Udostępniaj, archiwizuj, usuwaj i przywracaj Dokumenty

Dokumenty można udostępniać, ograniczać, archiwizować, usuwać i przywracać. Te działania wpływają na to, kto może zobaczyć dokument i czy będzie on pojawiał się w aktywnych kolekcjach.

Przed zmianą dostępu lub usunięciem dokumentu sprawdź sposób udostępniania i odzyskiwania.

Zanim zaczniesz

• Aby sprawdzić dokument, musisz mieć uprawnienia do wyświetlania.
• Zmiany w zakresie udostępniania i dostępu prywatnego wymagają dostępu do ustawień.
• Archiwizacja, unarchiwizacja, usuwanie i przywracanie wymagają dostępu do usuwania lub przywracania.
• Linki publiczne zależą od ustawień Space, dostępności planu i stanu online.

Udostępnianie odniesienia

Opcja udostępniania	Co to znaczy	Użyj go, kiedy
Link do aplikacji, do której jesteś zalogowany	Otwiera dokument dla użytkowników, którzy mają już dostęp.	Udostępnij członkom drużyny, którzy znajdują się we właściwej przestrzeni.
Link publiczny	Otwiera publiczną stronę Dokumentu tylko do odczytu, gdy włączone jest udostępnianie publiczne.	Udostępnij osobom, które powinny oglądać bez logowania się do aplikacji.
Ustaw jako prywatny	Ogranicza dostęp do wyraźnie wybranych użytkowników.	Ogranicz wrażliwy kontekst pisany do mniejszej grupy.
Udostępnione użytkownikom	Kontroluje, kto może uzyskać dostęp do prywatnego dokumentu.	Dodawaj lub usuwaj współpracowników w przypadku Dokumentów prywatnych.
Właściciel	Pokazuje, kto jest właścicielem dokumentu.	Poproś tę osobę lub administratora Space o zmiany dostępu.

Bezpiecznie udostępniaj dokument

1. Otwórz dokument.
2. Wybierz tytuł lub menu więcej akcji.
3. Otwórz Ustawienia lub Udostępnij.
4. Wybierz właściwą metodę udostępniania:
   • Używaj łącza publicznego tylko do przeglądania zewnętrznego w trybie tylko do odczytu.
   • Użyj udostępniania prywatnego dla zalogowanych współpracowników.
   • Użyj linku do aplikacji, do której jesteś zalogowany, tylko wtedy, gdy odbiorca ma już do niego dostęp.
5. Skopiuj lub wyślij link po potwierdzeniu dostępu.

Archiwizuj, usuwaj i przywracaj odniesienia

Akcja	Co się stanie	Bezpieczniejsze użytkowanie
Archiwum	Usuwa dokument z aktywnych kolekcji, nie traktując go jako usuniętego.	Użyj w przypadku nieaktywnych dokumentów, których możesz potrzebować później.
Cofnij archiwizację	Przywraca zarchiwizowany dokument do aktywnej widoczności.	Użyj po wznowieniu pracy.
Usuń	Usuwa dokument i może wysłać go do folderu Ostatnio usunięte.	Używaj tylko wtedy, gdy dokument powinien zostać usunięty.
Przywróć	Przywraca usunięty dokument, gdy możliwe jest jego odzyskanie.	Użyj z ostatnio usuniętych przed wygaśnięciem przechowywania.
Przywracanie wersji	Przywraca starszą zawartość dokumentu.	Użyj, gdy dokument istnieje, ale jego zawartość wymaga wycofania.

Odzyskaj dokument

1. Otwórz Ustawienia.
2. Przejdź do Zarchiwizowane, jeśli dokument został zarchiwizowany, lub ** Ostatnio usunięte**, jeśli został usunięty.
3. Wyszukaj według tytułu dokumentu.
4. Wybierz Przywróć lub Przywróć.
5. Otwórz ponownie oczekiwaną kolekcję/folder i potwierdź, że dokument jest widoczny.

Zachowanie publicznego dokumentu tylko do odczytu

• Przeglądarki Dokumentów Publicznych służą do czytania, a nie edytowania.
• Publiczni przeglądający nie ujawniają wyzwalaczy przewodnika po dokumentach, kontroli udostępniania prywatnego, przywracania wersji, archiwizowania ani usuwania.
• Jeśli łącze publiczne jest nieaktywne, nieaktualne lub dokument został usunięty, przeglądarka może wyświetlić komunikat o braku treści.
• W przypadku problemów z łączem publicznym użyj opcji [Rozwiązywanie problemów z dostępem publicznym] (/sharing/troubleshoot-public-access/).

Rozwiązywanie problemów

Ktoś nie może otworzyć łącza do Dokumentu

• Objaw: Odbiorca nie widzi dostępu, nie został znaleziony lub ma stronę tylko do odczytu, której się nie spodziewał.
• Przyczyna: Być może łącze do aplikacji, do której się zalogujesz, nie jest dostępne, łącze publiczne jest nieaktywne lub niewłaściwe konto/przestrzeń.
• Rozwiązanie:
  1. Sprawdź, czy link jest publiczny, czy tylko dla aplikacji zalogowanej.
  2. Poproś odbiorcę o zalogowanie się na oczekiwane konto.
  3. Sprawdź ustawienia udostępniania dokumentu.
  4. Utwórz lub ponownie aktywuj łącze publiczne tylko wtedy, gdy przeznaczone jest zewnętrzne przeglądanie w trybie tylko do odczytu.

Opcja Archiwizuj lub Usuń jest wyłączona

• Objaw: Akcja jest widoczna, ale wyłączona lub w ogóle niewidoczna.
• Przyczyna: możesz nie mieć uprawnień do usuwania, dokument może być chroniony lub aplikacja może być w trybie offline.
• Rozwiązanie:
  1. Potwierdź swój dostęp u właściciela lub administratora Space.
  2. Połącz się ponownie, jeśli jesteś offline.
  3. W razie potrzeby poproś administratora o zarchiwizowanie, usunięcie lub przywrócenie dokumentu.

Przywracanie wersji nie zadziałało

• Objaw: Wybrana wersja nie została przywrócona.
• Przyczyna: Nie można zastosować danych wersji, nie można edytować dokumentu lub zapisanie nie powiodło się.
• Rozwiązanie:
  1. Potwierdź uprawnienia do edycji.
  2. Spróbuj przywrócić ponownie, będąc online.
  3. Jeśli dokument ma kluczowe znaczenie dla działalności firmy, skopiuj ważną treść przed ponowną próbą.