Dokumente teilen, archivieren, löschen und wiederherstellen

Dokumente können geteilt, eingeschränkt, archiviert, gelöscht und wiederhergestellt werden. Diese Aktionen wirken sich darauf aus, wer das Dokument sehen kann und ob es in aktiven Sammlungen angezeigt wird.

Überprüfen Sie das Freigabe- und Wiederherstellungsverhalten, bevor Sie den Zugriff ändern oder ein Dokument entfernen.

Bevor Sie beginnen

• Sie benötigen Ansichtszugriff, um das Dokument zu prüfen.
• Freigabe- und private Zugriffsänderungen erfordern Einstellungszugriff.
• Für das Archivieren, Dearchivieren, Löschen und Wiederherstellen ist Lösch- oder Wiederherstellungszugriff erforderlich.
• Öffentliche Links hängen von den Space-Einstellungen, der Planverfügbarkeit und dem Online-Status ab.

Referenz teilen

Option zum Teilen	Was es bedeutet	Verwenden Sie es wann
Link zur angemeldeten App	Öffnet das Dokument für Benutzer, die bereits Zugriff haben.	Teilen Sie es mit Teamkollegen, die sich im richtigen Bereich befinden.
Öffentlicher Link	Öffnet eine schreibgeschützte öffentliche Dokumentseite, wenn die öffentliche Freigabe aktiviert ist.	Teilen Sie es mit Personen, die es ansehen sollen, ohne sich bei der App anzumelden.
Privat machen	Beschränkt den Zugriff auf explizit ausgewählte Benutzer.	Beschränken Sie sensiblen schriftlichen Kontext auf eine kleinere Gruppe.
Für Benutzer freigegeben	Steuert, wer auf ein privates Dokument zugreifen kann.	Fügen Sie Mitarbeiter für private Dokumente hinzu oder entfernen Sie sie.
Besitzer	Zeigt an, wem das Dokument gehört.	Bitten Sie diese Person oder einen Space-Administrator um Zugriffsänderungen.

Teilen Sie ein Dokument sicher

1. Öffnen Sie das Dokument.
2. Wählen Sie den Titel oder das Menü „Weitere Aktionen“ aus.
3. Öffnen Sie Einstellungen oder Teilen.
4. Wählen Sie die richtige Freigabemethode:
   • Verwenden Sie einen öffentlichen Link nur zur schreibgeschützten externen Anzeige.
   • Nutzen Sie die private Freigabe für angemeldete Mitarbeiter.
   • Verwenden Sie einen Link zur angemeldeten App nur, wenn der Empfänger bereits Zugriff hat.
5. Kopieren oder senden Sie den Link, nachdem der Zugriff bestätigt wurde.

Referenz archivieren, löschen und wiederherstellen

Aktion	Was passiert	Sicherere Verwendung
Archiv	Entfernt das Dokument aus aktiven Sammlungen, ohne es als gelöscht zu behandeln.	Für inaktive Dokumente verwenden, die Sie möglicherweise später benötigen.
Dearchivieren	Bringt ein archiviertes Dokument wieder zur aktiven Sichtbarkeit zurück.	Verwenden Sie es, wenn die Arbeit wieder aufgenommen wird.
Löschen	Entfernt das Dokument und sendet es möglicherweise an „Zuletzt gelöscht“.	Nur verwenden, wenn das Dokument entfernt werden soll.
Wiederherstellen	Bringt ein gelöschtes Dokument zurück, wenn eine Wiederherstellung verfügbar ist.	Von „Zuletzt gelöscht“ verwenden, bevor die Aufbewahrung abläuft.
Versionswiederherstellung	Stellt ältere Dokumentinhalte wieder her.	Verwenden Sie diese Option, wenn das Dokument vorhanden ist, der Inhalt jedoch zurückgesetzt werden muss.

Stellen Sie ein Dokument wieder her

1. Öffnen Sie Einstellungen.
2. Gehen Sie zu Archiviert, wenn das Dokument archiviert wurde, oder zu Zuletzt gelöscht, wenn es gelöscht wurde.
3. Suchen Sie nach dem Dokumenttitel.
4. Wählen Sie Dearchivieren oder Wiederherstellen.
5. Öffnen Sie die erwartete Sammlung/den erwarteten Ordner erneut und bestätigen Sie, dass das Dokument sichtbar ist.

Verhalten öffentlicher schreibgeschützter Dokumente

• Öffentliche Dokument-Viewer dienen zum Lesen, nicht zum Bearbeiten.
• Öffentliche Betrachter stellen keine Doc-Guide-Auslöser, Steuerelemente für die private Freigabe, Versionswiederherstellung, Archivierung oder Löschaktionen zur Verfügung.
• Wenn der öffentliche Link inaktiv oder veraltet ist oder das Dokument entfernt wird, kann dem Betrachter der Status „Fehlender Inhalt“ angezeigt werden.
• Bei Problemen mit öffentlichen Links verwenden Sie Fehlerbehebung beim öffentlichen Zugriff.

Fehlerbehebung

Jemand kann einen Dokumentlink nicht öffnen

• Problem: Der Empfänger sieht keinen Zugriff, keine gefundene Seite oder eine schreibgeschützte Seite, die er nicht erwartet hat.
• Ursache: Sie haben möglicherweise einen angemeldeten App-Link ohne Zugriff, einen öffentlichen Link, der inaktiv ist, oder das falsche Konto/den falschen Space.
• Lösung:
  1. Bestätigen Sie, ob der Link öffentlich oder nur für eine angemeldete App ist.
  2. Bitten Sie den Empfänger, sich mit dem erwarteten Konto anzumelden.
  3. Überprüfen Sie die Einstellungen für die Dokumentenfreigabe.
  4. Erstellen oder reaktivieren Sie einen öffentlichen Link nur, wenn die externe schreibgeschützte Anzeige beabsichtigt ist.

Archivieren oder Löschen ist deaktiviert

• Problem: Die Aktion ist sichtbar, aber deaktiviert oder überhaupt nicht sichtbar.
• Ursache: Möglicherweise haben Sie keinen Löschzugriff, das Dokument ist möglicherweise geschützt oder die App ist möglicherweise offline.
• Lösung:
  1. Bestätigen Sie Ihren Zugriff mit dem Eigentümer oder Space-Administrator.
  2. Stellen Sie die Verbindung wieder her, wenn Sie offline sind.
  3. Bitten Sie einen Administrator, das Dokument bei Bedarf zu archivieren, zu löschen oder wiederherzustellen.

Die Versionswiederherstellung hat nicht funktioniert

• Problem: Die ausgewählte Version wurde nicht wiederhergestellt.
• Ursache: Die Versionsdaten konnten nicht angewendet werden, das Dokument konnte nicht bearbeitet werden oder das Speichern ist fehlgeschlagen.
• Lösung:
  1. Bestätigen Sie den Bearbeitungszugriff.
  2. Versuchen Sie die Wiederherstellung erneut, während Sie online sind.
  3. Kopieren Sie wichtige Inhalte, bevor Sie es erneut versuchen, wenn das Dokument geschäftskritisch ist.