arkistoitu, poistettu, yksityinen tai ei ole käytettävissä.
• Ratkaisu:
  1. Hae palautettua kohdetta nimellä.
  2. Tarkista ylätason Kokoelmat-näkymä.
  3. Tarkista, tarvitseeko pääkansio myös palautusta tai käyttöoikeuksia koskevia muutoksia.
  4. Siirrä kohde oikeaan kansioon löydettyäsi sen.

FAQ

Voinko palauttaa kaiken poistamani?

Ei aina. Palautus riippuu kohteen tyypistä, käyttöoikeuksista, säilytyksestä ja siitä, näkyykö poistettu kohde edelleen Äskettäin poistetut -kohdassa.

Pitäisikö valmiit työt arkistoida?

Arkisto on sopiva, kun teoksen pitäisi jättää aktiivisia näkymiä, mutta pysyä palautettavissa viitettä varten.

Mistä saan tavarat takaisin?

Käytä Asetukset > Arkistoitu arkistoiduille kohteille ja Asetukset > Äskettäin poistettu poistetuille kohteille.

Poistaako arkisto käyttöoikeuden?

Ei. Arkisto muuttaa aktiivista näkyvyyttä. Se ei korvaa yksityisyyttä, jakamista tai roolilupia.