Spaces
Administrer Space-medlemmer og tilladelser
Rummedlemmer er de personer, der kan få adgang til arbejde i et rum. Roller og tilladelser styrer, hvad hver person kan se, oprette, opdatere, slette eller konfigurere.
Vilkår, du kan se:
- Ejer styrer indstillingerne for Space og beskyttet ejerniveau.
- Admin administrerer brede Space-operationer, når tilladelser tillader det.
- Medlem bidrager til det daglige arbejde.
- Gæst har begrænset samarbejdsadgang, når gæsteadgang er aktiveret.
- Tilpasset rolle bruger en rolle, der er konfigureret i indstillingerne for brugerroller.
- Administrer brugere-adgang er påkrævet for at invitere personer eller administrere medlemsadgang.
- Private genstande kan begrænse adgangen yderligere inde i et rum.
Før du starter
- Visning af medlemmer kræver tilladelse til at se medlemsindstillinger.
- Invitation, fjernelse, gendannelse eller ændring af roller kræver redigeringsadgang for medlemsadministration.
- Nogle rolle- og tilladelsesmuligheder afhænger af Space-indstillinger og planens tilgængelighed.
Sådan fungerer pladsadgang
- En bruger inviteres til et Space via e-mail, invitationslink eller invitationskode.
- Brugeren modtager en rolle som administrator, medlem, gæst eller en tilpasset rolle.
- Medlemsrækken viser brugerens status.
- Rollen kontrollerer bred adgang på tværs af rummet.
- Privatliv på vareniveau kan yderligere begrænse individuelle lister, dokumenter, opgaver, dashboards, mål, CRM-poster eller andre elementer.
Forventet resultat: Hver bruger kan få adgang til det arbejde, de har brug for, uden at afsløre ikke-relateret eller begrænset arbejde.
Vælg en rolle
Brug den mindst magtfulde rolle, der stadig lader personen udføre sit arbejde.
| Rolle | Brug hvornår |
|---|---|
| Ejer | Personen skal kontrollere indstillingerne for Space og beskyttet ejerniveau. |
| Admin | Personen administrerer brede Space-operationer og medlemsadgang. |
| Medlem | Personen bidrager til normalt arbejde uden at styre rummet. |
| Gæst | Personen har brug for begrænset samarbejdsadgang. |
| Tilpasset rolle | Space har brug for et skræddersyet tilladelsessæt, der er konfigureret i indstillingerne for brugerroller. |
Inviter et medlem
- Åbn Indstillinger.
- Åbn Administrer brugere.
- Vælg Inviter.
- Indtast en eller flere e-mailadresser eller opret en invitationskode/link.
- Vælg den påtænkte rolle.
- Send invitationen eller kopier det genererede invitationslink/kode.
- Bekræft, at medlemmet eller invitationen vises på medlemslisten.
Forventet resultat: Den inviterede bruger kan deltage i rummet og får adgang i henhold til den valgte rolle.
Gennemgå medlemsadgang
- Åbn Administrer brugere.
- Søg på navn eller e-mail.
- Tjek Rolle og Status.
- Åbn rollevælgeren, hvis en rolleændring er nødvendig, og du har redigeringsadgang.
- Bed brugeren om at opdatere efter rolleændringer, hvis deres adgang ikke opdateres med det samme.
Forventet resultat: Medlemskab forbliver på linje med team-, klient- eller projektkonteksten.
Forstå medlemsstatus
| Status | Betydning | Typisk handling |
|---|---|---|
| Aktiv | Brugeren har accepteret og kan få adgang til rummet i henhold til deres rolle. | Gennemgå rolle- og elementadgang, hvis de ikke kan åbne noget. |
| Afventer | Invitationen er sendt, men ikke accepteret. | Bed brugeren om at tjekke invitationen eller sende en ny, hvis det er nødvendigt. |
| Afvist | Invitationen blev afvist. | Brug Inviter igen, hvis brugeren stadig skal deltage. |
| Slettet | Medlemmet blev fjernet. | Brug Gendan, hvis adgangen skal genoprettes. |
Fjern eller gendan adgang
- Åbn Administrer brugere.
- Find medlemsrækken.
- Brug Slet, når brugeren ikke længere skal have adgang til rummet.
- Brug Gendan, når et slettet medlem skulle få adgang igen.
- Bekræft status efter handlingen er fuldført.
Forventet resultat: Adgang fjernes eller gendannes uden at ændre ikke-relaterede medlemmer.
Beslut, hvornår du vil bruge et separat rum
Brug et separat Space, når:
- Forskellige kunder eller afdelinger må ikke se hinandens arbejde.
- Rapportering bør forblive adskilt.
- Forskellige medlemsgrupper har brug for forskellige indstillinger eller adgangsgrænser.
- processer, CRM-registreringer og samtaler bør forblive isolerede.
Fejlfinding
Et medlem kan ikke se forventet arbejde
- Problem: Brugeren kan åbne rummet, men kan ikke se en liste, et dokument, et dashboard, en CRM-post, en opgave eller et mål.
- Årsag: Elementet kan være privat, brugeren har muligvis ikke den påkrævede rolle, eller brugeren kan være i det forkerte rum.
- Løsning:
- Bekræft, at brugeren er i den rigtige Space.
- Tjek, om elementet er privat eller delt med bestemte brugere.
- Opdater brugerens rolle eller elementdeling, hvis det er relevant.
En invitation virker ikke
- Problem: Den inviterede bruger kan ikke deltage i rummet.
- Årsag: Invitationen kan være udløbet, slettet, allerede brugt på en måde, der blokerer for genbrug, eller knyttet til en anden e-mail/konto.
- Løsning:
- Bekræft den inviterede e-mail eller konto.
- Tjek, om invitationen er afventende, afvist eller slettet.
- Brug Inviter igen, Gendan, eller send en ny invitation, hvis det er nødvendigt.
Du kan ikke invitere, slette, gendanne eller ændre roller
- Problem: Handlinger er skjult, deaktiveret eller viser ingen adgang.
- Årsag: Din rolle inkluderer ikke redigeringsadgang til medlemsadministration, eller målmedlemmet er beskyttet.
- Løsning:
- Bed en Space-ejer/-administrator om at foretage ændringen.
- Spørg, om din rolle skal omfatte adgang til Administrer brugere.
- Forsøg ikke at omgå beskyttede kontroller på ejerniveau.
FAQ
Skal hver holdkammerat være administrator?
Nej. Brug den mindst magtfulde rolle, der stadig lader personen udføre sit arbejde.
Tilsidesætter pladstilladelser adgang til private elementer?
Nej. Indstillinger for private elementer kan begrænse adgangen, selv når en bruger er medlem af Space. Bekræft både Space-rollen og indstillingerne for elementdeling.
Kan jeg dokumentere en nøjagtig tilladelsesmatrix fra denne side?
Brug indstillinger for brugerroller til nøjagtige rolletilladelser. Denne side forklarer medlemmers livscyklus og grænser for adgang til rummet.