إدارة أعضاء المساحة والأذونات
أعضاء المساحة هم الأشخاص الذين يمكنهم الوصول إلى العمل داخل المساحة. تتحكم الأدوار والأذونات في ما يمكن لكل شخص عرضه أو إنشائه أو تحديثه أو حذفه أو تكوينه.
المصطلحات التي قد تراها:
- **المالك ** يتحكم في المساحة والإعدادات المحمية على مستوى المالك. -**المسؤول ** يدير عمليات المساحة واسعة النطاق عندما تسمح الأذونات بذلك. -**عضو ** يساهم في العمل اليومي.
- يتمتع **الضيف ** بإمكانية وصول محدودة للتعاون عند تمكين وصول الضيف. -**دور مخصص ** يستخدم دورًا تم تكوينه في إعدادات أدوار المستخدم. -**إدارة المستخدمين ** مطلوب الوصول لدعوة الأشخاص أو إدارة وصول الأعضاء. -**العناصر الخاصة ** يمكن أن تقيد الوصول بشكل أكبر داخل المساحة.
قبل أن تبدأ
- يتطلب عرض الأعضاء إذنًا لعرض إعدادات الأعضاء.
- تتطلب دعوة الأدوار أو إزالتها أو استعادتها أو تغييرها حق الوصول للتعديل لإدارة الأعضاء.
- تعتمد بعض خيارات الأدوار والأذونات على إعدادات المساحة وتوافر الخطة.
كيف يعمل الوصول إلى المساحة
- تتم دعوة المستخدم إلى المساحة عبر البريد الإلكتروني أو رابط الدعوة أو رمز الدعوة.
- يتلقى المستخدم دورًا مثل المسؤول أو العضو أو الضيف أو دورًا مخصصًا.
- يعرض صف العضو حالة المستخدم.
- يتحكم الدور في الوصول الواسع عبر المساحة.
- يمكن للخصوصية على مستوى العنصر تقييد القوائم الفردية أو المستندات أو المهام أو لوحات المعلومات أو الأهداف أو سجلات CRM أو العناصر الأخرى.
النتيجة المتوقعة: يمكن لكل مستخدم الوصول إلى العمل الذي يحتاجه دون الكشف عن أعمال غير مرتبطة أو مقيدة.
اختر دورًا
استخدم الدور الأقل قوة والذي يسمح للشخص بالقيام بعمله.
| دور | استخدم متى |
|---|---|
| **مالك ** | يجب على الشخص التحكم في المساحة والإعدادات المحمية على مستوى المالك. |
| ** مسؤل ** | يدير الشخص العمليات الفضائية الواسعة ووصول الأعضاء. |
| ** عضو ** | يساهم الشخص في العمل العادي دون إدارة المساحة. |
| ** ضيف ** | يحتاج الشخص إلى وصول محدود للتعاون. |
| دور مخصص | تحتاج المساحة إلى مجموعة أذونات مخصصة تم تكوينها في إعدادات أدوار المستخدم. |
دعوة عضو
- افتح ** الإعدادات **.
- افتح ** إدارة المستخدمين **.
- اختر ** دعوة **.
- أدخل عنوان بريد إلكتروني واحدًا أو أكثر أو أنشئ رمز/رابط دعوة.
- حدد الدور المقصود.
- أرسل الدعوة أو انسخ رابط/رمز الدعوة الذي تم إنشاؤه.
- تأكد من ظهور العضو أو الدعوة في قائمة الأعضاء.
** النتيجة المتوقعة:**يمكن للمستخدم المدعو الانضمام إلى المساحة ويحصل على حق الوصول وفقًا للدور المحدد.
مراجعة وصول الأعضاء
- افتح ** إدارة المستخدمين **.
- البحث بالاسم أو البريد الإلكتروني.
- حدد ** الدور **و ** الحالة **.
- افتح محدد الدور إذا كانت هناك حاجة إلى تغيير الدور وكان لديك حق الوصول للتعديل.
- اطلب من المستخدم التحديث بعد تغيير الدور إذا لم يتم تحديث وصوله على الفور.
** النتيجة المتوقعة:**تظل العضوية متوافقة مع سياق الفريق أو العميل أو المشروع.
فهم حالة العضو
| حالة | معنى | عمل نموذجي |
|---|---|---|
| ** نشيط ** | وافق المستخدم على المساحة ويمكنه الوصول إليها وفقًا لدوره. | قم بمراجعة الدور والوصول إلى العنصر إذا لم يتمكنوا من فتح شيء ما. |
| ** قيد الانتظار ** | تم إرسال الدعوة ولكن لم يتم قبولها. | اطلب من المستخدم التحقق من الدعوة أو إرسال دعوة جديدة إذا لزم الأمر. |
| ** انخفض ** | تم رفض الدعوة. | استخدم ** دعوة مرة أخرى **إذا كان لا يزال يتعين على المستخدم الانضمام. |
| ** محذوف ** | تمت إزالة العضو. | استخدم ** استعادة **إذا كان يجب استعادة الوصول. |
إزالة أو استعادة الوصول
- افتح ** إدارة المستخدمين **.
- ابحث عن صف العضو.
- استخدم ** حذف **عندما لا يتعين على المستخدم الوصول إلى المساحة.
- استخدم ** الاستعادة **عندما يتعين على العضو المحذوف استعادة إمكانية الوصول.
- قم بتأكيد الحالة بعد اكتمال الإجراء.
** النتيجة المتوقعة:**تتم إزالة الوصول أو استعادته دون تغيير الأعضاء غير المرتبطين.
قرر متى تستخدم مساحة منفصلة
استخدم مسافة منفصلة عندما:
- يجب ألا يرى العملاء أو الأقسام المختلفة عمل بعضهم البعض.
- يجب أن تظل التقارير منفصلة.
- تحتاج مجموعات الأعضاء المختلفة إلى إعدادات مختلفة أو حدود وصول.
- يجب أن تظل العمليات وسجلات CRM والمحادثات معزولة.
استكشاف الأخطاء وإصلاحها
لا يمكن للعضو رؤية العمل المتوقع
-** المشكلة : يمكن للمستخدم فتح المساحة ولكن لا يمكنه رؤية قائمة أو مستند أو لوحة معلومات أو سجل CRM أو مهمة أو هدف. - السبب : قد يكون العنصر خاصًا، أو قد لا يكون لدى المستخدم الدور المطلوب، أو قد يكون المستخدم في المساحة الخطأ. - الحل **:
- تأكد من وجود المستخدم في المساحة الصحيحة.
- تحقق مما إذا كان العنصر خاصًا أو مشتركًا مع مستخدمين محددين.
- قم بتحديث دور المستخدم أو مشاركة العنصر إذا كان ذلك مناسبًا.
الدعوة لا تعمل
-** المشكلة : لا يمكن للمستخدم المدعو الانضمام إلى المساحة. - السبب : قد تكون الدعوة منتهية الصلاحية أو محذوفة أو مستخدمة بالفعل بطريقة تمنع إعادة الاستخدام أو مرتبطة ببريد إلكتروني/حساب مختلف. - الحل **:
- قم بتأكيد البريد الإلكتروني أو الحساب المدعو.
- تحقق مما إذا كانت الدعوة معلقة أم مرفوضة أم محذوفة.
- استخدم ** الدعوة مرة أخرى **أو ** الاستعادة **أو أرسل دعوة جديدة إذا لزم الأمر.
لا يمكنك دعوة الأدوار أو حذفها أو استعادتها أو تغييرها
-** المشكلة : الإجراءات مخفية أو معطلة أو لا تظهر إمكانية الوصول. - السبب : دورك لا يتضمن حق الوصول للتعديل من قبل إدارة الأعضاء، أو أن العضو المستهدف محمي. - الحل **:
- اطلب من مالك/مشرف المساحة إجراء التغيير.
- اسأل ما إذا كان دورك يجب أن يتضمن الوصول إلى ** إدارة المستخدمين **.
- لا تحاول تجاوز عناصر التحكم المحمية على مستوى المالك.
FAQ
هل يجب أن يكون كل زميل في الفريق مسؤولاً؟
لا، استخدم الدور الأقل قوة والذي يسمح للشخص بالقيام بعمله.
هل تتجاوز أذونات المساحة الوصول إلى العناصر الخاصة؟
لا. يمكن لإعدادات العناصر الخاصة تقييد الوصول حتى عندما يكون المستخدم عضوًا في المساحة. قم بتأكيد دور المساحة وإعدادات مشاركة العنصر.
هل يمكنني توثيق مصفوفة إذن محددة من هذه الصفحة؟
استخدم إعدادات أدوار المستخدم للحصول على أذونات الدور الدقيقة. تشرح هذه الصفحة دورة حياة العضو وحدود الوصول إلى المساحة.