Kelola folder di Koleksi

Pekerjaan terkait grup folder di dalam Koleksi. Folder dapat berisi folder lain dan item yang didukung seperti daftar, dokumen, papan tulis, dasbor, dan sasaran.

Gunakan folder saat Anda perlu:

1. Simpan item terkait bersama-sama.
2. Pisahkan klien, departemen, inisiatif, area operasi, atau proyek.
3. Kurangi kekacauan di Koleksi tingkat atas.
4. Kontrol siapa yang dapat melihat kelompok kerja sensitif.
5. Pindahkan kumpulan pekerjaan terkait ke lokasi yang lebih jelas.

Sebelum Anda mulai

• Anda harus memiliki akses ke Space yang aktif.
• Membuat folder memerlukan akses pembuatan.
• Mengganti nama, memindahkan, mengubah warna, atau mengubah privasi memerlukan akses edit atau pengaturan.
• Mengarsipkan atau menghapus folder memerlukan akses penghapusan atau pengelolaan.
• Folder pribadi hanya dapat dilihat oleh anggota dan pengguna yang disertakan dengan akses admin yang memadai.

Bagaimana folder mengatur pekerjaan

1. Buat atau buka folder dari Koleksi.
2. Tambahkan item terkait di dalamnya.
3. Gunakan tindakan baris atau tindakan runut tautan untuk mengelola folder.
4. Pindahkan item ke dalam atau ke luar folder saat strukturnya berubah.
5. Arsipkan atau hapus folder hanya jika folder tersebut tidak lagi berfungsi aktif.

Hasil yang diharapkan: Karya terkait tetap mudah dijelajahi dan pengguna dapat mengetahui di mana setiap item berada.

Buat folder

1. Buka Koleksi atau folder induk.
2. Pilih Tambahkan.
3. Pilih Folder.
4. Masukkan nama yang jelas.
5. Buka folder dan tambahkan item terkait.

Buka folder

1. Buka Koleksi.
2. Pilih baris folder atau nama folder.
3. Konfirmasikan remah roti menunjukkan folder saat ini.
4. Gunakan Koleksi di remah roti untuk kembali ke tingkat teratas.
5. Gunakan remah roti folder induk untuk naik satu tingkat bila tersedia.

Tambahkan pekerjaan di dalam folder

1. Buka foldernya.
2. Pilih Tambahkan pada tampilan folder, status kosong, atau baris folder.
3. Pilih jenis barang.
4. Selesaikan layar dialog atau pengaturan.
5. Konfirmasikan item baru muncul di dalam folder.

Ganti nama folder

1. Buka folder atau menu tindakan lainnya.
2. Pilih Ganti nama atau Pengaturan, bergantung pada lokasi menu.
3. Masukkan nama baru.
4. Konfirmasikan pembaruan baris runut tautan dan Koleksi.

Ubah warna folder

1. Buka pengaturan folder.
2. Temukan folder kontrol Warna.
3. Pilih warna yang membuat folder menonjol.
4. Konfirmasikan pembaruan ikon folder.

Warna hanyalah alat bantu visual. Itu tidak mengubah izin atau perilaku item.

Jadikan folder pribadi

1. Buka pengaturan folder.
2. Aktifkan Jadikan Pribadi bila tersedia.
3. Pilih siapa yang harus memiliki akses.
4. Simpan atau tutup setelah mengonfirmasi daftar akses.
5. Minta anggota untuk menyegarkan jika akses berubah saat mereka melihat folder.

Gunakan folder pribadi untuk pekerjaan sensitif atau akses terbatas. Jangan hanya mengandalkan penamaan untuk melindungi konten sensitif.

Pindahkan folder

1. Buka folder menu tindakan lainnya.
2. Pilih Pindahkan.
3. Pilih Koleksi untuk tingkat atas atau pilih folder tujuan.
4. Konfirmasikan folder tersebut muncul di lokasi baru.
5. Tinjau konten yang disarangkan jika folder berisi banyak item.

Arsipkan atau hapus folder

1. Buka folder atau menu tindakan lainnya.
2. Pilih Arsip atau Hapus.
3. Baca konfirmasinya dengan cermat.
4. Konfirmasikan hanya jika Anda memahami dampaknya terhadap Koleksi aktif.
5. Gunakan Area pemulihan pengaturan jika folder perlu dipulihkan nanti.

Standar Penamaan Folder

Gunakan nama yang sesuai dengan cara orang menelusuri dan menjelajah. Nama baik biasanya menggambarkan klien, tim, area proses, area tujuan, atau inisiatif aktif.

Hindari:

• Nama yang tidak jelas seperti Misc atau Stuff.
• Nama duplikat di folder induk yang sama.
• Nama yang sangat panjang dan terhapus di remah roti atau navigasi seluler.
• Nama yang menyiratkan bahwa folder diarsipkan saat masih aktif.

Pemecahan masalah

Folder kosong

• Gejala: Folder terbuka tetapi tidak menampilkan item.
• Penyebab: Tidak ada item yang terlihat, atau item dipindahkan, diarsipkan, dihapus, atau dibatasi.
• Resolusi:
  1. Gunakan Tambahkan untuk membuat item pertama jika perlu.
  2. Cari item yang hilang.
  3. Centang Diarsipkan dan Baru Dihapus jika Anda memiliki akses.
  4. Minta admin Ruang untuk mengonfirmasi akses folder pribadi.

Anda tidak dapat membuka folder

• Gejala: Memilih folder tidak menampilkan isinya.
• Penyebab: Anda mungkin kekurangan akses, folder mungkin telah dihapus, atau halaman mungkin masih dimuat.
• Resolusi:
  1. Segarkan halaman.
  2. Konfirmasikan Space yang aktif.
  3. Cari nama foldernya.
  4. Minta pemilik atau admin Ruang untuk mengonfirmasi akses.

Pengaturan folder dinonaktifkan

• Gejala: Nama, warna, privasi, atau kontrol berbagi tidak dapat diedit.
• Penyebab: Anda mungkin tidak memiliki akses pengaturan, Anda mungkin offline, atau batas paket mungkin berlaku.
• Resolusi:
  1. Periksa koneksi Anda.
  2. Minta akses edit atau pengaturan.
  3. Minta admin untuk mengonfirmasi batasan paket dan Pengaturan Aplikasi.

Memindahkan folder tidak berhasil

• Gejala: Anda memilih tujuan tetapi folder tetap di tempatnya.
• Penyebab: Anda mungkin kekurangan akses, tujuan mungkin tidak tersedia, atau pembaruan mungkin tidak disimpan.
• Resolusi:
  1. Segarkan dan periksa kedua lokasi.
  2. Coba Pindahkan lagi dari menu tindakan lainnya pada folder.
  3. Pilih Koleksi untuk memindahkan folder ke tingkat atas.
  4. Minta admin untuk mengonfirmasi akses ke kedua lokasi.

FAQ

Haruskah setiap proyek berupa folder?

Gunakan folder ketika beberapa item terkait perlu dijelajahi secara bersamaan. Jika pekerjaan hanya berupa pelaksanaan tugas, daftar mungkin cukup.

Bisakah folder berisi pekerjaan pribadi?

Ya. Akses bergantung pada peran Ruang, privasi folder, privasi item, dan pengaturan berbagi.

Bisakah saya memulihkan folder yang terhapus?

Biasanya Anda harus memeriksa Pengaturan > Baru Dihapus. Pemulihan bergantung pada retensi, izin, dan dukungan item.