Docs

Escribir y organizar documentos

Los documentos son para contexto escrito, notas, decisiones, instrucciones operativas y material de referencia dentro de un Espacio. Utilice un documento cuando el equipo necesite información escrita duradera que se pueda abrir desde Colecciones, Búsqueda, Centro de comando, enlaces y trabajos relacionados.

Utilice Documentos para:

Capture notas de reuniones, decisiones y contexto del proyecto.
Escriba instrucciones o material de referencia que sean fáciles de encontrar.
Convierte el texto seleccionado en tareas rastreadas o en una nueva Lista cuando el editor lo admita.
Comparta contexto escrito con las personas adecuadas o mediante un enlace público de solo lectura cuando el uso compartido público esté habilitado.
Revise el historial de versiones cuando sea necesario inspeccionar o restaurar contenido anterior.

Términos que puede ver:

Título del documento es el nombre que se muestra en Colecciones, Búsqueda, enlaces y el encabezado del cuadro de diálogo Documento.
Área de edición es donde reside el contenido escrito, el formato, las tablas, las imágenes y las acciones de texto seleccionado.
Cuadro de diálogo de configuración se abre desde el título o la acción de compartir y contiene controles de cambio de nombre, propietario, uso compartido, enlace público, acceso privado, archivo y eliminación.
Historial de versiones permite a los usuarios comparar versiones guardadas y restaurar contenido cuando esté permitido.
Cuadro de diálogo de documento se puede abrir desde otra parte de la aplicación para que pueda leer o editar sin perder su lugar.

Documentos Artículos

Antes de empezar

Necesita acceso al documento o a la colección/carpeta donde se encuentra.
Crear, editar, compartir, archivar, eliminar, restaurar o ver el historial de versiones requiere el acceso correspondiente.
El uso compartido público, los controles de acceso privado y algunas herramientas de edición se pueden ocultar según la configuración del espacio, la disponibilidad del plan, los permisos, el estado sin conexión o el tamaño de la pantalla.
En dispositivos móviles, se abre cuadros de diálogo de documentos y cuadros de diálogo de selección como pantallas de altura completa para que los controles de edición permanezcan accesibles.
Los dispositivos táctiles pueden ocultar los controles del editor que solo se pueden desplazar hasta que toque dentro del editor o seleccione texto.
Los títulos largos y los encabezados del historial de versiones pueden acortarse en pantallas pequeñas.

Solución de problemas

Falta un documento

Síntoma: La búsqueda, las colecciones o un vínculo no muestran el documento esperado.
Causa: Es posible que esté en el espacio equivocado, que el documento sea privado, esté archivado, eliminado o que no tenga acceso.
Solución:
1. Confirme el espacio activo y la cuenta iniciada.
2. Búsqueda por título completo o parcial del documento.
3. Marque la Colección esperada, Archivada y Eliminada recientemente si tiene acceso.
4. Pida al propietario o al administrador del espacio que confirme el acceso.

Se abre un documento de solo lectura

Síntoma: Puede leer el documento pero no puede editar el título ni el contenido.
Causa: Tiene acceso de solo lectura, la edición está deshabilitada o el documento se encuentra en un estado restringido.
Solución:
1. Confirme que abrió el documento correcto.
2. Solicite acceso de edición al propietario o al administrador del espacio.
3. Actualizar después de cambios de acceso.

El comportamiento del enlace público es confuso

Síntoma: un enlace abre una página pública de solo lectura o un compañero de equipo no puede abrir el enlace de la aplicación iniciada.
Causa: Los enlaces públicos y los enlaces de aplicaciones iniciadas tienen diferentes reglas de acceso.
Solución:
1. Utilice Crear y administrar enlaces públicos para acceso externo de solo lectura.
2. Utilice controles de uso compartido privado para los colaboradores que hayan iniciado sesión.
3. Confirme que el destinatario está utilizando la cuenta y el espacio correctos.

Preguntas frecuentes

¿Debería utilizar un documento o una tarea?

Utilice un documento para contexto, decisiones y explicaciones detalladas. Utilice una tarea cuando el trabajo necesite un propietario, estado, fecha de vencimiento, recordatorios o informes.

¿Debo usar un Doc o una pizarra?

Utilice un documento para escritura estructurada. Utilice una pizarra para planificación visual, diagramas, bocetos y lluvia de ideas.