Automatizar el trabajo recurrente

Las automatizaciones realizan acciones repetibles cuando coincide una regla definida. Úselos para actualizaciones predecibles y de bajo riesgo que deberían ocurrir de la misma manera siempre.

Utilice automatizaciones para:

1. Reducir las actualizaciones repetidas de tareas manuales.
2. Mantenga constantes las transferencias de rutina.
3. Notificar o asignar personas cuando ocurra un cambio predecible.
4. Estandarizar reglas dentro de un espacio.
5. Solucionar problemas de actualizaciones repetidas de forma segura.

Temas de ayuda sobre automatización

• Construya y administre automatizaciones
• Solucionar problemas de ejecución de automatización
• Automatizar el trabajo de la lista de repetición

Términos a conocer

• gatillo es el evento que inicia una regla de automatización.
• Condición limita cuándo se debe aplicar la regla.
• acción es lo que realiza la aplicación después de que la regla coincida.
• Alcance decide dónde se puede aplicar la regla.
• Estado controla si una regla está activa, pausada o inactiva cuando el creador ofrece esa opción.
• Elemento de prueba seguro es un elemento de bajo riesgo que se utiliza para verificar el comportamiento antes de confiar en la regla.

Antes de empezar

• Necesita permiso para ver las automatizaciones.
• Su plan debe incluir acceso a automatización.
• La aplicación debe estar en línea.
• Utilice elementos de prueba antes de habilitar una regla para un trabajo importante.

Cómo funciona el comportamiento de automatización

1. Abra Automatizaciones.
2. Espere a que se cargue el constructor.
3. Cree o seleccione una regla de automatización.
4. Definir el desencadenante, las condiciones, la acción y el alcance.
5. Guarde la regla.
6. Pruébelo con un artículo seguro.
7. Ajuste la regla si es demasiado amplia o demasiado estrecha.

Resultado esperado: Las actualizaciones repetibles se realizan de manera consistente con menos trabajo manual.

Buenos candidatos para la automatización

• Asignar un revisor cuando una tarea alcance el estado de revisión.
• Notificar a un equipo cuando una tarea se bloquea.
• Agregue un recordatorio cuando sea necesario un seguimiento.
• Aplicar una actualización de rutina cuando cambia un campo predecible.

Candidatos deficientes en automatización

Evite la automatización cuando:

1. La decisión necesita juicio humano.
2. La regla podría actualizar muchos elementos de forma inesperada.
3. El desencadenante o condición no está claramente definido.
4. El resultado sería difícil de revertir.

Solución de problemas

Automatizaciones no se carga

• Síntoma: Ve cargando, reintentando, sin acceso, actualizando o sin mensajes de Internet.
• Causa: Es posible que la aplicación esté desconectada, que su función no permita el acceso, que el plan no incluya automatizaciones o que el creador no se haya inicializado.
• Solución:
  1. Confirme que está en línea.
  2. Vuelva a intentar la página.
  3. Confirme el espacio activo.
  4. Pida a un administrador del espacio que verifique el acceso.
  5. Pida al propietario de facturación que confirme la disponibilidad del plan si aparece un mensaje de actualización.

No puedo encontrar el resultado de una regla

• Síntoma: Esperaba que una regla hiciera un cambio, pero no puede verlo.
• Causa: Es posible que la regla no coincida, que esté inactiva o que no tenga acceso al elemento de destino.
• Solución:
  1. Abra el artículo afectado.
  2. Confirme que el desencadenante realmente ocurrió.
  3. Compare el artículo con cada condición.
  4. Pruebe la misma regla con un artículo seguro.

Preguntas frecuentes

¿Cada acción repetida debería convertirse en una automatización?

No. Automatizar un trabajo estable y predecible. Mantenga un manual de decisiones que requieran mucho juicio.

¿Se pueden ejecutar las automatizaciones sin conexión?

No. La gestión de automatización requiere que la aplicación esté en línea.