Construya y administre automatizaciones

Las reglas de automatización deben ser específicas, comprobables y fáciles de explicar. Una regla estricta utiliza un desencadenante claro, condiciones limitadas, una acción segura y un alcance controlado.

Una configuración de automatización segura debería ayudarle a:

1. Planifique una nueva regla de automatización.
2. Cree una regla en el generador de automatización.
3. Revisar y cambiar una regla existente.
4. Confirme los requisitos de acceso, plan y red.
5. Pruebe el comportamiento antes de confiar en él.

Referencia del estado del constructor

Estado	que hacer
Cargando	Espere a que se inicialice el constructor.
Reintentar	Seleccione Reintentar. Si se repite, actualice la aplicación y confirme el acceso a la red.
sin internet	Vuelva a conectarse antes de abrir o cambiar las reglas.
Sin acceso	Pídele a un administrador del espacio que revise su función.
Aviso de actualización	Pida al propietario de facturación que revise la disponibilidad del plan.
Constructor cargado	Cree, revise y administre reglas desde el constructor.

Referencia de diseño de reglas

parte	Definición	Buena practica
Nombre	La etiqueta que la gente ve en el constructor.	Utilice un propósito en lenguaje sencillo, como Asignar revisor cuando la tarea pase a Revisar.
gatillo	El evento que inicia la regla.	Elija el evento más específico disponible.
Condición	Requisitos que deben cumplirse antes de que se ejecute la acción.	Agregue condiciones para evitar coincidencias accidentales.
acción	La actualización, notificación, asignación, recordatorio u otra operación realizada.	Mantenga la primera versión de bajo riesgo.
Alcance	El espacio, lista o área de trabajo donde se aplica la regla.	Comience de forma estrecha y luego amplíe solo después de realizar la prueba.
Estado	Si la regla se puede ejecutar.	Pause o deshabilite reglas mientras investiga comportamientos inesperados.

Antes de empezar

• Debe estar en el espacio correcto.
• Su rol debe permitir el acceso a la automatización.
• Su plan debe incluir acceso a automatización.
• Utilice elementos de prueba seguros antes de confiar en la regla para un trabajo real.

Planifica la regla antes de construir

Escribe la regla en este formato:

Cuando ocurre [desencadenante], si [condición] es verdadera, entonces [acción].

Ejemplos:

• Cuando una tarea pasa a Revisión, asigne el revisor.
• Cuando una tarea esté marcada como bloqueada, notificar al equipo.
• Cuando se agregue una fecha de seguimiento, cree un recordatorio.

Crear una automatización

1. Abra Automatizaciones.
2. Espere a que se cargue el constructor.
3. Inicie una nueva regla.
4. Nombra la regla claramente.
5. Elija el disparador.
6. Agregue condiciones.
7. Elija la acción.
8. Confirme el alcance.
9. Guarde la regla.
10. Pruebe con un artículo seguro.

Resultado esperado: La automatización se guarda y solo afecta el trabajo coincidente.

Administrar una automatización existente

1. Abra Automatizaciones.
2. Seleccione la regla que desea revisar.
3. Compruebe el nombre, el desencadenante, las condiciones, la acción, el alcance y el estado.
4. Pausar o desactivar la regla si el comportamiento es incierto.
5. Edite una parte a la vez.
6. Guarde y vuelva a probar.

lista de verificación de configuración segura

Antes de confiar en una regla, confirme:

1. El desencadenante es específico.
2. Las condiciones impiden coincidencias amplias.
3. La acción es segura.
4. El alcance se limita al área prevista.
5. Un elemento de prueba produjo el resultado esperado.
6. El equipo afectado comprende la actualización automática.
7. Sabes cómo pausar o desactivar la regla si es necesario.

Solución de problemas

El constructor sigue mostrando Reintentar

• Síntoma: el generador no se abre después de volver a intentarlo.
• Causa: Es posible que falten detalles de sesión, red, disponibilidad del servicio o inicialización.
• Solución:
  1. Confirme que está en línea.
  2. Actualice la aplicación.
  3. Confirme que el espacio actual esté cargado correctamente.
  4. Inténtelo de nuevo.
  5. Informe el tiempo y espacio aproximados si aún falla.

La regla afecta demasiado trabajo

• Síntoma: cambian más elementos de los esperados.
• Causa: El desencadenante, las condiciones o el alcance son demasiado amplios.
• Solución:
  1. Pausar o desactivar la regla si está disponible.
  2. Alcance limitado.
  3. Añadir condiciones más estrictas.
  4. Pruebe con un elemento que coincida y otro que no coincida.

La gente se sorprende con los cambios automáticos.

• Síntoma: Los miembros del equipo no saben por qué cambió el trabajo.
• Causa: Es posible que el nombre de la regla o el proceso del equipo no explique la automatización.
• Solución:
  1. Cambie el nombre de la regla para que su propósito quede claro.
  2. Dígales a los usuarios afectados qué desencadenante provoca la acción.
  3. Mantener manual de decisiones de alto riesgo.

Preguntas frecuentes

¿Qué tan amplia debería ser una nueva regla?

Empiece por poco. Amplíe solo después de que una prueba segura demuestre el comportamiento.

¿Debo editar una regla mientras genera actualizaciones inesperadas?

Pauselo o desactívelo primero si el constructor ofrece esa opción. Luego edite, pruebe y vuelva a habilitar.