Gérer les contacts CRM

CRM Les contacts stockent les détails de la relation spécifique à une personne. Un contact peut inclure des noms, des adresses e-mail, des téléphones, des adresses, des sociétés liées, un propriétaire, des destinataires, des balises, des notes, des tâches et des commentaires.

Avant de commencer

• CRM et les contacts doivent être activés dans [Paramètres de l’application] (/settings/manage-app-settings/).
• Vous avez besoin d’un accès en visualisation pour ouvrir les contacts.
• La création de contacts nécessite un accès en création.
• La modification des champs nécessite un accès en modification.
• La suppression de contacts nécessite un accès en suppression.
• Les tâches de suivi nécessitent un accès liste/tâche.

Créer un contact

1. Ouvrez CRM.
2. Sélectionnez Contacts.
3. Sélectionnez +Contact.
4. Saisissez Prénom et/ou Nom.
5. Ajoutez une adresse e-mail, un téléphone, une adresse, une entreprise liée, un propriétaire, des destinataires, des balises et des notes selon vos besoins.
6. Sélectionnez + Contact pour enregistrer.

Résultat attendu : le contact apparaît dans la liste des contacts et peut être ouvert à partir de CRM, de la recherche ou des sélecteurs associés.

Référence du champ de contact

Champ ou contrôle	Ce qu’il stocke	Remarques
Prénom	Prénom de la personne.	Au moins un champ de nom doit être significatif pour la recherche.
Nom de famille	Nom de famille de la personne.	Combiné avec le prénom pour l’affichage.
E-mails	Adresses e-mail.	Libellés: primaire, travail, personnel, autre.
Téléphones	Numéros de téléphone.	Libellés: primaire, travail, mobile, maison, autre.
Adresses	Détails d’envoi ou de localisation.	Libellés: principal, travail, facturation, expédition, maison, autre. Les champs incluent la ligne 1, la ligne 2, la ville, l’état, le code postal et le pays.
Entreprises	Entreprises connectées et titre du poste.	Visible uniquement lorsque les sociétés sont activées.
Propriétaire	Propriétaire principal du contact.	Choisissez parmi les membres actifs de l’Espace.
Destinataires	Personnes supplémentaires responsables du suivi.	Plusieurs membres peuvent être sélectionnés.
Balises	Étiquettes pour la segmentation ou le filtrage.	La création de balises dépend de l’accès aux balises.
Remarques	Notes en texte enrichi sur le contact.	Utilisez les commentaires pour la discussion et les tâches pour les actions à entreprendre.
Supprimer	Supprime le contact après confirmation.	Visible uniquement pour les contacts existants avec accès en suppression.
Enregistrer	Enregistre les modifications apportées à un contact existant.	Désactivé sans accès en modification ou hors ligne.

Référence de la liste de contacts

Élément	Ce que ça montre	Remarques
Rechercher	Ouvre un champ de recherche pour les contacts existants.	Recherchez par nom, e-mail ou téléphone.
Nombre d’enregistrements	Affiche le nombre de contacts dans la liste.	Mises à jour avec les résultats de recherche.
Fiche de contact	Affiche le nom et les détails de courrier électronique/téléphone disponibles.	Sélectionnez pour ouvrir les détails.
Plus de propositions	Affiche les actions d’enregistrement autorisées.	Certaines actions sont intentionnellement masquées si elles ne sont pas prises en charge pour les enregistrements CRM.
Action de liste vide	Affiche + Contact lorsqu’aucun contact n’existe.	Utilisez-le pour créer le premier contact.

Dépannage

Vous ne pouvez pas enregistrer un contact

• Problème : L’enregistrement est désactivé ou le contact n’est pas mis à jour.
• Cause : Vous n’avez peut-être pas d’accès en modification ou l’application est peut-être hors ligne.
• Solution :
  1. Confirmez l’accès en modification avec un administrateur Space.
  2. Reconnectez-vous si vous êtes hors ligne.
  3. Essayez de sauvegarder à nouveau une fois les champs valides.

La société liée est manquante

• Problème : Vous ne pouvez pas associer une entreprise à un contact.
• Cause : Les entreprises peuvent être désactivées, vous n’avez peut-être pas accès à l’entreprise ou aucune entreprise n’existe encore.
• Solution :
  1. Demandez à un administrateur Space de confirmer que les entreprises sont activées.
  2. Créez la société si vous y avez accès.
  3. Recherchez par nom complet ou partiel de l’entreprise.

Un doublon de contact apparaît

• Problème : Deux contacts représentent la même personne.
• Cause : Un contact a été créé au lieu de mettre à jour l’enregistrement existant.
• Solution :
  1. Comparez les noms, les e-mails et les téléphones.
  2. Déplacez des notes ou faites un suivi vers le contact que votre équipe conservera.
  3. Supprimez ou archivez le duplicata uniquement lorsque vous avez confirmé qu’il est sûr.