Compartir, archivar, eliminar y restaurar documentos

Los documentos se pueden compartir, restringir, archivar, eliminar y restaurar. Estas acciones afectan quién puede ver el documento y si aparece en las colecciones activas.

Revise el comportamiento de uso compartido y recuperación antes de cambiar el acceso o eliminar un documento.

Antes de empezar

• Necesita acceso de visualización para inspeccionar el documento.
• Los cambios en el acceso compartido y privado requieren acceso a la configuración.
• Archivar, desarchivar, eliminar y restaurar requieren acceso para eliminar o restaurar.
• Los enlaces públicos dependen de la configuración del espacio, la disponibilidad del plan y el estado en línea.

Compartir referencia

Opción de compartir	lo que significa	Úselo cuando
Enlace de la aplicación para iniciar sesión	Abre el documento para los usuarios que ya tienen acceso.	Compártelo con compañeros de equipo que estén en el espacio correcto.
Enlace público	Abre una página de documento pública de solo lectura cuando el uso compartido público está habilitado.	Comparta con personas que deberían verlo sin iniciar sesión en la aplicación.
Hacer privado	Restringe el acceso a usuarios seleccionados explícitamente.	Limite el contexto escrito sensible a un grupo más pequeño.
Compartido con usuarios	Controla quién puede acceder a un documento privado.	Agregue o elimine colaboradores para documentos privados.
propietario	Muestra quién es el propietario del documento.	Pregúntale a esta persona o a un administrador del espacio sobre cambios de acceso.

Comparta un documento de forma segura

1. Abra el documento.
2. Seleccione el título o el menú de más acciones.
3. Abra Configuración o Compartir.
4. Elija el método correcto para compartir:
   • Utilice un enlace público solo para visualización externa de solo lectura.
   • Utilice el uso compartido privado para los colaboradores que hayan iniciado sesión.
   • Utilice el enlace de una aplicación para iniciar sesión solo cuando el destinatario ya tenga acceso.
5. Copie o envíe el enlace una vez confirmado el acceso.

Archivar, eliminar y restaurar referencia

acción	que pasa	Uso más seguro
Archivar	Elimina el documento de las colecciones activas sin tratarlo como eliminado.	Úselo para documentos inactivos que pueda necesitar más adelante.
Desarchivar	Devuelve un documento archivado a visibilidad activa.	Úselo cuando se reanude el trabajo.
Eliminar	Elimina el documento y puede enviarlo a Eliminado recientemente.	Úselo solo cuando deba eliminarse el documento.
Restaurar	Recupera un documento eliminado cuando la recuperación está disponible.	Úselo desde Eliminados recientemente antes de que caduque la retención.
Restauración de versión	Restaura contenido de documentos antiguos.	Úselo cuando el documento exista pero el contenido necesite revertirse.

Recuperar un documento

1. Abra Configuración.
2. Vaya a Archivado si el documento se archivó o a Eliminado recientemente si se eliminó.
3. Busque por título del documento.
4. Elija Desarchivar o Restaurar.
5. Vuelva a abrir la colección/carpeta esperada y confirme que el documento esté visible.

Comportamiento de documento público de solo lectura

• Los visores de documentos públicos son para leer, no para editar.
• Los visores públicos no exponen los activadores de la guía documento, los controles de uso compartido privado, las acciones de restauración, archivo o eliminación de versiones.
• Si el enlace público está inactivo, desactualizado o el documento se elimina, el espectador puede mostrar un estado de contenido faltante.
• Para problemas de enlaces públicos, utilice Solucionar problemas de acceso público.

Solución de problemas

Alguien no puede abrir un enlace de documento

• Síntoma: el destinatario no ve acceso, no se encuentra o ve una página de solo lectura que no esperaba.
• Causa: Es posible que tengan un enlace de aplicación para iniciar sesión sin acceso, un enlace público inactivo o una cuenta/espacio incorrecto.
• Solución:
  1. Confirme si el enlace es público o solo para la aplicación iniciada.
  2. Pídale al destinatario que inicie sesión con la cuenta esperada.
  3. Compruebe la configuración para compartir documentos.
  4. Cree o reactive un enlace público solo cuando esté previsto una visualización externa de solo lectura.

Archivar o Eliminar está deshabilitado

• Síntoma: la acción es visible pero está deshabilitada o no es visible en absoluto.
• Causa: Es posible que no tenga acceso de eliminación, que el documento esté protegido o que la aplicación esté sin conexión.
• Solución:
  1. Confirme su acceso con el propietario o administrador del espacio.
  2. Vuelva a conectarse si no está conectado.
  3. Pida a un administrador que archive, elimine o restaure el documento si es necesario.

La restauración de la versión no funcionó

• Síntoma: la versión seleccionada no se restauró.
• Causa: No se pudieron aplicar los datos de la versión, el documento no se pudo editar o no se pudo guardar.
• Solución:
  1. Confirme el acceso de edición.
  2. Intente restaurar nuevamente mientras está en línea.
  3. Copie el contenido importante antes de volver a intentarlo si el documento es crítico para el negocio.