チームを組織し、スペースを使用して作業する
スペース は、アプリの最上位の作業領域です。人、権限、コレクション、リスト、ドキュメント、ホワイトボード、ダッシュボード、目標、チャット、CRM レコード、自動化、リマインダー、レポート、設定をまとめて管理します。
作業に明確な境界が必要な場合は、スペースを使用します。会社、部門、クライアント、チーム、または主要なプロジェクトは、メンバー、レポート、設定が無関係な作業と混在しないように、それぞれ独自のスペースを持つことができます。
表示される可能性のある用語:
- アクティブ スペース は、アプリで現在選択されているスペースです。
- スペース スイッチャー では、アクセスできるスペース間を移動できます。
- マイ スペース には、アカウントで利用可能なスペースが表示されます。
- メンバー とは、スペースにアクセスできるユーザーです。
- ロール は、所有者、管理者、メンバー、ゲスト、カスタム ロールなどの幅広いアクセスを制御します。
- プライベート アイテム により、スペース内により厳しいアクセス ルールを追加できます。
- アーカイブされたスペース は、復元されるまでアクティブな作業から非表示になります。
始める前に
- スペース内で作業する前に、スペースを作成するか、スペースに参加するか、招待を受け入れる必要があります。
- スペース設定、メンバー、ロール、またはアーカイブされたスペースを管理するには、適切なスペース アクセスが必要です。
- 一部の制限と高度な制御は、スペース プランと設定によって異なります。
スペースの仕組み
- スペースを作成、参加、またはスペースへの招待を受け入れます。
- アプリは 1 つのスペースをアクティブなスペースとして設定します。
- アクティブなスペースは、表示されるコレクション、タスク、ドキュメント、ダッシュボード、目標、チャット、CRM レコード、オートメーション、リマインダー、設定、レポートを制御します。
- スペースを切り替えると、アプリ全体の作業コンテキストが変わります。
- メンバーの役割と項目レベルのアクセスにより、各ユーザーが何を開くか変更できるかが決まります。
期待される結果: 各ユーザーには、選択したスペースに関連付けられた作品と、そのスペース内で自分が持つ権限が表示されます。
1 つのスペースをいつ使用するかを決定する
次の場合にスペースを 1 つ使用します。
- 同じ人が同じ運用環境で作業します。
- 権限を分離する必要はありません。
- レポートはグループ全体で共有できます。
- チャット、ドキュメント、タスク、CRM レコード、ダッシュボードはすべて同じチーム コンテキストを参照する必要があります。
いつ別のスペースを作成するかを決定する
次の場合に別のスペースを作成します。
- クライアント、部門、チームはお互いの仕事を見てはいけません。
- レポートは別にする必要があります。
- メンバー グループが異なれば、異なる設定やアクセス境界が必要になります。
- プロセス、CRM レコード、会話は分離されたままにする必要があります。
- アーカイブまたは完了した作業は、アクティブなチームの気を散らすものであってはなりません。
スイッチスペース
- アプリヘッダーまたはアカウント領域からスペーススイッチャーを開きます。
- 作業したいスペースを選択してください。
- ナビゲーション、コレクション、および表示される作品が選択したスペースと一致することを確認します。
- 代わりにアプリがスペース設定を開いた場合は、続行する前にスペースを作成するか、スペースに参加するか、招待を受け入れてください。
期待される結果: 選択したスペースは、ほとんどのアプリ領域のアクティブなコンテキストになります。
スペース設定を使用する
アクティブなスペースがない場合、またはサインインしているアプリのリンクを開く前にアプリでスペースを選択する必要がある場合は、スペースのセットアップを使用します。
スペース設定では次の状態を表示できます。
| 州 | それが何を意味するか | 何をすべきか |
|---|---|---|
| アクションの作成と参加 | 新しいスペースを開始したり、既存のスペースに参加したりできます。 | スペースの作成 ** またはスペースに参加** を選択します。 |
| アクティブスペース | あなたのアカウントは 1 つ以上のスペースを開くことができます。 | 使用するスペースを選択します。 |
| スペースへの招待状 | 保留中のスペースへの招待があります。 | 承諾 ** または拒否** を選択します。 |
| アーカイブされたスペース | スペースは存在しますが、アーカイブされています。 | アクセス権があり、再度使用する必要がある場合は、[ 復元] を選択してください。 |
| ロードまたは再接続中 | アプリはアカウント、スペース、または接続をチェックしています。 | しばらく待つか、インターネットに再接続してください。 |
| アクティブなスペースがありません | 使用可能なスペースがまだありません。 | スペースを作成し、招待コードを使用して参加するか、所有者/管理者に招待を依頼します。 |
新しい作品が作成される場所を確認する
リスト、ドキュメント、ダッシュボード、タスク、目標、CRM レコード、オートメーション、リマインダー、またはチャット項目を作成する前に、アプリのヘッダーまたはスペース スイッチャーでアクティブなスペースを確認してください。
期待される結果: 意図したスペースに新しい作品が作成されます。
トラブルシューティング
スペースを切り替えた後、作業が失われます
- 症状: リスト、ドキュメント、ダッシュボード、チャット、CRM レコード、タスク、または目標が見つかりません。
- 原因: 別のアクティブなスペースにいるか、アイテムがアーカイブまたは削除されているか、ロールにアクセス権が含まれていない可能性があります。
- 解決策:
- スペーススイッチャーを開き、アクティブなスペースを確認します。
- そのスペース内のコレクションを検索または参照します。
- スペースの所有者/管理者にメンバーシップとアイテムへのアクセスを確認してもらいます。
スペースを開けません
- 症状: スペースが開かないか、スペース リストに表示されません。
- 原因: メンバーではないか、招待が受け入れられないか、スペースがアーカイブされている可能性があります。
- 解決策:
- 予期されたアカウントでサインインしていることを確認します。
- 保留中の招待のスペース設定を確認します。
- スペースの所有者/管理者にメンバーシップとスペースのステータスを確認してもらいます。
スペースはアーカイブされます
- 症状: スペースがアーカイブされたスペースの下に表示されるか、アクティブなスペースとして使用できません。
- 原因: スペースは許可を得た誰かによってアーカイブされました。
- 解決策:
- 利用可能でスペースを再度使用する必要がある場合は、[ 復元] を選択します。
- アクションが利用できない場合は、スペースの所有者/管理者に復元するよう依頼してください。
- 復元後、アクティブなスペースにスペースが表示されることを確認します。
FAQ
スペースはワークスペースと同じですか?
最上位の作業領域には スペース を使用します。一部の古いラベル、招待メッセージ、トラブルシューティング メッセージでは、依然としてワークスペース用語が使用されている場合があります。
スペース間で作品を移動できますか?
一部の機能では範囲を選択または変更できる場合がありますが、スペース間の移動は機能とアクセス権によって異なります。移動オプションが利用できない場合は、適切なスペースに作品を作成してください。
2 つのスペースに異なるメンバーと役割を持たせることはできますか?
はい。メンバー、ロール、設定はスペースごとに管理されます。