Jaa, arkistoi, poista ja palauta asiakirjoja

Asiakirjoja voidaan jakaa, rajoittaa, arkistoida, poistaa ja palauttaa. Nämä toiminnot vaikuttavat siihen, kuka näkee asiakirjan ja näkyykö se aktiivisissa kokoelmissa.

Tarkista jakamis- ja palautuskäyttäytyminen, ennen kuin muutat käyttöoikeutta tai poistat asiakirjan.

Ennen kuin aloitat

• Tarvitset katseluoikeuden tarkistaaksesi asiakirjan.
• Jakaminen ja yksityisten käyttöoikeuksien muutokset edellyttävät asetusten käyttöoikeutta.
• Arkistointi, arkistosta poistaminen, poistaminen ja palauttaminen edellyttävät poistamista tai palauttamista.
• Julkiset linkit riippuvat Spacen asetuksista, suunnitelman saatavuudesta ja online-tilasta.

Jakamisviite

Jakamisvaihtoehto	Mitä se tarkoittaa	Käytä sitä milloin
Kirjautuneen sovelluksen linkki	Avaa asiakirjan käyttäjille, joilla on jo käyttöoikeus.	Jaa joukkuetovereiden kanssa, jotka ovat oikeassa tilassa.
Julkinen linkki	Avaa vain luku -tilassa olevan julkisen asiakirjasivun, kun julkinen jakaminen on käytössä.	Jaa ihmisten kanssa, joiden pitäisi katsoa kirjautumatta sovellukseen.
Tee yksityiseksi	Rajoittaa pääsyn nimenomaisesti valittuihin käyttäjiin.	Rajoita herkkä kirjallinen konteksti pienempään ryhmään.
Jaettu käyttäjien kanssa	Hallitsee, kuka voi käyttää yksityistä asiakirjaa.	Lisää tai poista yhteiskäyttäjiä yksityisille dokumenteille.
Omistaja	Näyttää, kuka omistaa Doc.	Pyydä tältä henkilöltä tai Spacen järjestelmänvalvojalta muutoksia käyttöoikeuksiin.

Jaa asiakirja turvallisesti

1. Avaa Doc.
2. Valitse otsikko tai lisää toimintoja -valikko.
3. Avaa Asetukset tai Jaa.
4. Valitse oikea jakamistapa:
   • Käytä julkista linkkiä vain luku -tilassa ulkoiseen katseluun.
   • Käytä yksityistä jakamista kirjautuneille yhteiskäyttäjille.
   • Käytä sisäänkirjautuneen sovelluksen linkkiä vain, kun vastaanottajalla on jo käyttöoikeus.
5. Kopioi tai lähetä linkki, kun käyttöoikeus on vahvistettu.

Arkistoi, poista ja palauta viite

Toiminta	Mitä tapahtuu	Turvallisempaa käyttöä
Arkisto	Poistaa asiakirjan aktiivisista kokoelmista käsittelemättä sitä poistetuksi.	Käytä ei-aktiivisille asiakirjoille, joita saatat tarvita myöhemmin.
Poista arkistosta	Palauttaa arkistoidun asiakirjan aktiiviseen näkyvyyteen.	Käytä kun työ jatkuu.
Poista	Poistaa asiakirjan ja saattaa lähettää sen Äskettäin poistettuihin.	Käytä vain silloin, kun Doc on poistettava.
Palauta	Tuo poistetun asiakirjan takaisin, kun palautus on saatavilla.	Käytä Äskettäin poistetuista ennen säilytysajan päättymistä.
Version palautus	Palauttaa vanhan dokumentin sisällön.	Käytä, kun asiakirja on olemassa, mutta sisältöä on palautettava.

Palauta asiakirja

1. Avaa Asetukset.
2. Siirry kohtaan Arkistoitu, jos asiakirja on arkistoitu, tai Äskettäin poistettu, jos se poistettiin.
3. Hae asiakirjan otsikon mukaan.
4. Valitse Poista arkistosta tai Palauta.
5. Avaa odotettu kokoelma/kansio uudelleen ja varmista, että asiakirja on näkyvissä.

Julkisen vain luku -Docin toiminta

• Public Doc viewers are for reading, not editing.
• Julkiset katsojat eivät paljasta Doc Guide -laukaisimia, yksityisiä jakamissäätimiä, version palautus-, arkistointi- tai poistotoimintoja.
• Jos julkinen linkki on passiivinen, vanhentunut tai asiakirja on poistettu, katsoja voi näyttää puuttuvan sisällön tilan.
• Julkisen linkin ongelmatilanteissa käytä [Julkisen käytön vianetsintä] (/sharing/troubleshoot-public-access/).

Vianetsintä

Someone cannot open a Doc link

• Ongelma: Vastaanottaja ei näe pääsyä, ei löydy tai vain luku -sivua, jota hän ei odottanut.
• Syy: Heillä voi olla sisäänkirjautuneen sovelluksen linkki ilman käyttöoikeutta, julkinen linkki, joka ei ole aktiivinen, tai väärä tili/tila.
• Ratkaisu:
  1. Tarkista, onko linkki julkinen vai vain kirjautuneena oleva sovellus.
  2. Pyydä vastaanottajaa kirjautumaan sisään odotetulla tilillä.
  3. Check the Doc sharing settings.
  4. Luo tai aktivoi uudelleen julkinen linkki vain, kun ulkoinen vain luku -katselu on tarkoitettu.

Archive or Delete is disabled

• Ongelma: Toiminto on näkyvissä, mutta se on poissa käytöstä tai ei näy ollenkaan.
• Syy: Sinulla ei ehkä ole poistooikeutta, asiakirja saattaa olla suojattu tai sovellus saattaa olla offline-tilassa.
• Ratkaisu:
  1. Vahvista käyttöoikeutesi omistajalta tai Spacen järjestelmänvalvojalta.
  2. Muodosta yhteys uudelleen offline-tilassa.
  3. Pyydä järjestelmänvalvojaa arkistoimaan, poistamaan tai palauttamaan asiakirja tarvittaessa.

Version restore did not work

• Ongelma: Valittua versiota ei palautettu.
• Syy: Versiotietoja ei voitu ottaa käyttöön, asiakirjaa ei voi muokata tai tallennus epäonnistui.
• Ratkaisu:
  1. Vahvista muokkausoikeudet.
  2. Try restoring again while online.
  3. Kopioi tärkeä sisältö ennen kuin yrität uudelleen, jos asiakirja on liiketoiminnan kannalta kriittinen.