Crea, posticipa e metti in pausa i promemoria

Il modulo di promemoria è la fonte di verità per i tempi di follow-up. Usalo per creare nuovi promemoria, aggiornare promemoria esistenti, assegnare responsabilità e controllare il comportamento ripetuto.

Utilizza il modulo promemoria quando hai bisogno di:

1. Crea un promemoria dall’intestazione, dall’area Promemoria o da un’area di lavoro correlata.
2. Modifica il nome del promemoria.
3. Scegli lo spazio e il proprietario.
4. Imposta quando il promemoria dovrebbe riportare l’attenzione.
5. Scegli il comportamento ripetuto.
6. Elimina un promemoria che non è più necessario.

Riferimento al campo

Campo o controllo	Cosa fa	Obbligatorio
Spazio	Memorizza il promemoria nello spazio selezionato e controlla le scelte del proprietario.	Sì per i nuovi promemoria
Proprietario	Persona responsabile del sollecito.	Sì
Nome del promemoria	Breve descrizione di ciò che dovrebbe essere ricordato.	Sì
Ricorda a	Data/ora o valore temporale specifico per la ripetizione.	Consigliato
Ripeti	Controlla se il promemoria si ripete mai, ogni ora, ogni giorno, ogni settimana, ogni mese o ogni anno.	Sì
Elimina	Rimuove un promemoria esistente.	No
Crea	Salva un nuovo promemoria. Disabilitato finché i campi obbligatori non saranno validi.	Sì
Salva	Salva le modifiche a un promemoria esistente.	No

Ripeti il comportamento

Opzione di ripetizione	Come usarlo
Mai	Utilizzare per un follow-up una tantum con una data e un’ora specifiche.
Ogni ora	Utilizzare per brevi controlli operativi.
Ogni giorno	Utilizzare per il follow-up quotidiano all’ora prescelta.
Settimanale	Utilizzare quando il follow-up deve ripetersi settimanalmente all’orario prescelto.
Mensile	Utilizzare per revisioni mensili, controlli di fatturazione o promemoria amministrativi.
Annuale	Utilizzare per rinnovi annuali o revisioni programmate.

Prima di iniziare

• Il proprietario deve essere un membro dello spazio selezionato.
• I nuovi promemoria richiedono spazio, proprietario e nome prima che Crea sia disponibile.
• La modifica del promemoria di un’altra persona dipende dal tuo ruolo e dalla configurazione dello spazio.

Crea un promemoria

1. Apri l’azione di creazione del promemoria.
2. Scegli lo spazio se non è già selezionato.
3. Scegli il proprietario.
4. Inserisci un nome promemoria chiaro.
5. Imposta Promemoria alle.
6. Scegli l’opzione di ripetizione.
7. Seleziona Crea.

Risultato previsto: Il promemoria viene salvato e appare nello spazio selezionato.

Modifica un promemoria

1. Apri i promemoria.
2. Seleziona il promemoria o utilizza il menu Altre azioni.
3. Aggiorna il nome, i tempi, il comportamento ripetuto, il proprietario o i dettagli dello spazio a tua disposizione.
4. Seleziona Salva o chiudi una volta applicato l’aggiornamento.

Risultato previsto: Il promemoria mantiene aggiornate tempistiche e responsabilità.

Elimina un promemoria

1. Apri il promemoria.
2. Apri il menu Altre azioni.
3. Seleziona Elimina.
4. Conferma solo quando il promemoria non è più necessario.

Risultato previsto: il promemoria viene rimosso dagli elenchi di promemoria attivi.

Posticipare o mettere in pausa un promemoria

Alcuni flussi di attenzione ai promemoria possono offrire comportamenti di posticipazione o spegnimento. Utilizza la funzione snooze quando il promemoria dovrebbe tornare più tardi. Utilizzare lo spegnimento o la pausa quando dovrebbe rimanere disponibile, ma interrompere la richiesta attiva finché non viene aggiornato o ripreso.

Regole di convalida

La creazione è disabilitata quando:

1. Manca lo spazio.
2. Manca il proprietario.
3. Il nome del promemoria è vuoto.
4. Lo spazio selezionato non consente la creazione di promemoria per il tuo ruolo.

Risoluzione dei problemi

Crea è disabilitato

• Sintomo: non è possibile selezionare il pulsante Crea.
• Causa: i campi obbligatori mancano oppure il tuo ruolo non può creare promemoria nello spazio selezionato.
• Risoluzione:
  1. Inserisci un nome per il promemoria.
  2. Seleziona uno spazio.
  3. Seleziona un proprietario da quello spazio.
  4. Chiedi a un amministratore dello spazio di confermare l’accesso al promemoria se il pulsante rimane disabilitato.

Le scelte del proprietario sembrano sbagliate

• Sintomo: il proprietario previsto non è disponibile.
• Causa: le scelte del proprietario provengono dallo spazio selezionato.
• Risoluzione:
  1. Conferma lo spazio selezionato.
  2. Conferma che la persona è membro di quello spazio.
  3. Cambia prima lo spazio, poi scegli di nuovo il proprietario.

Il tempo di ripetizione appare diverso dopo aver modificato il tipo di ripetizione

• Sintomo: il modulo mostra un selettore solo temporale per alcune opzioni di ripetizione.
• Causa: i promemoria orari, giornalieri, settimanali, mensili e annuali utilizzano un comportamento temporale specifico per la ripetizione.
• Risoluzione:
  1. Conferma l’opzione di ripetizione.
  2. Regola l’ora visualizzata.
  3. Salva e rivedi il promemoria nell’elenco.

FAQ

L’eliminazione di un promemoria elimina un’attività?

No. L’eliminazione di un promemoria rimuove l’elemento del promemoria. Non elimina un’attività non correlata.

Perché la modifica dello spazio influisce sulle opzioni del proprietario?

I proprietari vengono selezionati tra i membri dello spazio del promemoria.