Administrer mapper i samlinger

Mapper grupperer relateret arbejde i Samlinger. En mappe kan indeholde andre mapper og understøttede elementer såsom lister, dokumenter, whiteboards, dashboards og mål.

Brug mapper, når du skal:

1. Hold relaterede ting sammen.
2. Adskil kunder, afdelinger, initiativer, driftsområder eller projekter.
3. Reducer rod på det øverste niveau af samlinger.
4. Kontroller, hvem der kan se følsomme arbejdsgrupper.
5. Flyt et sæt relateret arbejde til et klarere sted.

Før du starter

• Du skal have adgang til det aktive rum.
• Oprettelse af mapper kræver oprettelsesadgang.
• Omdøbning, flytning, ændring af farve eller ændring af privatliv kræver redigerings- eller indstillingsadgang.
• Arkivering eller sletning af mapper kræver sletning eller administration af adgang.
• Private mapper er kun synlige for inkluderede medlemmer og brugere med tilstrækkelig administratoradgang.

Hvordan mapper organiserer arbejdet

1. Opret eller åbn en mappe fra Samlinger.
2. Tilføj relaterede genstande i den.
3. Brug rækkehandlinger eller brødkrummehandlinger til at administrere mappen.
4. Flyt elementer ind i eller ud af mappen, efterhånden som strukturen ændres.
5. Arkivér eller slet kun mapper, når mappen skal forlade aktivt arbejde.

Forventet resultat: Relateret arbejde forbliver nemt at gennemse, og brugere kan se, hvor hver element hører hjemme.

Opret en mappe

1. Åbn Samlinger eller den overordnede mappe.
2. Vælg Tilføj.
3. Vælg Mappe.
4. Indtast et klart navn.
5. Åbn mappen og tilføj relaterede elementer.

Åbn en mappe

1. Åbne Samlinger.
2. Vælg mapperækken eller mappenavnet.
3. Bekræft, at brødkrumme viser den aktuelle mappe.
4. Brug Samlinger i brødkrummen for at vende tilbage til det øverste niveau.
5. Brug den overordnede mappe brødkrumme til at flytte et niveau op, når det er tilgængeligt.

Tilføj arbejde i en mappe

1. Åbn mappen.
2. Vælg Tilføj i mappevisningen, den tomme tilstand eller mapperækken.
3. Vælg varetypen.
4. Fuldfør dialogen eller opsætningsskærmen.
5. Bekræft, at det nye element vises i mappen.

Omdøb en mappe

1. Åbn mappen eller dens menu med flere handlinger.
2. Vælg Omdøb eller Indstillinger, afhængigt af menuens placering.
3. Indtast det nye navn.
4. Bekræft opdateringen af brødkrumme og samlinger.

Skift mappefarve

1. Åbn mappeindstillingerne.
2. Find mappen Farve kontrol.
3. Vælg den farve, der får mappen til at skille sig ud.
4. Bekræft mappeikonets opdateringer.

Farve er kun en visuel hjælp. Det ændrer ikke tilladelser eller elementadfærd.

Gør en mappe privat

1. Åbn mappeindstillinger.
2. Slå Gør privat til, når det er tilgængeligt.
3. Vælg, hvem der skal have adgang.
4. Gem eller luk efter bekræftelse af adgangslisten.
5. Bed medlemmer om at opdatere, hvis adgangen ændrede sig, mens de så mappen.

Brug private mapper til følsomt arbejde eller arbejde med begrænset adgang. Stol ikke på navngivning alene for at beskytte følsomt indhold.

Flyt en mappe

1. Åbn mappen flere handlinger-menuen.
2. Vælg Flyt.
3. Vælg Samlinger for det øverste niveau, eller vælg en destinationsmappe.
4. Bekræft, at mappen vises på den nye placering.
5. Gennemgå indlejret indhold, hvis mappen indeholder mange elementer.

Arkiver eller slet en mappe

1. Åbn mappen eller dens menu med flere handlinger.
2. Vælg Arkiver eller Slet.
3. Læs bekræftelsen omhyggeligt.
4. Bekræft kun, når du forstår virkningen på aktive samlinger.
5. Brug Indstillinger-gendannelsesområder, hvis mappen skal gendannes senere.

Mappenavnestandarder

Brug navne, der matcher, hvordan folk søger og browser. Gode ​​navne beskriver normalt en klient, team, procesområde, målområde eller aktivt initiativ.

Undgå:

• Vage navne såsom Misc eller Stuff.
• Dublerede navne i den samme overordnede mappe.
• Meget lange navne, der falder sammen i brødkrummer eller mobilnavigation.
• Navne, der antyder, at en mappe arkiveres, når den stadig er aktiv.

Fejlfinding

En mappe er tom

• Problem: Mappen åbnes, men viser ingen elementer.
• Årsag: Der findes ingen synlige elementer, eller elementer blev flyttet, arkiveret, slettet eller begrænset.
• Løsning:
  1. Brug Tilføj for at oprette det første element, hvis det er relevant.
  2. Søg efter den manglende element.
  3. Marker Arkiveret og nyligt slettet, hvis du har adgang.
  4. Bed en Space-administrator om at bekræfte adgangen til den private mappe.

Du kan ikke åbne en mappe

• Problem: Valg af en mappe viser ikke dens indhold.
• Årsag: Du mangler muligvis adgang, mappen kan være blevet fjernet, eller siden indlæses muligvis stadig.
• Løsning:
  1. Opdater siden.
  2. Bekræft det aktive Space.
  3. Søg efter mappenavnet.
  4. Bed ejeren eller en Space-administrator om at bekræfte adgangen.

Mappeindstillinger er deaktiveret

• Problem: Navn, farve, privatliv eller deling kan ikke redigeres.
• Årsag: Du har muligvis ikke adgang til indstillinger, du er muligvis offline, eller der gælder muligvis en abonnementsgrænse.
• Løsning:
  1. Tjek din forbindelse.
  2. Bed om redigerings- eller indstillingsadgang.
  3. Bed en administrator om at bekræfte begrænsninger for plan og appindstillinger.

Flytning af en mappe virker ikke

• Problem: Du vælger en destination, men mappen forbliver på Space.
• Årsag: Du mangler muligvis adgang, destinationen kan være utilgængelig, eller opdateringen er muligvis ikke blevet gemt.
• Løsning:
  1. Opdater og kontroller begge steder.
  2. Prøv Flyt igen fra mappens menu med flere handlinger.
  3. Vælg Samlinger for at flytte mappen til det øverste niveau.
  4. Bed en administrator om at bekræfte adgangen til begge steder.

FAQ

Skal hvert projekt være en mappe?

Brug en mappe, når flere relaterede emner skal gennemses sammen. Hvis arbejdet kun er opgaveudførelse, kan en liste være nok.

Kan mapper indeholde privat arbejde?

Ja. Adgang afhænger af Space-rollen, mappebeskyttelse, elementbeskyttelse og delingsindstillinger.

Kan jeg gendanne en slettet mappe?

Normalt bør du markere Indstillinger > Senest slettet. Gendannelse afhænger af opbevaring, tilladelser og varesupport.