Sdílejte, archivujte, mažte a obnovujte Dokumenty

Dokumenty lze sdílet, omezovat, archivovat, mazat a obnovovat. Tyto akce ovlivňují, kdo může dokument zobrazit a zda se objeví v aktivních kolekcích.

Před změnou přístupu nebo odebráním dokumentu zkontrolujte chování sdílení a obnovení.

Než začnete

• K nahlédnutí do dokumentu potřebujete přístup k zobrazení.
• Změny sdílení a soukromého přístupu vyžadují přístup k nastavení.
• Archivace, zrušení archivace, odstranění a obnovení vyžadují přístup k odstranění nebo obnovení.
• Veřejné odkazy závisí na nastavení prostoru, dostupnosti plánu a stavu online.

Sdílení reference

Možnost sdílení	Co to znamená	Použijte to, když
Odkaz na přihlášenou aplikaci	Otevře dokument pro uživatele, kteří již mají přístup.	Sdílejte se spoluhráči, kteří jsou ve správném prostoru.
Veřejný odkaz	Když je povoleno veřejné sdílení, otevře veřejnou stránku dokumentu pouze pro čtení.	Sdílejte s lidmi, kteří by si měli prohlížet bez přihlášení do aplikace.
Označit jako soukromé	Omezuje přístup na explicitně vybrané uživatele.	Citlivý písemný kontext omezte na menší skupinu.
Sdíleno s uživateli	Řídí, kdo má přístup k soukromému dokumentu.	Přidejte nebo odeberte spolupracovníky pro soukromé dokumenty.
vlastník	Ukazuje, kdo vlastní Doc.	Požádejte tuto osobu nebo správce prostoru o změny přístupu.

Sdílejte dokument bezpečně

1. Otevřete dokument Doc.
2. Vyberte název nebo nabídku dalších akcí.
3. Otevřete Nastavení nebo Sdílet.
4. Vyberte správný způsob sdílení:
   • Používejte veřejný odkaz pouze pro externí prohlížení pouze pro čtení.
   • Používejte soukromé sdílení pro přihlášené spolupracovníky.
   • Odkaz na přihlášenou aplikaci použijte pouze v případě, že příjemce již má přístup.
5. Po potvrzení přístupu zkopírujte nebo odešlete odkaz.

Archivujte, smažte a obnovte reference

Akce	Co se stane	Bezpečnější použití
Archiv	Odebere dokument z aktivních sbírek, aniž by s ním bylo nakládáno jako s odstraněným.	Použijte pro neaktivní dokumenty, které můžete později potřebovat.
Zrušit archivaci	Vrátí archivovaný dokument do aktivní viditelnosti.	Použijte při obnovení práce.
Smazat	Odebere dokument a může jej odeslat uživateli Nedávno smazané.	Používejte pouze v případě, že by měl být dokument odstraněn.
Obnovit	Obnoví smazaný dokument, když je k dispozici obnovení.	Použít z Nedávno smazaných před vypršením platnosti uchování.
Obnovení verze	Obnovuje starší obsah dokumentu.	Použijte, když dokument existuje, ale obsah se musí vrátit zpět.

Obnovit Doc

1. Otevřete Nastavení.
2. Přejděte na Archivováno, pokud byl dokument archivován, nebo Nedávno smazáno, pokud byl smazán.
3. Hledejte podle názvu dokumentu.
4. Vyberte Zrušit archivaci nebo Obnovit.
5. Znovu otevřete očekávanou sbírku/složku a potvrďte, že je dokument viditelný.

Chování veřejného dokumentu pouze pro čtení

• Prohlížeče veřejných dokumentů slouží ke čtení, nikoli k úpravám.
• Veřejní diváci nevystavují spouštěče příručky dokumentů, ovládací prvky soukromého sdílení, obnovení verze, archivaci nebo odstranění akcí.
• Pokud je veřejný odkaz neaktivní, zastaralý nebo je dokument odstraněn, může prohlížeč zobrazit stav chybějícího obsahu.
• V případě problémů s veřejným odkazem použijte [Odstraňování problémů s veřejným přístupem] (/sharing/troubleshoot-public-access/).

Odstraňování problémů

Někdo nemůže otevřít odkaz na dokument

• Příznak: Příjemce nevidí žádný přístup, nenalezen nebo stránku pouze pro čtení, kterou neočekával.
• Příčina: Mohou mít přihlášený odkaz na aplikaci bez přístupu, veřejný odkaz, který je neaktivní, nebo nesprávný účet/prostor.
• Řešení:
  1. Potvrďte, zda je odkaz veřejný nebo pouze přihlášená aplikace.
  2. Požádejte příjemce, aby se přihlásil pomocí očekávaného účtu.
  3. Zkontrolujte nastavení sdílení dokumentů.
  4. Vytvořte nebo znovu aktivujte veřejný odkaz pouze v případě, že je zamýšleno externí prohlížení pouze pro čtení.

Archivovat nebo Smazat je zakázáno

• Příznak: Akce je viditelná, ale zakázaná nebo není viditelná vůbec.
• Příčina: Možná nemáte přístup k odstranění, dokument může být chráněný nebo aplikace může být offline.
• Řešení:
  1. Potvrďte svůj přístup u vlastníka nebo správce prostoru.
  2. Pokud jste offline, znovu se připojte.
  3. V případě potřeby požádejte správce, aby dokument archivoval, smazal nebo obnovil.

Obnovení verze nefungovalo

• Příznak: Vybraná verze nebyla obnovena.
• Příčina: Údaje o verzi nelze použít, dokument nebylo možné upravit nebo uložení selhalo.
• Řešení:
  1. Potvrďte přístup k úpravám.
  2. Zkuste znovu obnovit, když jste online.
  3. Pokud je dokument důležitý pro podnikání, před dalším pokusem zkopírujte důležitý obsah.