مشاركة المستندات وأرشفتها وحذفها واستعادتها

يمكن مشاركة المستندات وتقييدها وأرشفتها وحذفها واستعادتها. تؤثر هذه الإجراءات على من يمكنه رؤية المستند وما إذا كان يظهر في المجموعات النشطة.

راجع سلوك المشاركة والاسترداد قبل تغيير الوصول أو إزالة مستند.

قبل أن تبدأ

• تحتاج إلى حق الوصول للعرض لفحص المستند.
• تتطلب المشاركة وتغييرات الوصول الخاص الوصول إلى الإعدادات.
• تتطلب الأرشفة وإلغاء الأرشفة والحذف والاستعادة الوصول إلى الحذف أو الاستعادة.
• تعتمد الروابط العامة على إعدادات المساحة وتوافر الخطة وحالة الاتصال بالإنترنت.

مرجع المشاركة

خيار المشاركة	ماذا يعني	استخدامه عندما
رابط التطبيق الذي تم تسجيل الدخول فيه	يفتح المستند للمستخدمين الذين لديهم حق الوصول بالفعل.	شارك مع زملائك في الفريق الموجودين في المساحة الصحيحة.
الرابط العام	يفتح صفحة مستند عامة للقراءة فقط عند تمكين المشاركة العامة.	شارك مع الأشخاص الذين يجب عليهم المشاهدة دون تسجيل الدخول إلى التطبيق.
اجعل خاصًا	يقيد الوصول إلى المستخدمين المحددين بشكل صريح.	قصر السياق المكتوب الحساس على مجموعة أصغر.
المشتركة مع المستخدمين	التحكم في من يمكنه الوصول إلى مستند خاص.	إضافة أو إزالة المتعاونين للمستندات الخاصة.
مالك	يظهر من يملك الوثيقة.	اطلب من هذا الشخص أو مسؤول المساحة إجراء تغييرات على إمكانية الوصول.

مشاركة مستند بأمان

1. افتح المستند.
2. حدد العنوان أو قائمة المزيد من الإجراءات.
3. افتح **الإعدادات ** أو **المشاركة **.
4. اختر طريقة المشاركة الصحيحة:
   • استخدم رابطًا عامًا فقط للعرض الخارجي للقراءة فقط.
   • استخدم المشاركة الخاصة للمتعاونين الذين قاموا بتسجيل الدخول.
   • استخدم رابط التطبيق الذي تم تسجيل الدخول إليه فقط عندما يكون لدى المستلم حق الوصول بالفعل.
5. انسخ الرابط أو أرسله بعد تأكيد الوصول.

أرشفة وحذف واستعادة المرجع

فعل	ماذا يحدث	استخدام أكثر أمانا
أرشيف	إزالة المستند من المجموعات النشطة دون التعامل معه على أنه محذوف.	استخدمه مع المستندات غير النشطة التي قد تحتاجها لاحقًا.
إلغاء الأرشفة	إرجاع مستند مؤرشف إلى مستوى الرؤية النشط.	استخدم عند استئناف العمل.
يمسح	يزيل المستند وقد يرسله إلى “المحذوفة مؤخرًا”.	استخدم فقط عندما يجب إزالة المستند.
يعيد	يعيد مستندًا محذوفًا عندما يكون الاسترداد متاحًا.	استخدم من المحذوفة مؤخرًا قبل انتهاء صلاحية الاحتفاظ.
استعادة الإصدار	يستعيد محتوى المستند الأقدم.	يُستخدم عندما يكون المستند موجودًا ولكن المحتوى يحتاج إلى التراجع.

استعادة وثيقة

1. افتح ** الإعدادات **.
2. انتقل إلى ** المؤرشف **إذا تمت أرشفة المستند، أو ** المحذوف مؤخرًا **إذا تم حذفه.
3. البحث حسب عنوان المستند.
4. اختر ** إلغاء الأرشفة **أو ** الاستعادة **.
5. أعد فتح المجموعة/المجلد المتوقع وتأكد من أن المستند مرئي.

سلوك المستند العام للقراءة فقط

• عارضات المستندات العامة مخصصة للقراءة وليس التحرير.
• لا يعرض المشاهدون العامون مشغلات دليل المستند، أو عناصر التحكم في المشاركة الخاصة، أو استعادة الإصدار، أو الأرشفة، أو إجراءات الحذف.
• إذا كان الرابط العام غير نشط، أو قديمًا، أو تمت إزالة المستند، فيمكن للعارض إظهار حالة المحتوى المفقود.
• بالنسبة لمشاكل الارتباط العام، استخدم استكشاف أخطاء الوصول العام وإصلاحها.

استكشاف الأخطاء وإصلاحها

لا يمكن لشخص ما فتح رابط مستند

-** المشكلة : لا يرى المستلم إمكانية الوصول، أو لم يتم العثور عليه، أو صفحة للقراءة فقط لم يتوقعها. - السبب : قد يكون لديهم رابط تطبيق مسجل الدخول دون إمكانية الوصول، أو رابط عام غير نشط، أو حساب/مساحة خاطئة. - الحل **:

1. تأكد مما إذا كان الرابط عامًا أم تطبيقًا تم تسجيل الدخول فيه فقط.
2. اطلب من المستلم تسجيل الدخول باستخدام الحساب المتوقع.
3. تحقق من إعدادات مشاركة المستندات.
4. قم بإنشاء رابط عام أو إعادة تنشيطه فقط عندما يكون المقصود هو العرض الخارجي للقراءة فقط.

تم تعطيل الأرشفة أو الحذف

-** المشكلة : الإجراء مرئي ولكنه معطل، أو غير مرئي على الإطلاق. - السبب : قد لا يكون لديك حق الوصول للحذف، أو قد يكون المستند محميًا، أو قد يكون التطبيق غير متصل بالإنترنت. - الحل **:

1. قم بتأكيد وصولك مع المالك أو مسؤول المساحة.
2. أعد الاتصال إذا كنت غير متصل بالإنترنت.
3. اطلب من المسؤول أرشفة المستند أو حذفه أو استعادته إذا لزم الأمر.

استعادة الإصدار لم تنجح

-** المشكلة : لم تتم استعادة الإصدار المحدد. - السبب : تعذر تطبيق بيانات الإصدار، أو أن المستند لم يكن قابلاً للتحرير، أو فشل الحفظ. - الحل **:

1. تأكيد الوصول إلى التحرير.
2. حاول الاستعادة مرة أخرى أثناء الاتصال بالإنترنت.
3. انسخ المحتوى المهم قبل إعادة المحاولة إذا كان المستند مهمًا للأعمال.