Spaces
Administrer Space-medlemmer og tillatelser
Space-medlemmer er personene som har tilgang til arbeid inne i et Space. Roller og tillatelser styrer hva hver person kan se, opprette, oppdatere, slette eller konfigurere.
Vilkår du kan se:
- Eier kontrollerer innstillingene for Space og beskyttet eiernivå.
- Admin administrerer brede Space-operasjoner når tillatelsene tillater det.
- Medlem bidrar i det daglige arbeidet.
- Gjest har begrenset samarbeidstilgang når gjestetilgang er aktivert.
- Egendefinert rolle bruker en rolle som er konfigurert i innstillingene for brukerroller.
- Administrer brukere-tilgang er nødvendig for å invitere folk eller administrere medlemstilgang.
- Private elementer kan begrense tilgangen ytterligere inne i et space.
Før du begynner
- Å se medlemmer krever tillatelse for å se medlemsinnstillinger.
- Å invitere, fjerne, gjenopprette eller endre roller krever redigeringstilgang for medlemsadministrasjon.
- Noen rolle- og tillatelsesalternativer avhenger av plassinnstillinger og plantilgjengelighet.
Hvordan plasstilgang fungerer
- En bruker inviteres til et space via e-post, invitasjonslenke eller invitasjonskode.
- Brukeren mottar en rolle som administrator, medlem, gjest eller en egendefinert rolle.
- Medlemsraden viser brukerens status.
- Rollen kontrollerer bred tilgang over hele rommet.
- Personvern på varenivå kan ytterligere begrense individuelle lister, dokumenter, oppgaver, dashbord, mål, CRM-poster eller andre elementer.
Forventet resultat: Hver bruker kan få tilgang til arbeidet de trenger uten å avsløre ikke-relatert eller begrenset arbeid.
Velg en rolle
Bruk den minst mektige rollen som fortsatt lar personen gjøre jobben sin.
| Rolle | Bruk når |
|---|---|
| Eier | Personen må kontrollere innstillingene for Space og beskyttet eiernivå. |
| Admin | Personen administrerer brede Space-operasjoner og medlemstilgang. |
| Medlem | Personen bidrar til normalt arbeid uten å styre rommet. |
| Gjest | Personen trenger begrenset samarbeidstilgang. |
| Egendefinert rolle | Space trenger et skreddersydd tillatelsessett konfigurert i innstillingene for brukerroller. |
Inviter et medlem
- Åpne Innstillinger.
- Åpne Administrer brukere.
- Velg Inviter.
- Skriv inn én eller flere e-postadresser eller opprett en invitasjonskode/link.
- Velg ønsket rolle.
- Send invitasjonen eller kopier den genererte invitasjonslenken/koden.
- Bekreft at medlemmet eller invitasjonen vises i medlemslisten.
Forventet utfall: Den inviterte brukeren kan bli med i Space og får tilgang i henhold til den valgte rollen.
Gjennomgå medlemstilgang
- Åpne Administrer brukere.
- Søk på navn eller e-post.
- Sjekk Rolle og Status.
- Åpne rollevelgeren hvis en rolleendring er nødvendig og du har redigeringstilgang.
- Be brukeren om å oppdatere etter rolleendringer hvis tilgangen ikke oppdateres umiddelbart.
Forventet resultat: Medlemskapet forblir på linje med team-, klient- eller prosjektkonteksten.
Forstå medlemsstatus
| Status | Mening | Typisk handling |
|---|---|---|
| Aktiv | Brukeren har akseptert og kan få tilgang til rommet i henhold til sin rolle. | Se gjennom rolle- og elementtilgang hvis de ikke kan åpne noe. |
| Venter | Invitasjonen er sendt, men ikke akseptert. | Be brukeren sjekke invitasjonen eller sende en ny om nødvendig. |
| Avslått | Invitasjonen ble avvist. | Bruk Inviter igjen hvis brukeren fortsatt skal bli med. |
| Slettet | Medlemmet ble fjernet. | Bruk Gjenopprett hvis tilgangen skal gjenopprettes. |
Fjern eller gjenopprett tilgang
- Åpne Administrer brukere.
- Finn medlemsraden.
- Bruk Slett når brukeren ikke lenger skal ha tilgang til Space.
- Bruk Gjenopprett når et slettet medlem skal få tilgang igjen.
- Bekreft statusen etter at handlingen er fullført.
Forventet utfall: Tilgang fjernes eller gjenopprettes uten å endre ikke-relaterte medlemmer.
Bestem når du skal bruke et eget rom
Bruk et eget mellomrom når:
- Ulike kunder eller avdelinger må ikke se hverandres arbeid.
- Rapportering bør holdes adskilt.
- Ulike medlemsgrupper trenger forskjellige innstillinger eller tilgangsgrenser.
- prosesser, CRM-poster og samtaler bør forbli isolert.
Feilsøking
Et medlem kan ikke se forventet arbeid
- Symptom: Brukeren kan åpne Space, men kan ikke se en liste, dokument, dashbord, CRM-post, oppgave eller mål.
- Årsak: Elementet kan være privat, brukeren har kanskje ikke den nødvendige rollen, eller brukeren kan være på feil plass.
- Oppløsning:
- Bekreft at brukeren er på riktig plass.
- Sjekk om elementet er privat eller delt med bestemte brukere.
- Oppdater brukerens rolle eller elementdeling hvis det er aktuelt.
En invitasjon fungerer ikke
- Symptom: Den inviterte brukeren kan ikke bli med i Space.
- Årsak: Invitasjonen kan være utløpt, slettet, allerede brukt på en måte som blokkerer gjenbruk, eller knyttet til en annen e-post/konto.
- Oppløsning:
- Bekreft den inviterte e-posten eller kontoen.
- Sjekk om invitasjonen er Venter, Avvist eller Slettet.
- Bruk Inviter igjen, ** Gjenopprett**, eller send en ny invitasjon om nødvendig.
Du kan ikke invitere, slette, gjenopprette eller endre roller
- Symptom: Handlinger er skjult, deaktivert eller viser ingen tilgang.
- Årsak: Din rolle inkluderer ikke redigeringstilgang for medlemsadministrasjon, eller målmedlemmet er beskyttet.
- Oppløsning:
- Be en Space-eier/-administrator om å gjøre endringen.
- Spør om rollen din skal inkludere tilgang til Administrer brukere.
- Ikke prøv å omgå beskyttede kontroller på eiernivå.
FAQ
Bør hver lagkamerat være administrator?
Nei. Bruk den minst mektige rollen som fortsatt lar personen gjøre jobben sin.
Overstyrer plasstillatelser tilgang til private elementer?
Nei. Innstillinger for private elementer kan begrense tilgangen selv når en bruker er medlem av Space. Bekreft både Space-rollen og elementdelingsinnstillingene.
Kan jeg dokumentere en nøyaktig tillatelsesmatrise fra denne siden?
Bruk innstillingene for brukerroller for nøyaktige rolletillatelser. Denne siden forklarer medlemslivssyklus og grenser for plasstilgang.