Administrar contactos de CRM

Los contactos de CRM almacenan detalles de relaciones específicos de cada persona. Un contacto puede incluir nombres, correos electrónicos, teléfonos, direcciones, empresas vinculadas, propietarios, personas asignadas, etiquetas, notas, tareas y comentarios.

Antes de empezar

• CRM y Contactos deben estar habilitados en Configuración de la aplicación.
• Necesita acceso de visualización para abrir Contactos.
• La creación de contactos requiere acceso de creación.
• La edición de campos requiere acceso de edición.
• Para eliminar contactos se requiere acceso de eliminación.
• Las tareas de seguimiento requieren acceso a Lista/Tarea.

Crear un contacto

1. Abra CRM.
2. Seleccione Contactos.
3. Seleccione + Contacto.
4. Ingrese Nombre o Apellido.
5. Agregue correo electrónico, teléfono, dirección, empresa vinculada, propietario, personas asignadas, etiquetas y notas según sea necesario.
6. Seleccione + Contacto para guardar.

Resultado esperado: el contacto aparece en la lista de contactos y se puede abrir desde CRM, Búsqueda o selectores relacionados.

Referencia del campo de contacto

Campo o control	Qué almacena	Notas
Nombre	Nombre de la persona.	Al menos un campo de nombre debe ser significativo para la búsqueda.
Apellido	Apellido de la persona.	Combinado con el nombre para mostrar.
Correos electrónicos	Direcciones de correo electrónico.	Etiquetas: principal, laboral, personal, otras.
Teléfonos	Números de teléfono.	Etiquetas: principal, trabajo, móvil, hogar, otro.
Direcciones	Detalles de correo o ubicación.	Etiquetas: principal, trabajo, facturación, envío, domicilio, otros. Los campos incluyen línea 1, línea 2, ciudad, estado, código postal y país.
Empresas	Empresas vinculadas y puesto de trabajo.	Visible solo cuando Empresas está habilitado.
Propietario	Propietario principal del contacto.	Elija entre los miembros activos del espacio.
Personas asignadas	Personas adicionales responsables del seguimiento.	Se pueden seleccionar varios miembros.
Etiquetas	Etiquetas para segmentación o filtrado.	La creación de etiquetas depende del acceso a las etiquetas.
Notas	Notas de texto enriquecido sobre el contacto.	Utilice Comentarios para discusión y Tareas para elementos de acción.
Eliminar	Elimina el contacto después de la confirmación.	Visible solo para contactos existentes con acceso de eliminación.
Guardar	Guarda las ediciones de un contacto existente.	Deshabilitado sin acceso de edición o sin conexión.

Referencia de la lista de contactos

Elemento	Lo que muestra	Notas
Buscar	Abre un campo de búsqueda para contactos existentes.	Buscar por nombre, correo electrónico o teléfono.
Recuento de registros	Muestra el número de contactos en la lista.	Actualizaciones con resultados de búsqueda.
Tarjeta de contacto	Muestra el nombre y los detalles de correo electrónico/teléfono disponibles.	Seleccione para abrir detalles.
Más acciones	Muestra acciones de registro permitidas.	Algunas acciones se ocultan intencionalmente si no son compatibles con los registros de CRM.
Acción de lista vacía	Muestra + Contacto cuando no existen contactos.	Úselo para crear el primer contacto.

• En dispositivos móviles, los detalles del contacto se abren en un cuadro de diálogo de pantalla completa.
• Las pestañas se pueden deslizar en pantallas pequeñas.
• La edición de direcciones abre un formulario pequeño en el escritorio y puede ocupar más espacio en el móvil.

Solución de problemas

No puede guardar un contacto

• Síntoma: Guardar está deshabilitado o el contacto no se actualiza.
• Causa: Es posible que no tenga acceso de edición o que la aplicación esté sin conexión.
• Solución:
  1. Confirme el acceso de edición con un administrador del espacio.
  2. Vuelva a conectarse si no está conectado.
  3. Intente guardar nuevamente después de que los campos sean válidos.

Falta la empresa vinculada

• Síntoma: No puede adjuntar una empresa a un contacto.
• Causa: Es posible que las empresas estén deshabilitadas, que no tenga acceso a la empresa o que aún no exista ninguna empresa.
• Solución:
  1. Pida a un administrador del espacio que confirme que las empresas están habilitadas.
  2. Cree la empresa si tiene acceso.
  3. Busque por nombre completo o parcial de la empresa.

Aparece un contacto duplicado

• Síntoma: Dos contactos representan a la misma persona.
• Causa: Se creó un contacto en lugar de actualizar el registro existente.
• Solución:
  1. Compare nombres, correos electrónicos y teléfonos.
  2. Mueva notas o seguimiento al contacto que mantendrá su equipo.
  3. Elimine o archive el duplicado solo cuando haya confirmado que es seguro.