Créer et modifier des documents

Créez et modifiez des documents lorsque le contexte écrit doit rester connecté au travail. L’éditeur prend en charge le texte enrichi, les tableaux, le contenu inséré, les images, la présence de collaboration, les actions de texte sélectionné et l’historique des versions lorsque ces contrôles sont disponibles.

Avant de commencer

• Vous devez créer un accès pour ajouter un document.
• Vous avez besoin d’un accès en modification pour modifier le titre ou le contenu du document.
• Pour créer des tâches ou une liste à partir du texte sélectionné, vous devez également accéder à la liste cible ou obtenir l’autorisation de créer la nouvelle liste.
• Le téléchargement d’images et la collaboration en direct nécessitent une connectivité réseau.

Créer un document

1. Ouvrez Collections ou le dossier dans lequel le document doit se trouver.
2. Sélectionnez Ajouter.
3. Choisissez Docs.
4. Saisissez un titre clair.
5. Ajoutez le contenu d’ouverture pour que le but soit clair.

Résultat attendu : le document apparaît dans la collection/dossier actuel et peut être rouvert à partir des collections, de la recherche, du centre de commande ou des liens.

Référence du contrôle de l’éditeur

Contrôle ou zone	Ce que ça fait	Remarques
Titre	Nomme le Doc.	Un titre clair améliore les recommandations de recherche et d’aide.
Corps de l’éditeur	Surface d’écriture principale.	Cliquez ou appuyez à l’intérieur avant d’utiliser les outils de formatage ou d’insertion.
Barre d’outils de formatage	Applique le style du texte et le formatage des blocs lorsqu’ils sont visibles.	La visibilité dépend de l’emplacement du curseur, de la sélection, de la taille de l’écran et de l’accès en modification.
Insertion de bloc	Ajoute des blocs pris en charge à proximité du curseur actuel ou de la ligne survolée.	Masqué lorsque l’éditeur est en lecture seule ou que le contrôle ne peut pas tenir.
Champs Table	Ajoutez/supprimez des lignes et des colonnes, des lignes/colonnes d’en-tête, l’alignement, l’arrière-plan et le nettoyage des cellules.	Les contrôles table apparaissent lorsque le curseur se trouve à l’intérieur d’un tableau.
Téléchargement d’images	Insère une image téléchargée dans le document.	Le téléchargement peut échouer en mode hors connexion ou si le fichier ne peut pas être enregistré.
Utilisateurs connectés	Affiche les personnes qui modifient ou consultent actuellement le document.	Les utilisateurs supplémentaires se regroupent en un décompte avec une info-bulle sur le bureau.
Créer des tâches à partir de la sélection	Convertit le texte sélectionné en brouillons de tâches.	Nécessite le texte sélectionné et une liste cible.
Créer une liste à partir de la sélection	Crée une nouvelle liste en utilisant le contenu sélectionné.	Nécessite un nom et un propriétaire de liste.
Historique des versions	Ouvre les versions enregistrées et restaure les contrôles.	Utiliser à partir du menu Plus d’actions.

Transformez le texte sélectionné en tâches

1. Sélectionnez du texte dans le document.
2. Choisissez l’action de création de tâches lorsque la barre d’outils de l’éditeur apparaît.
3. Sélectionnez la Liste cible.
4. Sélectionnez le Propriétaire.
5. Passez en revue le plan des tâches et le nombre d’éléments.
6. Choisissez si vous souhaitez Remplacer le texte sélectionné par des mentions de tâches liées.
7. Sélectionnez Créer.

Résultat attendu : les tâches sont créées dans la liste sélectionnée. Le bouton principal reste désactivé jusqu’à ce que la sélection puisse produire des éléments de tâche valides et que les champs obligatoires soient présents.

Transformer le texte sélectionné en liste

1. Sélectionnez du texte dans le document.
2. Choisissez l’action de création de liste lorsqu’elle est disponible.
3. Saisissez ou confirmez le Nom de la liste.
4. Sélectionnez le Propriétaire.
5. Sélectionnez Créer.

Résultat attendu : une nouvelle liste est créée à partir du contenu sélectionné. Le bouton principal reste désactivé jusqu’à ce que le nom de la liste soit valide.

Modifier les tableaux

1. Cliquez à l’intérieur d’une cellule du tableau.
2. Utilisez les poignées de ligne ou de colonne lorsqu’elles apparaissent.
3. Ajoutez une ligne ou une colonne avant/après la position actuelle.
4. Basculez la ligne d’en-tête ou la colonne d’en-tête lorsque le tableau a besoin d’étiquettes.
5. Utilisez les contrôles d’alignement des cellules, d’arrière-plan ou d’effacement des cellules si nécessaire.

Dépannage

Les outils d’édition sont manquants

• Problème : les actions de formatage, d’insertion, de tableau ou de texte sélectionné n’apparaissent pas.
• Cause : Le curseur n’est pas dans une zone modifiable, aucun texte n’est sélectionné, le document est en lecture seule ou l’écran est trop étroit.
• Solution :
  1. Cliquez ou appuyez dans l’éditeur.
  2. Confirmez que vous disposez d’un accès en modification.
  3. Sélectionnez du texte si vous avez besoin d’actions de création de tâches/listes.
  4. Essayez un écran plus large pour une édition gourmande en tableaux.

Le téléchargement de l’image échoue

• Problème : Une image n’apparaît pas après le téléchargement.
• Cause : La connectivité réseau, un échec d’enregistrement du fichier ou un fichier non pris en charge peuvent arrêter le téléchargement.
• Solution :
  1. Confirmez que vous êtes en ligne.
  2. Réessayez le téléchargement avec une image plus petite ou différente.
  3. Conservez le fichier original jusqu’à ce que le document affiche l’image téléchargée.

Le texte sélectionné ne crée pas correctement les tâches

• Problème : Le plan de la tâche est vide ou ne correspond pas à ce que vous attendiez.
• Cause : La sélection peut ne pas contenir de lignes, de titres, d’éléments de liste ou de contenu de tableau utilisables.
• Solution :
  1. Sélectionnez uniquement le texte qui doit devenir des tâches.
  2. Utilisez une tâche par ligne lorsque cela est possible.
  3. Examinez le plan avant de sélectionner Créer.