Del, arkivér, slet og gendan Docs

Dokumenter kan deles, begrænses, arkiveres, slettes og gendannes. Disse handlinger påvirker, hvem der kan se dokumentet, og om det vises i aktive samlinger.

Gennemgå delings- og gendannelsesadfærd, før du ændrer adgang eller fjerner et dokument.

Før du starter

• Du skal have visningsadgang for at inspicere dokumentet.
• Deling og ændringer af privat adgang kræver adgang til indstillinger.
• Arkivering, fjern arkivering, sletning og gendannelse kræver sletning eller gendannelsesadgang.
• Offentlige links afhænger af Space-indstillinger, planens tilgængelighed og onlinetilstand.

Delingsreference

Mulighed for deling	Hvad det betyder	Brug det når
Applink til logget ind	Åbner dokumentet for brugere, der allerede har adgang.	Del med holdkammerater, der er i den rigtige Space.
Offentligt link	Åbner en skrivebeskyttet offentlig dokumentside, når offentlig deling er aktiveret.	Del med personer, der bør se uden at logge ind på appen.
Gør privat	Begrænser adgangen til eksplicit valgte brugere.	Begræns følsom skriftlig kontekst til en mindre gruppe.
Delt med brugere	Styrer, hvem der kan få adgang til et privat dokument.	Tilføj eller fjern samarbejdspartnere til private dokumenter.
Ejer	Viser, hvem der ejer Doc.	Bed denne person eller en Space-administrator om adgangsændringer.

Del et dokument sikkert

1. Åbn dokumentet.
2. Vælg titlen eller menuen med flere handlinger.
3. Åbn Indstillinger eller Del.
4. Vælg den korrekte delingsmetode:
   • Brug kun et offentligt link til skrivebeskyttet ekstern visning.
   • Brug privat deling for samarbejdspartnere, der er logget ind.
   • Brug kun et logget ind applink, når modtageren allerede har adgang.
5. Kopiér eller send linket, når adgangen er bekræftet.

Arkiver, slet og gendan reference

Handling	Hvad sker der	Sikker brug
Arkiv	Fjerner dokumentet fra aktive samlinger uden at behandle det som slettet.	Brug til inaktive dokumenter, som du muligvis skal bruge senere.
Fjern arkivering	Returnerer et arkiveret dokument til aktiv synlighed.	Bruges, når arbejdet genoptages.
Slet	Fjerner dokumentet og sender det muligvis til Slettet for nylig.	Brug kun når Doc skal fjernes.
Gendan	Giver et slettet dokument tilbage, når gendannelse er tilgængelig.	Brug fra Nyligt slettet før opbevaring udløber.
Gendannelse af version	Gendanner ældre dokumentindhold.	Brug, når dokumentet findes, men indholdet skal rulle tilbage.

Gendan et dokument

1. Åbn Indstillinger.
2. Gå til Arkiveret, hvis dokumentet blev arkiveret, eller Slettet for nylig, hvis det blev slettet.
3. Søg efter Doc-titlen.
4. Vælg Fjern arkiv eller Gendan.
5. Genåbn den forventede samling/mappe, og bekræft, at dokumentet er synligt.

Offentlig skrivebeskyttet dokumentadfærd

• Public Doc-seere er til læsning, ikke redigering.
• Offentlige seere afslører ikke Doc-guide-udløsere, kontrolelementer til privat deling, versionsgendannelse, arkivering eller sletning.
• Hvis det offentlige link er inaktivt, forældet, eller dokumentet er fjernet, kan seeren vise en manglende indholdstilstand.
• For problemer med offentlige links, brug Fejlfind offentlig adgang.

Fejlfinding

Nogen kan ikke åbne et Doc-link

• Problem: Modtageren ser ingen adgang, ikke fundet eller en skrivebeskyttet side, som de ikke havde forventet.
• Årsag: De kan have et logget på app-link uden adgang, et offentligt link, der er inaktivt, eller den forkerte konto/Space.
• Løsning:
  1. Bekræft, om linket er offentligt eller kun en app, der er logget ind.
  2. Bed modtageren om at logge ind med den forventede konto.
  3. Tjek indstillingerne for dokumentdeling.
  4. Opret eller genaktiver kun et offentligt link, når ekstern skrivebeskyttet visning er tilsigtet.

Arkiver eller Slet er deaktiveret

• Problem: Handlingen er synlig, men deaktiveret eller slet ikke synlig.
• Årsag: Du har muligvis ikke sletteadgang, dokumentet kan være beskyttet, eller appen kan være offline.
• Løsning:
  1. Bekræft din adgang med ejeren eller Space-administratoren.
  2. Opret forbindelse igen, hvis du er offline.
  3. Bed en administrator om at arkivere, slette eller gendanne dokumentet, hvis det er nødvendigt.

Gendannelse af version virkede ikke

• Problem: Den valgte version blev ikke gendannet.
• Årsag: Versionsdataene kunne ikke anvendes, dokumentet kunne ikke redigeres, eller lagringen mislykkedes.
• Løsning:
  1. Bekræft redigeringsadgang.
  2. Prøv at gendanne igen, mens du er online.
  3. Kopier vigtigt indhold, før du prøver igen, hvis dokumentet er forretningskritisk.