Partager, archiver, supprimer et restaurer des documents

Les documents peuvent être partagés, restreints, archivés, supprimés et restaurés. Ces actions affectent qui peut voir le document et s’il apparaît dans les collections actives.

Examinez le comportement de partage et de récupération avant de modifier l’accès ou de supprimer un document.

Avant de commencer

• Vous avez besoin d’un accès en visualisation pour inspecter le document.
• Les modifications de partage et d’accès privé nécessitent un accès aux paramètres.
• L’archivage, le désarchivage, la suppression et la restauration nécessitent un accès en suppression ou en restauration.
• Les liens publics dépendent des paramètres de Space, de la disponibilité du plan et de l’état en ligne.

Partage de référence

Option de partage	Ce que cela signifie	Utilisez-le quand
Lien vers l’application connectée	Ouvre le document pour les utilisateurs qui y ont déjà accès.	Partagez avec vos coéquipiers qui se trouvent dans le bon espace.
Lien public	Ouvre une page de document publique en lecture seule lorsque le partage public est activé.	Partagez avec les personnes qui devraient voir sans vous connecter à l’application.
Rendre privé	Restreint l’accès aux utilisateurs explicitement sélectionnés.	Limitez le contexte écrit sensible à un plus petit groupe.
Partagé avec les utilisateurs	Contrôle qui peut accéder à un document privé.	Ajoutez ou supprimez des collaborateurs pour les documents privés.
Propriétaire	Montre à qui appartient le Doc.	Demandez à cette personne ou à un administrateur de l’espace les modifications d’accès.

Partager un document en toute sécurité

1. Ouvrez le document.
2. Sélectionnez le titre ou le menu Plus d’actions.
3. Ouvrez Paramètres ou Partager.
4. Choisissez la bonne méthode de partage:
   • Utilisez un lien public uniquement pour une visualisation externe en lecture seule.
   • Utilisez le partage privé pour les collaborateurs connectés.
   • Utilisez un lien d’application connecté uniquement lorsque le destinataire y a déjà accès.
5. Copiez ou envoyez le lien une fois l’accès confirmé.

Archiver, supprimer et restaurer la référence

Action	Que se passe-t-il	Utilisation plus sûre
Archiver	Supprime le document des collections actives sans le traiter comme supprimé.	À utiliser pour les documents inactifs dont vous pourriez avoir besoin ultérieurement.
Désarchiver	Renvoie un document archivé à la visibilité active.	À utiliser à la reprise du travail.
Supprimer	Supprime le document et peut l’envoyer à Récemment supprimé.	À utiliser uniquement lorsque le document doit être supprimé.
Restaurer	Ramène un document supprimé lorsque la récupération est disponible.	Utiliser à partir des fichiers récemment supprimés avant l’expiration de la conservation.
Restauration de version	Restaure le contenu Doc plus ancien.	À utiliser lorsque le document existe mais que le contenu doit être restauré.

Récupérer un document

1. Ouvrez Paramètres.
2. Accédez à Archivé si le document a été archivé, ou à Récemment supprimé s’il a été supprimé.
3. Recherchez par le titre du document.
4. Choisissez Désarchiver ou Restaurer.
5. Rouvrez la collection/dossier attendu et confirmez que le document est visible.

Comportement des documents publics en lecture seule

• Les visionneuses de documents publics sont destinées à la lecture et non à l’édition.
• Les visionneuses publiques n’exposent pas les déclencheurs du guide Doc, les contrôles de partage privés, les actions de restauration de version, d’archivage ou de suppression.
• Si le lien public est inactif, obsolète ou si le document est supprimé, le spectateur peut afficher un état de contenu manquant.
• Pour les problèmes de lien public, utilisez [Dépannage de l’accès public] (/sharing/troubleshoot-public-access/).

Dépannage

Quelqu’un ne peut pas ouvrir un lien Doc

• Problème : le destinataire ne voit aucun accès, n’est pas trouvé ou une page en lecture seule à laquelle il ne s’attendait pas.
• Cause : Ils peuvent avoir un lien d’application connecté sans accès, un lien public inactif ou un compte/espace incorrect.
• Solution :
  1. Confirmez si le lien est une application publique ou connectée uniquement.
  2. Demandez au destinataire de se connecter avec le compte attendu.
  3. Vérifiez les paramètres de partage de documents.
  4. Créez ou réactivez un lien public uniquement lorsqu’une visualisation externe en lecture seule est prévue.

L’archivage ou la suppression sont désactivés

• Problème : L’action est visible mais désactivée, ou pas visible du tout.
• Cause : Vous n’avez peut-être pas accès à la suppression, le document est peut-être protégé ou l’application est peut-être hors ligne.
• Solution :
  1. Confirmez votre accès auprès du propriétaire ou de l’administrateur de l’espace.
  2. Reconnectez-vous si vous êtes hors ligne.
  3. Demandez à un administrateur d’archiver, de supprimer ou de restaurer le document si nécessaire.

La restauration de version n’a pas fonctionné

• Problème : La version sélectionnée n’a pas été restaurée.
• Cause : Les données de version n’ont pas pu être appliquées, le document n’était pas modifiable ou la sauvegarde a échoué.
• Solution :
  1. Confirmez l’accès en modification.
  2. Essayez à nouveau de restaurer en ligne.
  3. Copiez le contenu important avant de réessayer si le document est critique pour l’entreprise.