Делитесь, архивируйте, удаляйте и восстанавливайте документы

Документами можно делиться, ограничивать, архивировать, удалять и восстанавливать. Эти действия влияют на то, кто может видеть документ и появляется ли он в активных коллекциях.

Прежде чем изменять доступ или удалять документ, ознакомьтесь с режимом совместного использования и восстановления.

Прежде чем начать

• Чтобы просмотреть документ, вам необходим доступ для просмотра.
• Для изменения общего доступа и частного доступа требуется доступ к настройкам.
• Архивирование, разархивирование, удаление и восстановление требуют доступа к удалению или восстановлению.
• Публичные ссылки зависят от настроек Space, доступности плана и состояния онлайн.

Обмен ссылками

Опция обмена	Что это значит	Используйте его, когда
Ссылка на приложение для входа в систему	Открывает документ для пользователей, у которых уже есть доступ.	Поделитесь с товарищами по команде, которые находятся в правильном пространстве.
Публичная ссылка	Открывает общедоступную страницу документа только для чтения, если включен общий доступ.	Поделитесь с людьми, которым следует просматривать без входа в приложение.
Сделать личным	Ограничивает доступ явно выбранным пользователям.	Ограничьте деликатный письменный контекст небольшой группой.
Совместно с пользователями	Определяет, кто может получить доступ к личному документу.	Добавляйте или удаляйте соавторов для личных документов.
Владелец	Показывает, кому принадлежит Док.	Попросите этого человека или администратора Space изменить доступ.

Делитесь документом безопасно

1. Откройте документ.
2. Выберите заголовок или меню дополнительных действий.
3. Откройте Настройки или Поделиться.
4. Выберите правильный метод обмена:
   • Используйте общедоступную ссылку только для внешнего просмотра только для чтения.
   • Используйте частный общий доступ для соавторов, вошедших в систему.
   • Используйте ссылку на приложение для входа в систему только в том случае, если у получателя уже есть доступ.
5. Скопируйте или отправьте ссылку после подтверждения доступа.

Архивирование, удаление и восстановление ссылки

Действие	Что происходит	Более безопасное использование
Архив	Удаляет документ из активных коллекций, не считая его удаленным.	Используйте для неактивных документов, которые могут вам понадобиться позже.
Разархивировать	Возвращает заархивированный документ в активную видимость.	Используйте при возобновлении работы.
Удалить	Удаляет документ и может отправить его в раздел «Недавно удаленные».	Используйте только тогда, когда документ необходимо удалить.
Восстановить	Возвращает удаленный документ, когда доступно восстановление.	Используйте из списка «Недавно удаленные» до истечения срока хранения.
Восстановление версии	Восстанавливает старый контент Doc.	Используйте, когда документ существует, но содержимое необходимо откатить.

Восстановить документ

1. Откройте Настройки.
2. Перейдите в раздел В архиве, если документ был заархивирован, или в раздел ** Недавно удален**, если он был удален.
3. Поиск по названию документа.
4. Выберите Разархивировать или Восстановить.
5. Снова откройте ожидаемую коллекцию/папку и убедитесь, что документ виден.

Поведение общедоступного документа, доступного только для чтения

• Программы просмотра общедоступных документов предназначены для чтения, а не редактирования.
• Общедоступные средства просмотра не предоставляют триггеры руководства по документам, элементы управления частным доступом, действия по восстановлению версии, архивированию или удалению.
• Если общедоступная ссылка неактивна, устарела или документ удален, средство просмотра может отобразить состояние отсутствия контента.
• При возникновении проблем с общедоступными ссылками используйте [Устранение неполадок общего доступа] (/sharing/troubleshoot-public-access/).

Устранение неполадок

Кто-то не может открыть ссылку на документ

• Признак: получатель не видит доступ, не найден или страницу, доступную только для чтения, которую он не ожидал.
• Причина: у них может быть ссылка на приложение для входа в систему без доступа, общедоступная ссылка неактивна или неправильный аккаунт/пространство.
• Разрешение:
  1. Подтвердите, является ли ссылка общедоступной или только для приложения, для которого выполнен вход.
  2. Попросите получателя войти в систему с ожидаемой учетной записью.
  3. Проверьте настройки общего доступа к документам.
  4. Создавайте или повторно активируйте общедоступную ссылку только в том случае, если предполагается внешний просмотр только для чтения.

Архивирование или удаление отключено.

• Симптом: действие отображается, но отключено или не отображается вообще.
• Причина: возможно, у вас нет доступа к удалению, документ защищен или приложение не в сети.
• Разрешение:
  1. Подтвердите свой доступ у владельца или администратора пространства.
  2. Подключитесь повторно, если не в сети.
  3. При необходимости попросите администратора заархивировать, удалить или восстановить документ.

Восстановление версии не помогло

• Признак: выбранная версия не была восстановлена.
• Причина: невозможно применить данные о версии, документ нельзя было редактировать или сохранить его не удалось.
• Разрешение:
  1. Подтвердите доступ к редактированию.
  2. Попробуйте восстановить еще раз, находясь в сети.
  3. Скопируйте важный контент, прежде чем повторять попытку, если документ критически важен для бизнеса.