Dokumentumok megosztása, archiválása, törlése és visszaállítása

A dokumentumok megoszthatók, korlátozhatók, archiválhatók, törölhetők és visszaállíthatók. Ezek a műveletek befolyásolják, hogy ki láthatja a dokumentumot, és hogy az aktív gyűjteményekben jelenik-e meg.

A hozzáférés módosítása vagy egy dokumentum eltávolítása előtt tekintse át a megosztási és helyreállítási viselkedést.

Mielőtt elkezdené

• Megtekintési hozzáférésre van szüksége a dokumentum megtekintéséhez.
• A megosztáshoz és a privát hozzáférés módosításához beállításokhoz való hozzáférés szükséges.
• Az archiválás, az archiválás, a törlés és a visszaállítás törlési vagy visszaállítási hozzáférést igényel.
• A nyilvános linkek a Space beállításaitól, a terv elérhetőségétől és az online állapottól függenek.

Megosztási hivatkozás

Megosztási lehetőség	Mit jelent	Használd amikor
A bejelentkezett alkalmazás linkje	Megnyitja a Dokumentumot azon felhasználók számára, akik már rendelkeznek hozzáféréssel.	Oszd meg a megfelelő mezőben lévő csapattársakkal.
Nyilvános link	Csak olvasható nyilvános dokumentumoldalt nyit meg, ha a nyilvános megosztás engedélyezve van.	Oszd meg azokkal, akiknek meg kell nézniük az alkalmazásba való bejelentkezés nélkül.
Tedd priváttá	A hozzáférést kifejezetten kiválasztott felhasználókra korlátozza.	Korlátozza az érzékeny írott szövegkörnyezetet egy kisebb csoportra.
Megosztva a felhasználókkal	Szabályozza, hogy ki férhet hozzá egy privát dokumentumhoz.	Közreműködők hozzáadása vagy eltávolítása a privát dokumentumokhoz.
Tulajdonos	Megmutatja, hogy kié a Doki.	Kérje meg ezt a személyt vagy egy Space-adminisztrátort a hozzáférés módosítására.

Oszd meg biztonságosan a dokit

1. Nyissa meg a Doc.
2. Válassza ki a címet vagy a további műveletek menüt.
3. Nyissa meg a Beállítások vagy a Megosztás lehetőséget.
4. Válassza ki a megfelelő megosztási módot:
   • Nyilvános hivatkozást csak olvasható külső megtekintéshez használjon.
   • Használja a privát megosztást a bejelentkezett együttműködők számára.
   • Csak akkor használjon bejelentkezett alkalmazáshivatkozást, ha a címzett már rendelkezik hozzáféréssel.
5. Másolja vagy küldje el a hivatkozást a hozzáférés megerősítése után.

Referencia archiválása, törlése és visszaállítása

Akció	Mi történik	Biztonságosabb használat
Archívum	Eltávolítja a dokumentumot az aktív gyűjteményekből anélkül, hogy töröltként kezelné.	Használja az inaktív dokumentumokhoz, amelyekre később szüksége lehet.
Archiválás megszüntetése	Az archivált dokumentumot visszaállítja aktív láthatóságra.	Használja, amikor a munka folytatódik.
Törölje	Eltávolítja a dokumentumot, és elküldheti a Nemrég töröltek mappába.	Csak akkor használja, ha a Doc-ot el kell távolítani.
Visszaállítás	Visszahozza a törölt dokumentumot, amikor a helyreállítás elérhető.	Használja a Legutóbb törölt elemek közül a megőrzési idő lejárta előtt.
Verzió visszaállítás	Visszaállítja a régebbi dokumentumtartalmat.	Akkor használja, ha a dokumentum létezik, de a tartalmat vissza kell állítani.

Doki helyreállítása

1. Nyissa meg a Beállítások lehetőséget.
2. Lépjen az Archivált lehetőségre, ha a dokumentum archiválva volt, vagy a Nemrég törölve lehetőségre, ha törölték.
3. Keresés a dokumentum címe alapján.
4. Válassza az Archiválás visszavonása vagy a Visszaállítás lehetőséget.
5. Nyissa meg újra a várt gyűjteményt/mappát, és ellenőrizze, hogy a dokumentum látható-e.

Nyilvános, csak olvasható dokumentumviselkedés

• A Public Doc nézői olvasásra valók, nem szerkesztésre.
• A nyilvános megtekintők nem tesznek közzé dokumentum-útmutató-indítókat, privát megosztási vezérlőket, verzió-visszaállítási, archiválási vagy törlési műveleteket.
• Ha a nyilvános hivatkozás inaktív, elavult, vagy a dokumentumot eltávolították, a megtekintő hiányzó tartalom állapotot jeleníthet meg.
• Nyilvános linkkel kapcsolatos problémák esetén használja a [Nyilvános hozzáférés hibaelhárítása] (/sharing/troubleshoot-public-access/) lehetőséget.

Hibaelhárítás

Valaki nem tud megnyitni egy dokumentum hivatkozást

• Tünet: A címzett nem lát hozzáférést, nem található, vagy olyan csak olvasható oldalt lát, amelyre nem számított.
• Ok: Előfordulhat, hogy hozzáférés nélküli bejelentkezett alkalmazáshivatkozással, inaktív nyilvános linkkel vagy rossz fiókkal/területtel rendelkeznek.
• Felbontás:
  1. Ellenőrizze, hogy a link nyilvános-e, vagy csak a bejelentkezett alkalmazáshoz.
  2. Kérje meg a címzettet, hogy jelentkezzen be a várt fiókkal.
  3. Ellenőrizze a dokumentummegosztási beállításokat.
  4. Nyilvános hivatkozást csak akkor hozzon létre vagy aktiváljon újra, ha külső, írásvédett megtekintést tervez.

Az archiválás vagy a törlés le van tiltva

• Tünet: A művelet látható, de le van tiltva, vagy egyáltalán nem látható.
• Ok: Előfordulhat, hogy nem rendelkezik törlési hozzáféréssel, a dokumentum védett, vagy az alkalmazás offline állapotban van.
• Felbontás:
  1. Erősítse meg hozzáférését a tulajdonossal vagy a Space adminisztrátorával.
  2. Csatlakozzon újra, ha offline állapotban van.
  3. Kérjen meg egy rendszergazdát, hogy archiválja, törölje vagy állítsa vissza a dokumentumot, ha szükséges.

A verzió-visszaállítás nem működött

• Tünet: A kiválasztott verziót nem sikerült visszaállítani.
• Ok: A verzióadatokat nem lehetett alkalmazni, a dokumentum nem volt szerkeszthető, vagy a mentés nem sikerült.
• Felbontás:
  1. Erősítse meg a szerkesztési hozzáférést.
  2. Próbálja meg újra a visszaállítást online állapotban.
  3. Másolja át a fontos tartalmat, mielőtt újra próbálkozna, ha a dokumentum üzleti szempontból kritikus.