Automatize trabalhos recorrentes

As automações executam ações repetíveis quando uma regra definida corresponde. Use-os para atualizações previsíveis e de baixo risco que devem acontecer sempre da mesma maneira.

Use automações para:

1. Reduza atualizações repetidas de tarefas manuais.
2. Mantenha as transferências de rotina consistentes.
3. Notifique ou atribua pessoas quando ocorrer uma mudança previsível.
4. Padronize regras dentro de um espaço.
5. Solucione problemas de atualizações repetidas com segurança.

Tópicos de ajuda sobre automação

• Criar e gerenciar automações
• Solucionar problemas de execuções de automação
• Automatizar o trabalho da lista de repetição

Termos para saber

• Trigger é o evento que inicia uma regra de automação.
• Condição restringe quando a regra deve ser aplicada.
• Ação é o que o aplicativo executa após a correspondência da regra.
• Escopo decide onde a regra pode ser aplicada.
• Status controla se uma regra está ativa, pausada ou inativa quando o construtor fornece essa opção.
• Item de teste seguro é um item de baixo risco usado para verificar o comportamento antes de confiar na regra.

Antes de começar

• Você precisa de permissão para visualizar automações.
• Seu plano deve incluir acesso de automação.
• O aplicativo deve estar online.
• Use itens de teste antes de ativar uma regra para trabalhos importantes.

Como funciona o comportamento de automação

1. Abra as automações.
2. Aguarde o construtor carregar.
3. Crie ou selecione uma regra de automação.
4. Defina o gatilho, as condições, a ação e o escopo.
5. Salve a regra.
6. Teste-o com um item seguro.
7. Ajuste a regra se ela for muito ampla ou muito estreita.

Resultado esperado: Atualizações repetíveis acontecem de forma consistente e com menos trabalho manual.

Bons candidatos à automação

• Atribua um revisor quando uma tarefa atingir o status de revisão.
• Notifique uma equipe quando uma tarefa for bloqueada.
• Adicione um lembrete quando for necessário acompanhamento.
• Aplique uma atualização de rotina quando um campo previsível for alterado.

Candidatos de automação ruins

Evite a automação quando:

1. A decisão precisa de julgamento humano.
2. A regra pode atualizar muitos itens inesperadamente.
3. O gatilho ou condição não está claramente definido.
4. O resultado seria difícil de reverter.

Solução de problemas

Automações não carregam

• Sintoma: você vê mensagens de carregamento, nova tentativa, sem acesso, atualização ou sem Internet.
• Causa: o aplicativo pode estar off-line, sua função pode não permitir acesso, o plano pode não incluir automações ou o construtor pode não ter sido inicializado.
• Resolução:
  1. Confirme que você está on-line.
  2. Tente novamente a página.
  3. Confirme o espaço ativo.
  4. Peça a um administrador do Space para verificar o acesso.
  5. Peça ao proprietário do faturamento para confirmar a disponibilidade do plano se aparecer uma solicitação de atualização.

Não consigo encontrar um resultado de regra

• Sintoma: você esperava que uma regra fizesse uma alteração, mas não consegue vê-la.
• Causa: a regra pode não ter correspondido, pode estar inativa ou pode não ter acesso ao item de destino.
• Resolução:
  1. Abra o item afetado.
  2. Confirme se o gatilho realmente aconteceu.
  3. Compare o item com todas as condições.
  4. Teste a mesma regra com um item seguro.

FAQ

Toda ação repetida deveria se tornar uma automação?

Não. Automatize o trabalho estável e previsível. Mantenha um manual de decisões com muito julgamento.

As automações podem ser executadas offline?

Não. O gerenciamento de automação exige que o aplicativo esteja online.