Správa složek v kolekcích

Složky seskupují související práci uvnitř kolekcí. Složka může obsahovat další složky a podporované položky, jako jsou seznamy, dokumenty, tabule, řídicí panely a cíle.

Používejte složky, když potřebujete:

1. Udržujte související položky pohromadě.
2. Oddělte klienty, oddělení, iniciativy, provozní oblasti nebo projekty.
3. Snižte nepořádek na nejvyšší úrovni kolekcí.
4. Kontrolujte, kdo může vidět citlivé skupiny práce.
5. Přesuňte sadu souvisejících prací na přehlednější místo.

Než začnete

• Musíte mít přístup do aktivního prostoru.
• Vytváření složek vyžaduje přístup pro vytvoření.
• Přejmenování, přesun, změna barvy nebo změna soukromí vyžaduje přístup k úpravám nebo nastavení.
• Archivace nebo mazání složek vyžaduje mazání nebo přístup ke správě.
• Soukromé složky jsou viditelné pouze pro zařazené členy a uživatele s dostatečným oprávněním správce.

Jak složky organizují práci

1. Vytvořte nebo otevřete složku z kolekce.
2. Přidejte do něj související položky.
3. Ke správě složky použijte akce řádků nebo drobečkové akce.
4. Přesouvejte položky do složky nebo ze složky podle toho, jak se mění struktura.
5. Archivujte nebo odstraňte složky pouze v případě, že by složka měla opustit aktivní práci.

Očekávaný výsledek: Související práce lze snadno procházet a uživatelé mohou zjistit, kam která položka patří.

Vytvořte složku

1. Otevřete Collections nebo nadřazenou složku.
2. Vyberte Přidat.
3. Vyberte Složka.
4. Zadejte jasný název.
5. Otevřete složku a přidejte související položky.

Otevřete složku

1. Otevřete Sbírky.
2. Vyberte řádek složky nebo název složky.
3. Potvrďte, že drobenka zobrazuje aktuální složku.
4. Pomocí Sbírky ve strouhance se vraťte na nejvyšší úroveň.
5. Pomocí drobečkové navigace nadřazené složky se můžete posunout o úroveň výše, je-li k dispozici.

Přidejte práci do složky

1. Otevřete složku.
2. V zobrazení složky, prázdného stavu nebo řádku složky vyberte Přidat.
3. Vyberte typ položky.
4. Dokončete dialogové okno nebo obrazovku nastavení.
5. Potvrďte, že se ve složce objeví nová položka.

Přejmenujte složku

1. Otevřete složku nebo její nabídku dalších akcí.
2. Vyberte Přejmenovat nebo Nastavení v závislosti na umístění nabídky.
3. Zadejte nový název.
4. Potvrďte aktualizaci struktury a řádku kolekcí.

Změnit barvu složky

1. Otevřete nastavení složky.
2. Najděte složku Color control.
3. Vyberte barvu, která pomůže složce vyniknout.
4. Potvrďte aktualizace ikon složky.

Barva je pouze vizuální pomůcka. Nemění to oprávnění ani chování položky.

Nastavte složku jako soukromou

1. Otevřete nastavení složky.
2. Pokud je k dispozici, zapněte možnost Nastavit jako soukromé.
3. Vyberte, kdo by měl mít přístup.
4. Po potvrzení přístupového seznamu uložte nebo zavřete.
5. Požádejte členy o obnovení, pokud se změnil přístup, když si prohlíželi složku.

Používejte soukromé složky pro citlivou práci nebo práci s omezeným přístupem. Při ochraně citlivého obsahu se nespoléhejte pouze na pojmenování.

Přesunout složku

1. Otevřete nabídku dalších akcí složky.
2. Vyberte Přesunout.
3. Vyberte Collections pro nejvyšší úroveň nebo zvolte cílovou složku.
4. Potvrďte, že se složka zobrazuje v novém umístění.
5. Zkontrolujte vnořený obsah, pokud složka obsahuje mnoho položek.

Archivujte nebo odstraňte složku

1. Otevřete složku nebo její nabídku dalších akcí.
2. Vyberte Archivovat nebo Smazat.
3. Přečtěte si pozorně potvrzení.
4. Potvrďte pouze tehdy, když rozumíte dopadu na aktivní sbírky.
5. Pokud je potřeba složku později obnovit, použijte oblasti pro obnovení Nastavení.

Standardy pojmenování složek

Používejte názvy, které odpovídají tomu, jak lidé vyhledávají a procházejí. Dobrá jména obvykle popisují klienta, tým, procesní oblast, cílovou oblast nebo aktivní iniciativu.

Vyhněte se:

• Vágní názvy jako Misc nebo Stuff.
• Duplicitní názvy ve stejné nadřazené složce.
• Velmi dlouhé názvy, které se hroutí ve strouhance nebo mobilní navigaci.
• Názvy, které naznačují, že složka je archivována, když je stále aktivní.

Odstraňování problémů

Složka je prázdná

• Příznak: Složka se otevře, ale nezobrazuje žádné položky.
• Příčina: Neexistují žádné viditelné položky nebo položky byly přesunuty, archivovány, smazány nebo omezeny.
• Řešení:
  1. Pokud je to vhodné, použijte Přidat k vytvoření první položky.
  2. Vyhledejte chybějící položku.
  3. Pokud máte přístup, zaškrtněte políčko Archivováno a Nedávno smazáno.
  4. Požádejte správce prostoru o potvrzení přístupu k soukromé složce.

Nelze otevřít složku

• Příznak: Výběr složky nezobrazí její obsah.
• Příčina: Možná nemáte přístup, složka mohla být odstraněna nebo se stránka stále načítá.
• Řešení:
  1. Obnovte stránku.
  2. Potvrďte aktivní prostor.
  3. Vyhledejte název složky.
  4. Požádejte vlastníka nebo správce prostoru o potvrzení přístupu.

Nastavení složky jsou zakázána

• Příznak: Název, barvu, soukromí nebo ovládací prvky sdílení nelze upravit.
• Příčina: Možná nemáte přístup k nastavení, můžete být offline nebo může platit limit tarifu.
• Řešení:
  1. Zkontrolujte připojení.
  2. Požádejte o přístup k úpravám nebo nastavení.
  3. Požádejte správce, aby potvrdil omezení plánu a nastavení aplikace.

Přesunutí složky nefunguje

• Příznak: Vyberete cíl, ale složka zůstane na svém místě.
• Příčina: Možná nemáte přístup, cíl nemusí být dostupný nebo se aktualizace neuložila.
• Řešení:
  1. Obnovte a zkontrolujte obě místa.
  2. Zkuste znovu Přesunout z nabídky dalších akcí složky.
  3. Výběrem Sbírky přesunete složku na nejvyšší úroveň.
  4. Požádejte správce o potvrzení přístupu k oběma místům.

FAQ

Měl by být každý projekt složkou?

Složku použijte, když je potřeba procházet několik souvisejících položek společně. Pokud je práce pouze provedením úkolu, může stačit seznam.

Mohou složky obsahovat soukromou práci?

Ano. Přístup závisí na roli prostoru, soukromí složky, soukromí položky a nastavení sdílení.

Mohu obnovit smazanou složku?

Obvykle byste měli zkontrolovat Nastavení > Nedávno smazané. Obnova závisí na uchování, oprávnění a podpoře položek.