كتابة المستندات وتنظيمها
المستندات مخصصة للسياق المكتوب والملاحظات والقرارات وتعليمات التشغيل والمواد المرجعية داخل المساحة. استخدم مستندًا عندما يحتاج الفريق إلى معلومات مكتوبة متينة يمكن فتحها من المجموعات والبحث ومركز الأوامر والارتباطات والأعمال ذات الصلة.
استخدم المستندات من أجل:
- تسجيل ملاحظات الاجتماع والقرارات وسياق المشروع.
- اكتب التعليمات أو المواد المرجعية التي يجب أن يظل من السهل العثور عليها.
- قم بتحويل النص المحدد إلى مهام متعقبة أو قائمة جديدة عندما يدعمها المحرر.
- شارك السياق المكتوب مع الأشخاص المناسبين أو من خلال رابط عام للقراءة فقط عند تمكين المشاركة العامة.
- قم بمراجعة سجل الإصدارات عندما يلزم فحص المحتوى السابق أو استعادته.
المصطلحات التي قد تراها:
- **عنوان المستند ** هو الاسم الذي يظهر في المجموعات والبحث والروابط ورأس مربع حوار المستند. -**منطقة المحرر ** هي المكان الذي يوجد فيه المحتوى المكتوب والتنسيق والجداول والصور وإجراءات النص المحدد. -**يتم فتح مربع حوار الإعدادات ** من العنوان أو إجراء المشاركة ويحتوي على عناصر التحكم في إعادة التسمية والمالك والمشاركة والرابط العام والوصول الخاص والأرشفة والحذف. -**سجل الإصدارات ** يتيح للمستخدمين مقارنة الإصدارات المحفوظة واستعادة المحتوى عند السماح بذلك.
- يمكن فتح **مربع حوار المستند ** من جزء آخر من التطبيق حتى تتمكن من القراءة أو التعديل دون أن تفقد مكانك.
مقالات المستندات
قبل أن تبدأ
- تحتاج إلى الوصول إلى المستند أو المجموعة/المجلد الذي يوجد فيه.
- يتطلب إنشاء سجل الإصدارات أو تحريره أو مشاركته أو أرشفته أو حذفه أو استعادته أو عرضه الوصول المطابق.
- يمكن إخفاء المشاركة العامة وعناصر التحكم في الوصول الخاصة وبعض أدوات التحرير من خلال إعدادات المساحة أو توفر الخطة أو الأذونات أو حالة عدم الاتصال بالإنترنت أو حجم الشاشة.
استكشاف الأخطاء وإصلاحها
مستند مفقود
-**المشكلة : لا يُظهر البحث أو المجموعات أو الرابط المستند المتوقع. - السبب : ربما تكون في مساحة خاطئة، أو قد يكون المستند خاصًا، أو مؤرشفًا، أو محذوفًا، أو ربما لا يمكنك الوصول إليه. - الحل **:
- قم بتأكيد المساحة النشطة والحساب الذي تم تسجيل الدخول إليه.
- البحث حسب عنوان المستند الكامل أو الجزئي.
- تحقق من المجموعة المتوقعة والمؤرشفة والمحذوفة مؤخرًا إذا كان لديك حق الوصول.
- اطلب من المالك أو مشرف المساحة تأكيد الوصول.
يفتح المستند للقراءة فقط
-** المشكلة : يمكنك قراءة المستند ولكن لا يمكنك تعديل العنوان أو المحتوى. - السبب : لديك حق الوصول للعرض فقط، أو أن التحرير معطل، أو أن المستند في حالة مقيدة. - الحل **:
- تأكد من أنك فتحت المستند الصحيح.
- اطلب من المالك أو مشرف المساحة الوصول للتعديل.
- قم بالتحديث بعد تغييرات الوصول.
سلوك الارتباط العام مربك
-** المشكلة : الرابط يفتح صفحة عامة للقراءة فقط، أو لا يستطيع أحد أعضاء الفريق فتح رابط التطبيق الذي تم تسجيل الدخول إليه. - السبب : تحتوي الروابط العامة وروابط التطبيقات التي تم تسجيل الدخول عليها على قواعد وصول مختلفة. - الحل **:
- استخدم إنشاء وإدارة الروابط العامة للوصول الخارجي للقراءة فقط.
- استخدم عناصر التحكم في المشاركة الخاصة للمتعاونين الذين قاموا بتسجيل الدخول.
- تأكد من أن المستلم يستخدم الحساب الصحيح والمساحة.
FAQ
هل يجب علي استخدام مستند أم مهمة؟
استخدم مستندًا للسياق والقرارات والشرح المطول. استخدم مهمة عندما يحتاج العمل إلى مالك أو حالة أو تاريخ استحقاق أو تذكيرات أو تقارير.
هل يجب علي استخدام مستند أم لوح معلومات؟
استخدم مستندًا للكتابة المنظمة. استخدم السبورة البيضاء للتخطيط البصري والرسوم البيانية والرسومات والعصف الذهني.